Verkkoyhteistyöllä tarkoitetaan työkaluja ja alustoja, joilla ihmiset tekevät yhteistyötä digitaalisessa ympäristössä. Useimmissa tapauksissa se viittaa siihen, kuinka ihmiset työskentelevät yhdessä Internetissä. Online-työntekijät voivat tehdä yhteistyötä tekstiasiakirjoissa, PowerPoint-esityksessä, videokeskustelussa tai yksityiskohtaisissa aivoriihiprojekteissa. Ajatuksena on, että käyttäjien ei tarvitse olla samassa huoneessa samaan aikaan tehdäkseen yhteistyötä. Verkossa on monia yhteistyötyökaluja. Verkkokonferenssi antaa ihmisille mahdollisuuden tavata verkossa ja pitää esityksiä, mutta se ei välttämättä ole sama kuin online-yhteistyötyökalu. Verkkoyhteistyössä on nimenomaan tiimi, joka työskentelee yhdessä, usein samaan aikaan, samojen projektien ja asiakirjojen parissa.
Mitkä ovat verkkoyhteistyötyökalun ominaisuudet?
Onnistuneen online-yhteistyötyökalun tulee olla helppokäyttöinen ja helppokäyttöinen. Sen on oltava suojattu ja siinä on oltava ominaisuuksia, joiden avulla käyttäjät voivat jakaa tietoa sekä visuaalisesti että tekstimuotoisin keinoin, mikä on välttämätöntä käsillä olevan tehtävän kannalta. Jos esimerkiksi haluat pitää aivoriihen verkossa, mielenkartoitus- ja vuokaaviotyökalut, eräänlainen taulutaulu, auttavat. Saatat myös haluta pystyä nopeasti jakamaan muistiinpanoja tai tiedostoja, säätää kalentereita tai lähettää ilmoituksia projektin muutoksista.
Onko verkkoyhteistyö turvallista?
Useimmissa online-yhteistyötyökaluissa on suojausominaisuuksia, jotka hallitsevat ja estävät pääsyn projekteihin. Useimmat työkalut tarjoavat myös salauksen, ylimääräisen suojauskerroksen, joka tekee asiakirjoista lukukelvottomia kenellekään ilman valtuustietoja. Jotkut ohjelmat antavat käyttäjien säätää kunkin osallistujan valtuutustasoja. Tämä tarkoittaa, että vaikka jotkut ihmiset voivat vain tarkastella tai lukea asiakirjaa, toiset voivat tehdä muutoksia tai jopa poistaa sen.
Miten verkkoyhteistyö voi auttaa yrityksiä?
Virtuaalinen yhteistyö sopii kaikenkokoisille organisaatioille, kunhan etätyöskentely on molemminpuolista kiinnostusta. Sekä asiakkaat että kollegat voivat hyötyä verkkoyhteistyötyökalujen työkaluista. Yhä useammat työnantajat siirtyvät digitaaliseen käyttöön ja mahdollistavat osittaisen tai kokonaan ulkopuolisen työntekijän. Verkkoyhteistyö mahdollistaa tehokkaasti työntekijöiden välisen etäisyyden vähentämisen. He voivat työskennellä samoissa projekteissa samaan aikaan, ikään kuin he olisivat kaikki samassa huoneessa. Tämä tarkoittaa, että projektit saadaan valmiiksi paljon nopeammin, sillä asiakirjoja ei tarvitse lähettää edestakaisin toimistojen välillä.