Termi ryhmätyö koskee erilaisia yhteistyöohjelmia. Yhteentoimivuutta ja kollektiivista työskentelyä monen käyttäjän ympäristössä painottaen ryhmätyö toimii portaalina, josta käyttäjät luovat ja päivittävät versioohjattuja asiakirjoja, hallitsevat verkkosisältöä, jakavat resursseja, kuten kalentereita ja postilaatikoita, sekä keskustelevat chat- ja viestitoimintojen kautta. .
Mitä ryhmätyö tarkoittaa?
Joissakin tapauksissa ryhmätyö on itsenäinen työkalu, kuten OnlyOffice-asiakirjojen yhteistyöalusta tai Intuit Quick Base -tiedonhallintaalusta. Muissa tapauksissa ryhmäohjelma toimii sisällönhallintajärjestelmänä (kuten WordPress) tai täysin varusteltuna intranetinä (kuten SharePointissa). Termi ryhmätyö kattaa hyvin laajat ja hyvin spesifiset ohjelmistototeutukset. Yhteistä jokaiselle määritelmälle on kuitenkin se, että useampi kuin yksi käyttäjä samassa ympäristössä on vuorovaikutuksessa samojen työkalujen ja prosessien kanssa.
Ryhmäohjelman edut ja ominaisuudet
Ryhmätyöskentely mahdollistaa paikan päällä olevien työntekijöiden ja maantieteellisesti hajallaan olevien tiimin jäsenten yhteistyön Internetin tai intranetin kautta. Nämä ohjelmistosovellukset tarjoavat yleensä monia etuja:
- Todennus ja kirjaaminen: Vakiotapoja käyttää ryhmätyötä, lokeja siitä, kuka tekee mitä, ja tietueita, jotka täyttävät lailliset tunnistusvaatimukset.
- Viestintä: Chat-työkalut, ketjutetut keskusteluryhmät ja yksityiset postilaatikot.
- Interaktiivinen työ: Äänestykset, reaaliaikainen tiedostojen muokkaus ja jaettu tehtävien hallinta.
- löydettävyyttä: Tiedostojen ja tietoresurssien keskustallennus, jota tukee vahva hakutoiminto.
- Koordinoidut työnkulut: Ryhmäohjelmiston hallitsemat prosessit, jotka käsittelevät hyväksyntöjä, tarkastuksia ja oikolukuja sekä tukea projektinhallintaprosesseille.
- Tiedonhallinta yrityksille: Sisäiset wikit, suojatut viiteasiakirjat, ryhmäkirjanmerkit, jaetut salasanavarastot ja versionhallintahistoriat.
- Yhteisön osallistuminen ja maineenhallinta: Käyttäjäryhmät, profiilimerkit, käyttäjäprofiilien mukauttaminen, pelillistäminen käyttäjätasojen kautta ja käyttäjien sitoutumiskilpailut.
Ei vain suurten yritysten työntekijät hyötyvät ryhmätyöskentelyn käytöstä; Yrittäjille ja freelancereille nämä työkalut helpottavat tiedostojen jakamista, yhteistyötä ja kommunikointia projekteissa etäasiakkaiden kanssa mukavasti kotitoimistosta käsin. Erilaiset ryhmätyöratkaisut tukevat erilaisia toimintoja. Useimmat ryhmätyöympäristöt eivät tarjoa kaikkia yllä lueteltuja ominaisuuksia, mutta monet tarjoavat osajoukon eri yhdistelminä.
Esimerkkejä ryhmätyöohjelmistoista
IBM Lotus Notes (tai Lotus Software IBM Lotus -verkkosivuston mukaan) oli varhainen yhteistyöohjelmistopaketti, ja sitä käytetään edelleen monissa toimistoissa. Microsoft SharePoint on toinen suuri ryhmäohjelmaratkaisu, joka on vakiintunut suurissa yrityksissä. Tärkeimmät kattavat ryhmätyöpaketit IBM:n ja Microsoftin tarjousten lisäksi sisältävät:
- G-Suite: Googlen sähköposti, asiakirjat ja sosiaalinen yhteistyöalusta.
- Zoho One: Business Suite pienille ja keskisuurille yrityksille.
- Salesforce: asiakassuhteiden hallintaalusta.
Lisäksi kukoistava ryhmätyöekosysteemi kohdistetuilla käyttötapauksilla tarjoaa joustavuutta etsiä parhaita ratkaisuja käytettäväksi kalliimman kattavan ryhmätyöpaketin kanssa tai sen sijaan:
- Basecamp: Suosittu maksullinen projektinhallintatyökalu.
- Huddle: Tarjoaa ilmaisen mutta rajoitetun tilin ja maksulliset tilit.
- Xero: Tarjoaa täydellisen online-kirjanpitojärjestelmän pilvessä.
- WordPress: ilmainen alusta verkkopohjaiselle sisällölle.
FAQ
-
Millaisesta ryhmätyöstä videoneuvottelu on esimerkki?
Videoneuvotteluja pidetään osana «sama aika, eri paikka» -ryhmätyöskentelyä.
-
Mitkä ryhmätyötyökalut liittyvät synkroniseen käyttöön?
Synkroniset ryhmätyöt sisältävät ohjelmistoja, joiden avulla käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä reaaliajassa, kuten pikaviestisovellukset, VoIP ja jaetut taulut.
-
Miten ryhmäohjelmat voivat lisätä tehokkuutta?
Ryhmätyö auttaa lisäämään tehokkuutta, koska sen avulla tiimi voi kommunikoida ja tehdä yhteistyötä projektin parissa riippumatta siitä, missä tiimi on. Kommunikoinnin puute voi johtaa väärinkäsityksiin ja virheisiin työpaikalla.
-
Mikä on paras ryhmätyö?
Joitakin suosittuja ryhmätyösovelluksia ovat Asana, Slack, Trello ja Todoist.