Kuinka Applen kalenteri- ja yhteystiedot-sovellukset voivat tehdä sinusta tuottavamman

Meillä kaikilla on kiireinen elämä, ja monille iOS-käyttäjille Kalenteri- ja Yhteystiedot-sovelluksista on tullut välttämättömiä päivittäisten viestintä- ja tuottavuustavoitteiden saavuttamiseksi. Nämä vinkit tekevät sinusta paljon tuottavamman käyttämällä molempia sovelluksia.

Tämän artikkelin tiedot koskevat iOS-laitteita, kuten iPhone-, iPad- ja iPod Touch -laitteita, joissa on iOS 12 tai iOS 11, ja tarvittaessa Mac-tietokoneita, joissa on macOS 10.14 Mojave, macOS 10.13 High Sierra tai macOS 10.12 Sierra.

Esittele yhteystietosi

Kun joku soittaa, iOS-mobiililaitteesi näyttää hänen numeronsa ja nimensä näytöllä. iOS-käyttöjärjestelmä on tarpeeksi älykäs arvaamaan, kuka soittaa, katsomalla sähköpostiviestejäsi, jos puhelinnumeroa ei ole yhteystiedoissasi. Yksi tapa helpottaa soittajan näkemistä on kuitenkin lisätä kuva kontaktistasi. Näin tiedät yhdellä silmäyksellä, kuka soittaa.

1. Napauta Puhelin-sovellusta ja valitse Yhteystiedot.

2. Napauta sen henkilön nimeä, jolle haluat lisätä kuvan.

3. Napauta muokata (sijaitsee oikeassa yläkulmassa).

4. Napauta lisää valokuva (näytön vasemmassa yläkulmassa).

   

5. Valitse jompikumpi Ota kuva (käyttäen laitteesi kameraa) tai Valitse valokuva (napauttamalla yhtä valokuvakirjastossasi).

6. Valokuva näytetään pyöreässä ikkunassa. Siirrä ja skaalaa kuvaa liikuttamalla kuvaa sormella kehyksen sisällä ja nipistämällä kuva skaalataksesi oikeaan kokoon.

7. Kun yhteystiedon valokuva on juuri sellainen kuin haluat, napauta Valita lisätäksesi valokuvan yhteystietoon.

   

Jatkossa valokuva kontaktista näkyy iPhonesi näytöllä, kun hän soittaa sinulle. Voit myös määrittää kuvia yhteystietoihin Valokuvat-sovelluksesta. Kun löydät kuvan, jota haluat käyttää yhteystiedoissa, napauta Osa -kuvaketta ja valitse Anna yhteyshenkilö. Valitse sitten yhteystieto yhteystietoluettelosta.

Älä koskaan missaa sähköpostia kaikilta tärkeiltä

Mail VIP -ominaisuus tarjoaa erinomaisen tavan seurata saapuvia sähköpostiviestejä tärkeiltä yhteyshenkilöiltä. Se yhdistää kaikki tärkeiden yhteystietojen viestit yhdeksi helposti tarkasteltavaksi kansioon. Voit myös asettaa iOS-laitteesi ilmoittamaan sinulle, kun saat viestejä tärkeiltä ihmisiltä. Näin määrität VIP-postin.

1. Avaa Mail sovellus iOS-laitteellasi ja siirry Postilaatikoihin näkemys. Jos näet jo VIP-postilaatikon luettelossa, siirry vaiheeseen 4.

2. Jos et näe VIP-postilaatikkoa, napauta muokata (Postilaatikot-näytön yläosassa).

3. Lehdistö ympyrä lisäksi VIP postilaatikko ottaaksesi sen käyttöön. Napauta Tehty palataksesi Postilaatikot-näyttöön, joka sisältää nyt VIP-postilaatikon.

   

4. Napauta ympyröityä l (tietopainike) oikealle VIP avataksesi VIP-listan.

5. Napauta lisää VIP valitaksesi luetteloon lisättävät yhteystiedot. Voit myös lisätä yhteystietoja VIP-postilaatikkoosi siirtämällä kohdistimen sähköpostissa suoraan lähettäjän nimen vasemmalle puolelle ja napsauttamalla näkyviin tulevaa tähteä.

