Ryhmätyö on yksi nykyaikaisen työpaikan tärkeimmistä osista. Internetin laaja saatavuus tarkoittaa kuitenkin sitä, että tiimin jäsenet voivat sijaita käytännössä missä päin maailmaa tahansa. Jotta tiimityöskentely olisi tehokasta, on tärkeää, että yritykset ottavat käyttöön nykyaikaisia työmenetelmiä ja teknologioita, joiden avulla kollegat voivat jakaa työnsä yksinkertaisella ja tehokkaalla tavalla missä tahansa. Tässä tulee käyttöön hyvä online-yhteistyötyökalu. Jos harkitset verkkoyhteistyötyökalujen käyttöä, alla oleva luettelo verkkoyhteistyön eduista voi auttaa sinua ja organisaatiotasi tekemään päätöksen tästä hyödyllisestä tekniikasta.
Projekteja on helppo seurata
Verkkoyhteistyötyökaluissa on useita projektinseurantaominaisuuksia, joiden avulla tiimin jäsenten on helppo nähdä projektin kehitys alusta alkaen. Projektin hallinta ei ole koskaan ollut helpompaa sen jäljittämisestä, kuka on tehnyt dokumenttiin viimeiset muutokset, millainen asiakirja oli ennen muutoksia, kollegan merkitsemiseen tarkistamaan asiakirja. Verkkoyhteistyötyökalut poistavat sähköpostin tarpeen ensisijaisena viestintävälineenä tiimin jäsenten kanssa, joten esimerkiksi kadonnutta dokumenttia ei enää tarvitse etsiä postilaatikosta.
Ryhmän jäsenet voivat olla missä tahansa
Niin kauan kuin heillä on Internet-yhteys, tiimin jäsenet voivat työskennellä etänä mistä päin maailmaa tahansa. Tämä tarkoittaa, että on mahdollista, että ryhmä on täysin hajallaan, mutta toimii silti organisoidusti. Kollegat eri valtioissa tai jopa maissa voivat helposti tehdä yhteistyötä samassa projektissa, jolloin organisaatiot voivat koota projektiin parhaan mahdollisen tiimin työntekijöiden sijainnista riippumatta. Se tarkoittaa myös sitä, että vaikka työntekijät ovat poissa toimistosta työmatkalla, heidän ei tarvitse olla irti projektista ja osallistua siihen ikään kuin he olisivat työpöytänsä ääressä.
Helppo raportointi
Lähes kaikkiin työprojekteihin liittyy jonkinlainen raportointi, ja raportointiaika on yleensä stressaavaa. Joskus on helppoa unohtaa tietyn projektin aikana tehdyt toimet, varsinkin jos työskentelet suuren tiimin kanssa. Hyvän verkkoyhteistyötyökalun avulla on kuitenkin helppo luoda nopeasti yksityiskohtaisia raportteja kaikista tiettyyn projektiin liittyvistä toiminnoista, jolloin tiimin jäsenet saavat enemmän aikaa työskennellä tuloksia tuottavien toimintojen parissa.
Toiminnot suoritetaan nopeasti
Hyvän verkkoyhteistyötyökalun ansiosta sinun ei tarvitse sopia tapaamista tai puhelua asiakirjojen tarkistamiseksi. Asiakirjoja voidaan ladata työkaluun ja arvioijille voidaan automaattisesti ilmoittaa sähköpostitse, että asiakirjat on ladattu. Tarkistajat voivat sitten merkitä asiakirjaan ja tehdä tarvittavat muutokset ja ilmoittaa kaikille tiimin jäsenille, että asiakirja on tarkistettu ja valmis. Tämä tekee projektin vakaan ja organisoidun työnkulun ylläpidosta paljon helpompaa, ja tiimin jäsenet osallistuvat tarvittaessa nopeasti.
Kaikki asiakirjat tallennetaan yhteen paikkaan
Näin kaikki tiimin jäsenet pääsevät helposti käsiksi kaikkiin tarvittaviin asiakirjoihin heidän sijainnistaan riippumatta. Työntekijöiden ei myöskään tarvitse tallentaa asiakirjoja USB-tikulle tai muulle tallennusvälineelle, jos he aikovat työskennellä niiden parissa etänä, ja kaikki asiakirjan päivitykset näkyvät välittömästi. Asiakirjan eri versioita ei tarvitse lähettää sähköpostitse edestakaisin, ja tiimin jäsenet tietävät aina, mistä löytävät asiakirjan uusimman version.