SharePointin käyttäminen

SharePoint on alusta, jolla voit tehdä yhteistyötä muiden ryhmän tai ryhmän jäsenten kanssa. Tässä artikkelissa autamme sinua luomaan toimivia ja yhteistyösivustoja kollegoille ja ystäville, lataamaan ja jakamaan asiakirjoja sekä lisäämään widgetejä SharePoint-sivuston sivuille.

Luo SharePoint-sivusto

Tarvitset muutaman asian ennen kuin voit luoda sivustosi:

• Pääsy Microsoft 365 -yritystiliin, koska SharePoint ei sisälly kuluttajatileihin.
• Järjestelmänvalvoja luomaan sivustosi. Jos et ole järjestelmänvalvoja, pyydä järjestelmänvalvojaa luomaan sivusto sinulle.

SharePoint-sivuston luominen:

1. Kirjaudu Microsoft 365:een järjestelmänvalvojana ja valitse sitten Jaa piste Sovellukset-valikosta.

2. Valitse Sivu vasemmassa pystyruudussa ja valitse sitten Luo sivusto†

3. Valita Joukkueen sivusto valintaikkunassa.

   viestintäsivustot käytetään pääasiassa ilmoitusten ja muun sisällön julkaisemiseen.

4. Valitse sivustollesi aloitusmuotoilu, joka sopii muuhun sisältöösi. Älä huoli, voit aina muokata aloitussisältöä myöhemmin.

5. Anna sivustosi tiedot, mukaan lukien sen nimi ja kuvaus.

6. Valitse Viedä loppuun suorittaaksesi asennuksen loppuun. SharePoint toimii taustalla ja luo sivuston, ja näet edistymisen kaikkialla.

Kun olet määrittänyt tilan, sinulla on useita ominaisuuksia heti käyttövalmiina, mukaan lukien:

• Keskustelut: Yksityiset viestitaulut ryhmällesi.
• Asiakirjat: Täällä voit jakaa tiedostoja ja tarkistaa tiedostoja sisään ja ulos.
• OneNote-muistikirja: Ryhmätoverisi voivat tehdä yhteistyötä tämän OneNote-muistikirjan kanssa luomalla ja lisäämällä sivuille sisältöä.
• Sivuston sivut: Räätälöidyt verkkosivut tiimillesi tai ryhmällesi.

SharePoint-asiakirjakirjastojen käyttäminen

Tiedostojen jakaminen dokumenttikirjaston avulla on yleistä SharePoint-sivustoilla. Asiakirjakirjastot sisältävät kansioita ja tiedostoja, joita voit tarkastella ja muokata. Dokumenttikirjaston käyttäminen:

1. Valitse Asiakirjat vasemmassa pystyruudussa.

   

2. Valitse Uusi lisätäksesi uusia kohteita, kuten kansioita tai Microsoft Office -tiedostoja. Voit myös vetää ja pudottaa muita tiedostoja nykyiseen kirjastokansioon. niiden ei tarvitse olla Office-tiedostoja.

   

3. Valitse Microsoft Office -tiedosto avataksesi sen sopivassa sovelluksessa. Muun kuin Office-tiedoston valitseminen tekee yhden seuraavista kolmesta asiasta:

   • Avaa sen esikatselua varten, jos se on verkkoystävällisessä muodossa (esimerkiksi kuva tai PDF).
   • Avautuu asiaankuuluvassa sovelluksessa, jos käytät Windowsia (Windows osaa puhua SharePointin kanssa).
   • Lataa sen tietokoneellesi, jotta voit avata sen asianmukaisella ohjelmalla.

   

4. Vaikka nykyaikaisten verkkosovellusten avulla voit muokata tiedostoa samanaikaisesti kollegan kanssa, sinulla on silti mahdollisuus tarkistaa tiedosto SharePointissa estääksesi muita käsittelemästä tiedostoa, kun työskentelet sen parissa. Valitse tiedosto, jonka haluat kuitata ulos, ja valitse sitten Tarkastaa avattavassa luettelossa. Jos tarkistat tiedoston, kukaan ei voi tallentaa tiedostosta uutta versiota, kun käsittelet sitä. Muut käyttäjät voivat silti ladata kopion ja työstää sitä, mutta he eivät voi luoda uutta versiota, ennen kuin tallennat sen ja tarkistat sen uudelleen.

   

Luo SharePoint-sivuston sivuja

SharePoint-sivuston sivuilla voit luoda verkkosivuja, jotka sisältävät tekstiä ja graafista tietoa. SharePoint-sivuston sivujen ja tavallisten verkkosivustojen sivujen välinen ero on se, että vain sisäänkirjautuneet SharePoint-tiimisi jäsenet voivat tarkastella niitä. Sivuston sivut ovat omaa yksityistä internettiäsi. Uusien sivujen luominen SharePoint-sivustollesi:

1. Valitse Sivut vasemmassa pystyruudussa.

   

2. Valitse Uusija valitse sitten sivutyypeistä:

   • Wikin sivu: Ryhmäideoita, käytäntöjä, ohjeita, parhaita käytäntöjä ja muita sivuja. SharePoint-tiimi voi käyttää Wiki-sivuja löytääkseen linkkejä kaikenlaisiin yritystietoihin.
   • Verkko-osan sivu: Ennalta määritetyt asettelut, joiden avulla voit lisätä sivustosi sivuille kaikenlaisia ​​kojelautatyylisiä gadgeteja.
   • Sivuston sivu† Tyhjät sivut, jotka rakennat, alkaen otsikosta.
   • Kytkin: Lisää linkki verkkosivustolle.

