Aikana, jolloin tapahtumia leikataan ja laajakaistainternet lisääntyy, webinaareista on tulossa yhä suositumpia. Webinaarit ovat web-seminaareja, joihin osallistuu yleensä yli 30 osallistujaa ja joissa järjestetään esityksiä, työpajoja, luentoja ja suuria kokouksia. Koska webinaareja pidetään verkossa, yritykset voivat säästää rahaa matkoista, ruokailusta ja tapahtumapaikoista, kaikki kustannukset, jotka yleensä liittyvät henkilökohtaisiin seminaareihin. Suuren osallistujamääränsä vuoksi webinaarit on kuitenkin suunniteltava huolellisesti onnistuakseen. Tästä syystä niiden, jotka haluavat isännöidä webinaarin, tulee varata aikaa varmistaakseen, että he suorittavat kaikki tarvittavat toimet varmistaakseen webinaarin onnistumisen. Auttaaksemme sinua webinaarin järjestämisessä olemme korostaneet alla tärkeimmät vaiheet, jotka sinun on suoritettava.
Valitse päivämäärä paljon etukäteen
Ensimmäinen asia webinaarin tai webinaarisarjan suunnittelussa on tutustua loma- ja tapahtumakalenteriin hyvissä ajoin. Muista, että kutsut useita ihmisiä kiireisillä aikatauluilla, joten varaa aikaa webinaarillesi. Esimerkiksi joululomaa edeltävä viikko voi olla äärimmäisen kiireinen, kun ihmiset yrittävät sitoa kaikki irralliset päänsä ennen lomalle lähtöä. Harkitsemalla valitsemasi päivämäärät voit varmistaa mahdollisimman suuren osallistumismäärän.
Varmista, että saat oikean ajan
Ota aikavyöhykeerot huomioon; Jos olet länsirannikolla, mutta kutsut osallistujia myös itärannikolta (ja päinvastoin), älä ajoita webinaaria silloin, kun osallistujasi ovat poissa toimistosta. Älä myöskään suunnittele webinaariasi liian lähelle päivän loppua – silloin osallistujasi haluavat rentoutua ja nähdä, mitä heidän on tehtävä päästäkseen kotiin ajoissa. Jos kutsut ihmisiä muista maista, valitse aika, joka yleensä sopii kaikille osallistujille (mikä on harvinaista), tai suunnittele webinaarin järjestämistä useita kertoja eri aikavyöhykkeille sopivaksi.
Valitse webinaarityökalusi
Useimmissa online-kokoustyökaluissa on webinaarivaihtoehtoja, sinun tarvitsee vain valita tilaus, joka vastaa kutsuttavien osallistujien määrää. Testaa erilaisia saatavilla olevia työkaluja ja valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva ominaisuuksiltaan ja toiminnallisuudeltaan. Esittämäsi webinaarin tyypistä riippuen saatat joutua helposti vaihtamaan puhujien välillä tai nauhoittamaan webinaarin verkkolähetystä varten. Tutustu eri työkalujen kaikkiin ominaisuuksiin ja löydät varmasti täydellisen ohjelmiston tilaisuuteesi. Kun olet valinnut työkalun, varmista, että palveluntarjoajasi on valmis kouluttamaan sinua, jotta saat kaiken irti webinaaristasi.
Harjoittele webinaarin järjestämistä
Isäntänä sinun odotetaan varmistavan webinaarin sujuvan sujumisen. Ei ole tekosyitä sille, että et osaa vaihtaa kaiuttimien välillä, kuten kyselyn täyttäminen tai webinaarin tallentaminen. Kutsu joitain kollegoita auttamaan sinua testaamaan työkalua useita kertoja palveluntarjoajan kanssa suoritetun koulutuksen jälkeen. Varmista myös, että kaikki esiintyjät tuntevat webinaarityökalun.
Kehitä esityslista ja kutsu
Järjestä webinaari huolellisesti ennen yleisön kutsumista. Mieti kuinka kauan webinaarisi kestää ja tärkeimmät asiat, jotka haluat käsitellä siinä järjestyksessä, jossa haluat keskustella niistä. Varaa myös kysymys ja vastaus -istunto, koska osallistujillasi on todennäköisesti kysymyksiä esityksesi lopussa. Piirrä sitten esityslista kutsuun. Tämä on helpoin tapa osallistujillesi tietää, onko webinaarisi heille merkityksellinen. Kutsussa tulee olla myös linkki, jolla osallistujat voivat muodostaa yhteyden webinaariin, sekä puhelinnumero, jos he haluavat kuunnella puhelimitse.
Kutsu yleisösi
Mieti tarkkaan, mitä haluat esittää ja valitse yleisösi sen mukaan. Seuraa vastauksiasi, jotta tiedät, ketkä osallistuvat webinaariisi. Osallistujaluettelon tarkka seuraaminen auttaa sinua suunnittelemaan jatkotoimiasi.
Suunnittele esityksesi
Muista, että verkkokokousten parhaat esitykset ovat erittäin visuaalisia ja mukaansatempaavia. Jos esimerkiksi käytät PowerPointia, älä vain sotke dioja sanoilla. Sisällytä kuvia, jotka liittyvät esittämäsi sisältöön. Voit myös käyttää videoita ja jopa verkkopelejä, jos mahdollista, herättääksesi esityksesi eloon. Jotkut webinaarin suunnittelijat jopa lähettävät materiaalia osallistujien toimistoihin ennen kokousta. Opi ajattelemaan luovasti ja webinaarisi herää henkiin.
Nauhoita webinaarisi
Tarjoamalla tallenne webinaaristasi ne, jotka haluavat toistaa osan keskustelusta tai jotka eivät päässeet paikalle, voivat kuunnella sanoman omaan aikaansa. Webinaarin linkittäminen online-markkinointikampanjaan antaa sinun käyttää tallennetta kaikissa lähettämissäsi sähköpostiviesteissä, mikä vahvistaa viestiäsi.
Seuranta
Kuten verkkokokouksissa, webinaarin seuraaminen on erittäin tärkeää. Muistuta osallistujiasi siitä, mistä keskusteltiin, ja tee kysely kerätäksesi heidän ajatuksensa webinaarin sujumisesta. Jos suunnittelet toista webinaaria, joka saattaa kiinnostaa yleisöäsi, kerro heille, milloin odottaa kutsua.
Arvioi palautteesi
Tarkista aina webinaareista saamasi palaute. Näin voit parantaa seuraavaa. Kiinnitä erityistä huomiota esitykseen liittyvään palautteeseen, sillä se on webinaarin ydin.