Jos olet tottunut lähettämään tekstiviestejä tai käyttämään pikaviestintää (IM) viestiäksesi ystävien ja työtovereiden kanssa, et ehkä ymmärrä, kuinka vieraalta tuleva viesti voi tuntua täysin satunnaiselta uudelle kontaktille. Kun joudut lähettämään tekstiviestin tai keskustelemaan jollekulle ensimmäistä kertaa, varsinkin jos heillä ei ole mitään syytä odottaa kommunikointiasi, pidä nämä terveen järjen säännöt mielessä.
Pyydä lupa tekstiviestiin
Jos mahdollista, kysy henkilökohtaisesti tai puhelimitse tai sähköpostitse, miten henkilöt haluavat olla yhteydessä. Saatat huomata, että heillä on rajoitettu tekstiviestien lähetyssuunnitelma, että pikaviestintä on masentunut työpaikallaan tai että he vain haluavat sähköpostin.
Esittele itsesi
Esittele itsesi tekstiviestillä tai pikaviestillä ensimmäistä kertaa. Muistuta vastaanottajaa aiemmista viesteistä (katso yllä) tai, jos niitä ei ole vielä lähetetty, kerro kuinka löysit ne ja miksi olet heihin yhteydessä. Tässä muutamia esimerkkiskriptejä:
- «Hei Alice, olen Joan Smith XYZ Consultantsista. Sally Jones viittasi luoksesi. Onko sinulla aikaa puhua Sallyn uudesta projektista?»
- «Hei Penny, se on Kylie Joe Jenkinsin bileistä. Haluaisin todella lukea suosittelemasi kirjan, mutta minun on vaikea löytää sitä. Onko ideaa?’
- «Hei, se on Brad Jones kirjanpidosta, minulla on kysymys hyvityspyynnöstäsi. Onko sinulla aikaa vastata siihen nyt vai pitäisikö minun soittaa sinulle myöhemmin?»
Tällaisen johdannon käyttäminen estää viestiäsi ilmestymästä satunnaisesti tai osoitettamasta väärälle henkilölle. Voit käyttää samanlaista strategiaa, jos sinun on otettava yhteyttä johonkin, kun et ole ollut vuorovaikutuksessa hänen kanssaan vähään aikaan.
pidä se lyhyenä
Aloita johdannosta ja kontekstista, kunnes vastaanottaja vastaa. Muussa tapauksessa voit kirjoittaa ja lähettää yksityiskohtaisen viestin, jota ei ole koskaan nähty.
Jos et saa vastausta, seuraa kohteliaasti
Teksti- tai pikaviestin lähettäminen ja vastauksen saamatta jättäminen ei välttämättä tarkoita, että sinut jätetään huomiotta. On todennäköisempää, että vastaanottaja ei tarkkaile puhelintaan tai tietokonettaan sillä hetkellä. Seuraa toista viestiä ajan myötä. Voit myös yrittää ottaa yhteyttä vastaanottajaan sähköpostitse tai puhelimitse. Jos kyseessä on työtilanne, voit myös yrittää mennä heidän pöydän ääreen.