   

3. Kun sivu on luotu, voit muokata sitä. Aloita antamalla sille nimi. Lisäsisältöä tarjotaan verkko-osien muodossa, joita käsittelemme seuraavassa osiossa.

   

4. Valitse Julkaista näytön oikeassa yläkulmassa, jotta muutokset ovat työtovereiden saatavilla.

   

5. Valitse Sivut vasemmassa pystyruudussa nähdäksesi sivusi.

6. Jos haluat muokata olemassa olevia sivuja, avaa sivu ja valitse muokata vasemmassa ruudussa.

   

Lisää Web-osia SharePoint-sivuille

Yksi parhaista SharePointin ominaisuuksista on «verkko-osa» tai widget-ominaisuus. Vaikka haluat lisätä vain tekstiä ja kuvia, sinun on ensin lisättävä verkko-osa sisällön säilyttämistä varten. Verkko-osat voivat sisältää esimerkiksi uutissyötteitä, luettelon tiimin jäsenistä tai luetteloita viimeaikaisista toiminnoista sivustolla. Kun olet luonut sivun, voit lisätä siihen web-osia seuraavasti:

1. Valitse Sivut vasemmassa pystyruudussa, valitse sitten muokattava sivu ja valitse muokata†

2. Valitse plus ††) -merkki lisätäksesi web-osia sivulle.

   

3. Ponnahdusvalikko näyttää luettelon käytettävissä olevista verkko-osista. Selaa koko luetteloa tai hae avainsanalla. Kun olet valinnut verkko-osan, se lisätään sivulle.

   

4. Määritä verkko-osa. Jos esimerkiksi lisäät Kuvagalleria-verkko-osan, valitse Lisää kuvia valitaksesi kuvat, jotka haluat näyttää.

   

5. Valitse Julkaista jotta muutokset ovat kollegoiden saatavilla.

Vaikka kotisivu luodaan automaattisesti sinulle, se on silti sivu, jonka voit täyttää web-osilla.

Asenna ja käytä Tasks-sovellusta

Asiat muuttuvat mielenkiintoisiksi, kun lisäät sovelluksia sivustollesi. Sovellukset menevät verkkoosien toimintoja pidemmälle ja sisältävät asioita, kuten blogeja tai mukautetun luettelon, joka voi olla pieni tietokanta. Tutustumme Tasks-sovellukseen, jonka avulla voit määrittää tehtäviä tiimisi jäsenille, määrittää tehtäviä ja seurata niiden suorittamista. Tehtävät-sovelluksen lisääminen SharePoint-sivustollesi:

1. Valitse SharePoint-sivuston kotisivulta Uusija valitse sitten sovellus†

2. Valitse Tehtävät†

   

3. Valitse vasemmasta valikosta Sivuston sisältö tarkastellaksesi Tasks-sovellusta ja aloittaaksesi delegoinnin.

   Tehtävät.» luokka=»lazyload universal-image__image» id=»mntl-sc-block-image_1-0-14″ †

Kenen tulisi käyttää SharePointia?

Tyypillisesti yritystiimit käyttävät SharePointia. Mutta on monia muita kuin liiketoimintaan liittyviä skenaarioita, joissa SharePoint on hyödyllinen, kuten:

• Urheilujoukkueet voivat käyttää kalenteria peliaikataulujen julkaisemiseen ja dokumenttikirjastoon pelivideoiden tallentamiseen.
• Kirjaklubit voivat lähettää linkkejä ensi viikon kirjaan, kun taas kirjoitusryhmät voivat isännöidä kritiikkiä, palautetta ja kommentteja.
• Kunnostusprojektia suunnittelevat vapaaehtoisryhmät voivat laatia suunnitelman, joka sisältää tehtävät ja aikajanan.
• Kirpputoria isännöivä naapurusto voi julkaista ilmoituksia uusista tuloksista tai listata kohteita ja hintoja jaettuun Excel-tiedostoon dokumenttikirjastossa.

Yllä olevat skenaariot ovat mahdollisia muiden sovellusten ja palveluiden kanssa, mutta SharePoint kokoaa kaiken yhteen paikkaan Windows-, macOS- ja Linux-käyttöliittymän tukemana.

Mistä ladata SharePoint

Lataa SharePoint-sovellus Androidille Google Playsta tai hanki SharePoint-sovellus iOS:lle App Storesta. Lisäksi voit käyttää Microsoft Office -sovelluksia, kuten Wordia, Exceliä ja PowerPointia, avataksesi tiedostoja suoraan SharePointista, mikä tekee lataamisesta ja lähettämisestä helppoa.