Mitä tietää
- Avaa asiakirja Google Docsissa, valitse Osaja täältä määritä kunkin käyttäjän käyttöoikeudet valitsemalla katsoja tai Toimittaja pääsy.
- Valitse asiakirjassa Käsitellä > ehdottaa jättää kommentteja tarkistettaviksi ilman asiakirjan muokkaamista.
- Siirry asiakirjassa kohtaan Työkalut > Näytä ehdotetut muokkauksetvalitse yksittäiset muokkaukset ja sitten Hyväksyä tai Hylätä säilyttää tai poistaa ne.
Google Docs on loistava tapa tehdä yhteistyötä tiimin kanssa kirjallisen projektin parissa. Jos mukana on useita ihmisiä, varmista, että asiakirjaan tehdyt muutokset on helppo havaita tai muuttaa. Kun tiedät, miten muokkaustila ja ehdotustila toimivat, sinun ja tiimisi on helppoa muokata Google-dokumentteja ja seurata muutoksia.
Muokkaa Google-dokumentteja muokkaustilassa
Muokkaustilassa sinä ja kuka tahansa, jolla on lupa muokata asiakirjaa suoraan. Tämä tarkoittaa kuitenkin, että muutokset tehdään automaattisesti ja niitä voi olla vaikea seurata. Mahdollisuus lukita koko asiakirja on erittäin hyödyllinen, jotta voit estää tärkeiden tietojen katoamisen tai muuttamisen.
-
Avaa dokumentti, jota haluat muokata Google-dokumenteissa.
-
Valitse Osa oikeassa yläkulmassa.
-
Napsauta kirjoittajan nimen vieressä olevaa valikkoa.
-
Jos haluat estää yhteiskäyttäjää muokkaamasta asiakirjaa, napsauta katsoja.
-
Klikkaus Tallentaa.
Google-dokumenttien muokkaaminen ehdotustilassa
Kun käsittelet samaa asiakirjaa muiden kanssa, on hyödyllistä tehdä ehdotus muuttamatta itse tekstiä. Suggest-tilassa tämä on helppo tehdä ja pitää kaikki asiakirjan luojat ajan tasalla. Voit jopa jättää värikoodattuja kommentteja, jotta sinä ja kollegasi voitte seurata tehtyjen muutosten syitä. Jos olet asiakirjan omistaja, saat sähköpostin, jossa kerrotaan muutoksista, jotka voidaan hyväksyä tai hylätä.
-
Avaa Google-dokumentti, jota haluat muuttaa.
-
Valitse Käsitellä avattavasta valikosta oikeassa yläkulmassa.
-
Valitse ehdottaa jättää kommentteja ja saada arvioituja ehdotuksia
Hyväksy tai hylkää ehdotetut muokkaukset
Voit tarkastella muokkausehdotuksiasi seuraavasti:
-
Avaa käsittelemäsi asiakirja.
-
Valitse nauhasta Työkalut > Näytä ehdotetut muokkaukset.
-
Oikeaan yläkulmaan tulee laatikko, jossa on ehdotetut muokkaukset.
-
Jos haluat käsitellä yksittäisiä muokkauksia tai kommentteja, valitse yksi ja valitse sitten jompikumpi Hyväksyä tai Hylätä. Valitse hyväksyä kaikki tai hylkää kaikki käsitelläksesi kaikki ehdotetut muokkaukset kerralla.
Kommenttien käyttäminen
Voit käyttää kommentteja Google-dokumentissa seuraavasti:
-
Valitse Google-dokumentissa solu, teksti, rivi tai lohko, jota haluat kommentoida.
-
Valitse nauhasta Lisää > Huomautus. Tai valitse plus (+) asiakirjan oikealla puolella.
Pikanäppäin on Komento/Ctrl+Optio+M.
-
Kirjoita kommenttisi ja valitse sitten Huomautus.
-
Kommentti näkyy asiakirjan oikealla puolella, sen jättäneen kirjoittajan nimi ja muistiinpanon luomisaika.
Versiohistoria
Jos sinun on palattava projektin aikaisempaan versioon, Versiohistoria antaa sinun tehdä juuri sen. aina kun dokumenttiin tehtiin muutoksia, eri versio tallennettiin. Voit tarkastella dokumentin aiempaa versiota ja nähdä, kuinka muokkauksia tai ehdotuksia on käytetty. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä arvioitaessa projektia sen kehittyessä, seurata käyttäjän yksittäisiä panoksia ja viitteenä ajatteluprosesseihisi.
-
Avaa Google-dokumenttisi.
-
Alapuolella Tiedosto valikko, vie hiiren osoitin kohdan päälle Versiohistoria otsikko ja valitse Näytä versiohistoria.
Pikanäppäin on Komento/Ctrl+Optio+Vaihto+H.
-
Valitse versio, jonka haluat tarkistaa tarkastelemalla versiohistorian aikajanaa.
-
Jos haluat nimetä yksittäisen version, valitse kolme pystysuoraa pistettä oikealle ja valitse sitten Nimeä tämä versio.
Toinen työkalu dokumenttien muokkausten seuraamiseen on Show Editors. Valitse asiakirjassa tekstialue, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä toimittajat. Näet luettelon asiakirjan muokkaajista ja niiden viimeisimmistä muutoksista sekä aikaleiman. Pääset versiohistoriaan myös näistä vaihtoehdoista.