Trello on Kanban-tyylinen projektinhallintatyökalu, joka näyttää visuaalisesti tehtävät, jotka sinun tai tiimisi on suoritettava. Näin voit nähdä, mitä kaikki tiimissä tekevät milloin tahansa. Trello on vapaasti käytettävissä ryhmille ja henkilöille, jotka johtavat yrityksiä tai haluavat seurata henkilökohtaisia tehtäviä. Monista saatavilla olevista projektinhallintatyökaluista Trello on yksi helpoimmin käytettävistä ja toteutettavista, mutta sen raaka käyttöliittymä voi olla hieman pelottava. Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua ja tiimiäsi saamaan kaiken irti Trellosta riippumatta siitä, millaisia tehtäviä seuraat.
Mikä on Kanban?
Japanilainen valmistusprosessi, jonka Toyota otti käyttöön 1940-luvun lopulla, muodostaa perustan Kanban-tyylille projektinhallintaan. Tavoitteena oli lisätä tehokkuutta tehtaissaan seuraamalla varastoa reaaliajassa käyttämällä työntekijöiden lattialla välittämiä karttoja. Kun tietty materiaali loppui, työntekijät merkitsivät sen muistiin toimittajalle, joka sitten lähetti pyydetyn tuotteen varastoon. Näitä kortteja kutsuttiin usein Kanbaniksi, mikä tarkoittaa kylttiä tai mainostaulua japaniksi. Ohjelmistot, kuten Trello, ottavat tämän korttien välityskonseptin ja asettavat sen visuaaliseen käyttöliittymään. Tehtävät piirretään virtuaalitaululle ja räätälöidään tiimin työkyvyn mukaan. Perusmuodossaan taululla on kolme osaa: tehtävä, tehtävä (tai keskeneräinen) ja tehty. Tiimit voivat kuitenkin käyttää tätä työkalua millä tahansa niille sopivalla tavalla.
Trellon käytön aloittaminen
Trello käyttää tauluja, luetteloita ja kortteja sekä tarroja, luokkia, tunnisteita ja värejä pitääkseen ne järjestyksessä ja niiden tilan ajan tasalla.
Levyt ovat Trellon perusorganisointityökalu, johon kiinnität luettelot ja kortit. Ne ovat yleensä projekteja (esimerkiksi verkkosivuston uudelleensuunnittelua tai kylpyhuoneen remonttia) ja ne sisältävät: luetteloita tehtävistä (kuten kuvat ja laatat) ja Kortit (alatehtävät ja vaihtoehdot, kuten suunnittelijan palkkaaminen tai laattojen koon ja värien määrittäminen).
Kun olet päättänyt, miten haluat järjestää luettelosi, voit lisätä kortteja, joissa voi olla tarkistuslistoja ja tunnisteita. Tarkistuslistat ovat tapa jakaa tehtävät osatehtäviksi. Jos esimerkiksi käytät Trelloa loman suunnitteluun, sinulla voi olla kartta ravintolasta, jota haluat kokeilla ja joka sisältää tarkistuslistan varauksen tekemiseen, parhaiden ruokien tutkimiseen ja sen tarkistamiseen, onko se lapsille sopiva.
Tarrojen avulla voit näyttää kortin tilan (kuten hyväksytty tai lähetetty), luokan (kuten tiede, teknologia tai taide) tai minkä tahansa haluamasi tunnisteen. Tämän jälkeen voit suorittaa haun, joka palauttaa esimerkiksi kaikki tieteeseen liittyvät kortit tai kaikki hyväksytyt kortit. Sinun ei kuitenkaan tarvitse lisätä otsikkoa tarraan. Voit käyttää niitä myös värikoodaukseen (saatavana on jopa 10 väriä ja värisokea).
Kun työskentelet ja suoritat tehtäviä, voit yksinkertaisesti vetää ja pudottaa kortteja luettelosta toiseen. Viime kädessä saatat haluta arkistoida kortit ja luettelot, jos käyttöliittymästä tulee epäkäytännöllinen.
Trello-ilmoitukset ja mobiilisovellukset
Käyttäjät voivat määrittää kortteja tiimin jäsenille ja lisätä kommentteja, tiedostoliitteitä, värikoodattuja tarroja ja vanhentumispäiviä. Tiimin jäsenet voivat @ mainita muita kommenteissa aloittaakseen keskustelun. Trello hyväksyy tiedostoja tietokoneeltasi ja pilvitallennuspalveluista, kuten Google Drive, Dropbox, Box ja OneDrive. Mukana on myös kätevä sähköpostiintegraatio. Jokaisella taululla on yksilöllinen sähköpostiosoite, jota voit käyttää korttien (tehtävien) luomiseen. Voit myös lähettää liitteitä kyseiseen sähköpostiosoitteeseen. Kun saat sähköposti-ilmoituksen, voit vastata siihen suoraan Trellon käynnistämisen sijaan. Ilmoitukset, mukaan lukien maininnat ja kommentit, ovat saatavilla mobiilisovelluksissa, työpöytäselaimissa ja sähköpostissa. Trellosta on versioita iOS- ja Android-laitteille, mukaan lukien puhelimet, tabletit, kellot ja Kindle Fire.
Ilmaiset, Business Class- ja Enterprise-versiot
Trello tarjoaa yli 30 lisäominaisuutta ja integraatiota, joita kutsutaan tehostuksiksi. Esimerkkejä tehosteista ovat kalenterinäkymä, kortin toistin toistuvia tehtäviä varten ja integrointi muihin sovelluksiin, kuten Evernote, Google Hangouts, Salesforce ja monet muut. Ilmaiset tilit sisältävät yhden käynnistyksen per kortti. Kaikki Trellon ydinominaisuudet ovat saatavilla ilmaisessa versiossa. Heinäkuusta 2021 alkaen Business Class- ja Enterprise-paketit ovat 10 dollaria ja 17,50 dollaria kuukaudessa, ja ne maksetaan vuosittain (hieman enemmän, kun maksetaan kuukausittain), ja niihin on lisätty pitkä lista etuja, kuten enemmän tehosteita korttia kohden, suuremmat liitteiden lataukset, erilaiset näkymät ja lisää.