On turhauttavaa menettää tärkeitä asiakirjoja, joihin olet käyttänyt niin paljon aikaa, varsinkin jos olet kuten useimmat käyttäjät, jotka luovat asiakirjoja suoraan tietokoneella, eivätkä he voi hyötyä käsinkirjoitetusta kopiosta. Tässä on kuusi tapaa pitää tekstikäsitellyt asiakirjasi turvassa.
Älä koskaan säilytä asiakirjoja käyttöjärjestelmäasemassasi
Vaikka useimmat tekstinkäsittelyohjelmat tallentavat tiedostosi Omat asiakirjat -kansioon, tämä on niille huonoin paikka. Olipa kyseessä virus tai ohjelmistovirhe, useimmat tietokoneongelmat vaikuttavat käyttöjärjestelmään ja usein ainoa ratkaisu on alustaa asema uudelleen ja asentaa käyttöjärjestelmä uudelleen. Siinä tapauksessa kaikki levyllä oleva menetetään. Toisen kiintolevyn asentaminen tietokoneeseen on suhteellisen edullinen tapa ratkaista tämä ongelma. Toiseen sisäiseen kiintolevyyn ei vaikuta, jos käyttöjärjestelmä on vaurioitunut, ja se voidaan jopa asentaa toiseen tietokoneeseen, jos sinun on ostettava uusi. Jos epäilet toisen sisäisen aseman asentamista, ulkoinen kiintolevy on erinomainen vaihtoehto. Ulkoinen asema voidaan liittää mihin tahansa tietokoneeseen milloin tahansa liittämällä se USB- tai FireWire-porttiin. Monien ulkoisten asemien lisäetu on myös yhden kosketuksen varmuuskopiointi tai ajoitettu varmuuskopiointi; määrität kansiot ja aikataulun, ja ohjelmisto hoitaa loput.
Varmuuskopioi tiedostot säännöllisesti
Tiedostojen tallentaminen muuhun kuin käyttöjärjestelmään ei riitä. sinun tulee varmuuskopioida tiedostot säännöllisesti. Lisää mahdollisuuttasi palauttaa tiedosto varmuuskopioimalla se toisen kerran. Jos tiedot ovat tärkeitä, harkitse niiden varmuuskopiointia tulenkestävään kassakaappiin.
Varo sähköpostin liitteitä
Vaikka olisit varma, että ne eivät sisällä viruksia, sähköpostin liitteet voivat aiheuttaa tietojen menetyksen. Jos esimerkiksi vastaanotat asiakirjan, jolla on sama nimi kuin levylläsi olevalla asiakirjalla, ja sähköpostiohjelmistosi on määritetty tallentamaan liitetiedostoja samaan paikkaan, saatat korvata olemassa olevan tiedoston. Näin tapahtuu usein, kun työskentelet asiakirjan parissa ja kollegat lähettävät päivityksiä sähköpostitse. Aseta sähköpostiohjelmasi tallentamaan liitteet yksilölliseen sijaintiin tai harkitse kahdesti, ennen kuin tallennat sähköpostin liitetiedoston kiintolevyllesi.
Varo käyttäjän virheitä
Hyödynnä tekstinkäsittelyohjelmasi suojauksia, kuten versionhallintaa ja seurattuja muutoksia. Yleinen tapa, jolla käyttäjät menettävät tietoja, on, kun he muokkaavat asiakirjaa ja poistavat vahingossa osia. Kun asiakirja on tallennettu, muutetut tai poistetut osat menetetään, ellet ole ottanut käyttöön ominaisuuksia, jotka tallentavat muutokset puolestasi. Jos et halua käsitellä lisäominaisuuksia, käytä F12 ennen kuin alat tallentaa tiedoston toisella nimellä. Se ei ole niin organisoitu kuin jotkut muut menetelmät, mutta se on hyödyllinen.
Mene pilveen
Tiedostojen ja niiden varmuuskopioiden tallentaminen pilveen on yleistymässä. Pilvitallennus tarjoaa monia etuja, kuten runsaasti varattua tilaa, helppokäyttöisyyttä, pääsyä missä tahansa oletkin ja mitä tahansa käyttämääsi laitetta tahansa, sekä luotettavuuden. Pilvitallennuspalvelut varmuuskopioivat palvelimiaan, joten tällä tavalla tallennetuille tiedostoille on kaksinkertainen suojaus. Näistä syistä pilvitallennustilasta on tulossa yhä useammin paras vaihtoehto useimmille ihmisille. Tavallisia ilmaisia vaihtoehtoja on useita:
- Google Drive tarjoaa 15 Gt jokaisen Google-tilin kanssa.
- Mac-käyttäjät saavat 5 Gt iCloudilla, joka on sisäänrakennettu jokaiseen Apple-laitteeseen.
- Microsoft tarjoaa 5 Gt tilaa OneDrivessa, joka tulee Microsoft 365- ja Xbox-tilien mukana.
Jos tarvitset lisää tallennustilaa, yllä olevat palvelut tarjoavat maksullisia vaihtoehtoja, kuten muut pilvitallennusyritykset.
Säilytä asiakirjoistasi paperikopioita
Se ei estä sinua kirjoittamasta ja alustamasta asiakirjaa uudelleen, mutta jos säilytät painetun kopion tärkeästä asiakirjasta, ainakin tiedät varmasti, että sinulla on tiedoston sisältö, mikä on parempi kuin ei mitään kaikki.