Microsoft Teamsin käyttäminen

Microsoft Teams on online-yhteistyötyökalu, joka tukee keskustelua, videopuheluita, tiedostojen jakamista, näytön jakamista ja muita työkaluja koordinoidun tuottavuuden helpottamiseksi. Jokaisen Microsoft Office -käyttäjän tulisi osata käyttää Microsoft Teamsia. Tämän artikkelin tiedot koskevat Microsoft Teamsin työpöytäversiota, Microsoft 365 -versiota verkkoselaimille sekä iOS- ja Android-mobiilisovelluksia.

Kuka voi liittyä Microsoft Teamsiin?

Kun määrität Microsoft Teamsin organisaatiolle, sen kaikkia ominaisuuksia käyttävien käyttäjien määrä riippuu ostettujen lisenssien määrästä. Voit kutsua muita Microsoft 365 -käyttäjiä, joilla ei ole Microsoft Teamsin käyttöoikeutta, vieraiksi ostamatta lisälisenssejä, mutta heillä on rajoitettu käyttöoikeus. Yhdellä tiimillä voi olla enintään 2 500 jäsentä, mukaan lukien lisensoidut käyttäjät ja vieraat. Microsoft 365 -tilausta ei vaadita Microsoft Teamsin käyttämiseen, mutta se vaaditaan joidenkin ominaisuuksien käyttämiseen.

Teamsin käyttö

Microsoft Teams on hyvin samanlainen kuin Slackin. Esimerkiksi kun mainitset muut tiimin jäsenet keskusteluissa kirjoittamalla @nimikäyttäjä saa ilmoituksen Tehokkuus -välilehti. Kaikki käyttäjät voivat tarkastella täydellisiä chat-lokeja tiimeissä ja kanavissa, joihin heillä on pääsy. Kun perustat ryhmän, luot automaattisesti myös seuraavat:

• Office 365 -ryhmä
• Microsoft Planner -tilaus
• SharePoint-ryhmäsivusto
• Jaettu OneNote-muistikirja

Kun teet muutoksia johonkin näistä sovelluksista, ne synkronoidaan automaattisesti muiden kanssa. Microsft Plannerin avulla voit esimerkiksi asettaa muistutuksia ryhmille, ja Microsoft Teamsissa ajoitetut kokoukset synkronoidaan automaattisesti Outlook-kalenterisi. Käytä käyttöliittymän yläosassa olevaa komentopalkkia keskustelujen, sovellusten ja tiedostojen etsimiseen. Kirjoita kauttaviiva (/) näyttääksesi luettelon komentojen pikanäppäimistä.

Luo tiimi Microsoft Teamsissa

Ryhmän perustaminen Microsoftin yhteistyösovelluksessa:

1. Valitse joukkueet työkalupalkissa ja valitse sitten tehdä joukkue.

   

2. Valitse Rakenna joukkue tyhjästä.

   

   Valitse Valmistus jos haluat perustaa tiimin olemassa olevan Microsoft 365 -ryhmän kanssa.

3. Valitse Yksityinen, Julkinentai Laaja organisaatio hallita, kenellä on pääsy ryhmään.

   

   Kun lisäät jäseniä yksityiseen tiimiin, voit nimetä heidät a Jäsen tai a Omistaja. Vain omistajat voivat kutsua lisää jäseniä.

4. Anna joukkueelle nimi ja kuvaus ja valitse sitten Luoda.

   

5. Voit kutsua käyttäjiä liittymään heti tai valita Ohittaa tehdäksesi tämän myöhemmin.

   

6. Voit nyt valita ellipsit (…) ryhmän nimen vieressä, jotta voit lisätä tai poistaa jäseniä, hallita tiimin asetuksia ja paljon muuta. Esimerkiksi jos valitset Hanki linkki tiimiinsaat URL-osoitteen, jonka voit kopioida ja lähettää muille kutsuaksesi heidät mukaan.

   • Valitse Lisää kanava luodaksesi tiimiin erillisen osion tietyille aiheille.
   • Jos haluat liittyä olemassa oleviin ryhmiin tai luoda uuden, valitse Liity tai luo tiimi Teams-ikkunan vasemmassa alakulmassa.

   

Valitse plus (+) joukkueen nimen oikealla puolella lisätäksesi pikakuvakkeita erilaisiin sovelluksiin, jaettuihin tiedostoihin ja Wiki-sivuille.

Videopuhelut Microsoft Teamsissa

Valitse tietyssä tiimissä tai kanavassa videokamera -kuvake keskusteluikkunan alareunassa aloittaaksesi videopuhelun. Sinua pyydetään lähettämään kutsulinkit muille tiimin jäsenille sähköpostitse. Voit ajoittaa kokouksia Microsoft Outlookin avulla tai käyttää sovellusta, kuten Calendar BOT.

Keskustelun aikana voit jakaa näyttösi Osa -kuvaketta (ylösnuolinäyttö) chat-käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa.

Microsoft Teams -sovellusintegraatiot

Microsoft Team integroituu satoihin kolmansien osapuolien sovelluksiin ja verkkopalveluihin, kuten Trello, GitHub ja Evernote. Valitse sovelluksia työkalupalkissa nähdäksesi kaikki vaihtoehdot. Jotkut kolmannen osapuolen sovellukset vaativat ylimääräisen maksullisen tilauksen, mutta monet ovat ilmaisia. Kun olet lisännyt sovelluksen, valitse ellipsit (…) työkalupalkissa päästäksesi käsiksi.

Jaa tiedostoja Microsoft Teamsissa

Yksi Microsoft Teamsin parhaista yhteistyöominaisuuksista on kyky jakaa tiedostoja käyttäjien välillä. Tiedostojen jakaminen tiimisi kanssa on helppoa, ja se voidaan tehdä vain muutamalla yksinkertaisella vaiheella.

1. Anna joukkue tai kanava ja valitse Tiedostot -välilehti käyttöliittymän yläosassa ladataksesi ja ladataksesi tiedostoja.

   

2. Voit valita: Tiedostot työkalupalkissa nähdäksesi kaikki tiedostot, joihin sinulla on pääsy kunkin tiimisi osalta.

   

3. Valitse Lisää pilvitallennustila synkronoidaksesi Google Driven, Dropboxin tai muun tiedostotallennuspalvelun kanssa. Sinulla on myös mahdollisuus tallentaa tiedostoja henkilökohtaiseen OneDriveen.

   

Microsoft Teamsin tietosuoja-asetukset

Jos sinulla on Microsoft 365 Business Plan, tilin järjestelmänvalvoja voi hallita kaikkia Microsoft Teams -käyttäjiä, asetuksia ja kolmannen osapuolen sovelluksia Microsoft 365 -hallintakeskuksesta. Kuka tahansa voi vaihtaa Microsoft Teams -teemaa asetusvalikosta.

Parhaat käytännöt Microsoft Teamsille

Tässä on joitain yleisiä vinkkejä, joiden avulla saat kaiken irti Teamsista:

• Luo organisaatiosäännöt tiedostojen ja kanavien nimeämiseksi yhdenmukaisiksi.
• Hyväksy pyyntöjä ja vastaa niihin käyttämällä «Tykkää»-painiketta nopeuttaaksesi hyväksymisprosessia.
• Hyödynnä botteja automatisoidaksesi tehtäviä, kuten kokousten ajoittamista.
• Testaa tietokoneesi videokuvaa ja ääntä ennen kokouksen aloittamista tai siihen liittymistä.

Löydät video-opetusohjelmia Microsoft Teamsille ja ilmaisia ​​Microsoft Teams -koulutusmateriaaleja Microsoft Office -tukisivustolta.