6. Kun olet valinnut VIP-luetteloosi haluamasi ihmiset, vieritä luettelon alaosaan ja napauta VIP-ilmoitukset.

7. Vaihtaa Salli ilmoituksetja aseta sitten haluamasi ilmoitustyyli.

   

Ajoita tapahtumia uudelleen kalenterissa

Jos haluat muuttaa ajoitetun tapahtuman aikaa, voit:

• Napauta iPhonessa ja Macissa tapahtumaa avataksesi sen, napauta muokataja muuta sitten aikaa, päivää tai sijaintia.
• Käytä Siriä iPhonessa ja Macissa tapaamisen uudelleenjärjestämiseen. Sano esimerkiksi jotain «siirrä kokoukseni 24. huhtikuuta kello 14.00 alkaen» [new time].”

Lisää kalenteritapahtumia sähköpostista

Apple on luonut joukon datatunnistimia, joiden avulla tapahtumien lisääminen Mailista on helppoa. Näin se toimii: Kun saat sähköpostin tapahtumasta, näet pienen kohteen mobiililaitteesi näytön yläreunassa. Se sisältää kalenterikuvakkeen ja lauseen: Siri löysi tapaamisen tästä sähköpostista. Lisää tapahtuma kalenteriisi napauttamalla Lisää kalenteriin. Sinulle luodaan uusi kalenteritapahtuma.

Muuta oletusarvoisia kalenterin hälytysaikoja

Sinun on ehkä muutettava hälytyksen ajankohtaa, kun luot uusia kalenterin hälytyskohteita. Mikset vaihtaisi normaaliaikaa sinulle paremmin sopivaan aikaan? Tämän saavuttamiseksi avaa asetukset > Kalenteri > Normaalit varoitusajat. Täällä voit valita sopivimman ajan hälytyksille, jotka muistuttavat sinua syntymäpäivistä, tapahtumista ja koko päivän tapahtumista. Jatkossa, kun luot tapahtumahälytyksen, oletusaika on tavallinen valintasi, mikä säästää muutaman sekunnin uusia tapahtumia määritettäessä.

Aseta matka-aikahälytykset Kalenteriin

Yksi Kalenterin hyödyllisimmistä ominaisuuksista on kyky selvittää, kuinka kauan aikataulun mukaisiin tapahtumiin matkustaminen kestää. Noudata näitä ohjeita käyttääksesi tätä:

1. Luo tapahtuma tavalliseen tapaan ja avaa tapahtuma.

2. Napauta muokata.

3. Anna tapahtuman sijainti ja anna kalenterille pääsy sijaintitietoihisi pyydettäessä.

4. Napauta Varoitustee sitten sellainen Aika lähteä pois varoitus avattavassa valikossa. Voit luoda useita muistutuksia, mukaan lukien tavanomaiset muistutukset siitä, että tapahtuma on alkamassa. Kun käytät Aika lähteä pois varoitus, laitteesi muistuttaa sinua, milloin sinun on lähdettävä kokousmäärääsi.

   

Jaa kalentereita muiden kanssa

Mahdollisuus jakaa kalentereita muiden kanssa on vähän käytetty helmi. Tästä voi olla hyötyä, jos haluat jakaa perhe- tai työkalentereita. Kun jaat kalenterin, kuka tahansa, jolle jaat sen, voi lukea tai muokata kalenteria ja lisätä kohteita. Siksi sinun tulee luoda erityinen kalenteri jaettavaksi henkilökohtaisten aikataulutietojesi jakamisen sijaan. Luo ja jaa uusi kalenteri noudattamalla näitä ohjeita:

1. Avaa Kalenteri ja napauta Kalenterit (sijaitsee näytön alareunassa).

2. Napauta Lisää kalenterianna uudelle kalenterille nimi ja väritä se.

3. Napauta Tehtyjoka vie sinut takaisin kalenteriluetteloon.

   

4. Napauta kalenteriluettelossa l (tietopainike) juuri luomasi ja jaettavan kalenterin oikealla puolella.

5. Napauta seuraavassa näytössä Lisää henkilö.

6. Kirjoita niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joille haluat jakaa kalenterin, jotta voit lähettää heille kutsun kalenterin jakamiseen.

   

7. Napauta Katso ja muokkaa antamasi sähköpostiosoitteen vieressä. Vaihda sitten Salli muokkaaminen vaihtokytkin.

Kun sähköpostilla lähettämäsi ihmiset ovat hyväksyneet kutsusi, sinä ja perheesi tai kollegasi voitte seurata toistenne aikatauluja ristiriitojen välttämiseksi. Kun jaat kalentereita, saat ilmoituksen, kun ihmiset, joiden kanssa jaat, lisäävät tai muokkaavat jotain.

Lempinimien käyttäminen yhteystietojen kanssa

Jos käytät lempinimiä, voit pyytää Siriä «soita äidilleni» tai «soita lääkärille» tai «lähetä viesti pomolle». Siri on tarpeeksi älykäs etsimään ihmisten lempinimiä, kun he tekevät komennon puolestasi, vaikka sinun on ensin määritettävä ne nimet. Voit tehdä tämän kahdella tavalla:

Tapa yksi: Yhteystiedot-näytön käyttäminen

1. Avaa Yhteystiedot näyttöä varten henkilö, josta haluat lisätä tietoja.

2. Napauta muokata (sijaitsee näytön yläreunassa).

3. Vieritä alas ja napauta lisää kenttä.

4. Valitse Nimimerkki vaihtoehdoista.

   

5. Lehdistö Nimimerkki kenttä kartan yläosassa.

6. Kirjoita nimi tai suhde, kuten isä, äiti tai pomoni, ja napauta sitten Tehty.

   

Lempinimi näkyy suoraan kontaktin nimen alapuolella näytön yläosassa.

Tapa kaksi: Käytä Siriä

Käynnistä Siri ja pyydä sitä kutsumaan sitä lempinimeksi (esim. Isä). Jos et ole antanut lempinimeä yhteyshenkilölle, Siri kysyy, kuka on oikea henkilö. Kun olet nimennyt oikean henkilön, Siri kysyy, haluatko sen muistavan, että lempinimi liittyy kyseiseen yhteystietoon. Sano «kyllä», niin voit käyttää tätä lempinimeä viitataksesi yhteyshenkilöön tulevaisuudessa.

Työskentely muiden palveluiden kanssa

Kalenteri- ja yhteystietosovelluksesi voivat synkronoida kolmannen osapuolen palvelujen, kuten Yahoo!-, Google- ja Microsoft Exchange -yhteensopivien ratkaisujen kanssa. Se on hyödyllinen tavallisille Gmail-käyttäjille, mutta välttämätöntä niille, jotka tarvitsevat pääsyn yritysjärjestelmiin iPhonesta. Synkronointi kolmannen osapuolen palvelun kanssa:

1. Avaa asetukset.

2. Napauta Salasanat ja tilit.

3. Valitse Lisää tili.

   

4. Valitse tilin tyyppi, jonka kanssa haluat synkronoida tiedot. Napauta Muut jos et näe vaihtoehtoasi luettelossa.

5. Valitse käyttämäsi tilin tyyppi ja anna tarvittavat tiedot ottaaksesi yhteyttä palveluun.

   

Kun olet määrittänyt nämä tilit iPhonessasi, iPadisi ja Macisi synkronoituvat automaattisesti palvelujen kanssa, mikä tarkoittaa, että voit käyttää työkalentereita ja varata tapaamisia Apple-tuotteesi avulla.

Bonus Mac-käyttäjille: suunnitteluvinkki

Mahdollisuus avata melkein mitä tahansa tiedostoa ajoitusta varten on vähän tunnettu tehtävä. Sen avulla voit esimerkiksi pitää kirjaa työaikalomakkeista tai pitää esitysmateriaalia käsilläsi, kun olet matkalla kokoukseen. Ominaisuus on hieman piilotettu, mutta se toimii seuraavasti:

1. Luo uusi tapaaminen kalenterissa. Joko paina Komento+N tai napsauta plusmerkkiä (+) näytön yläreunassa.

2. Avaa tietoikkuna kaksoisnapsauttamalla tapahtumaa.

3. Klikkaa Päivämäärä tietoikkunassa laajentaaksesi sitä.

   

4. Lehdistö Varoitus -kenttään avataksesi pudotusvalikon.

   

5. Valitse avattavasta valikosta Muutettu.

   

6. Valitse avautuvasta valintaikkunasta Avaa tiedosto ylimmässä kentässä.

7. Valitse tiedosto, jonka haluat avata, ja aseta sitten aika, jolloin hälytys laukeaa.

   

8. Klikkaus Okei.

   

Kun tapahtuma on ajoitettu, asiakirjasi avautuu, jotta voit siirtyä suoraan kokoukseen. Lisää hälytyksiä napauttamalla + -painiketta varoituksen vieressä.