Useimmat sähköpostipalvelut ja -ohjelmat käyttävät viestien prioriteetteja ilmoittamaan, mikä on tärkeää ja mikä ei. Viestien prioriteetteja voidaan käyttää manuaalisesti tai automaattisesti, ja voit myös merkitä viestin alhaisen prioriteetin tai merkityksettömäksi. Viestien priorisointiominaisuudet ja niiden soveltaminen vaihtelevat sähköpostiohjelmien mukaan, mukaan lukien Outlook, Gmail, Yahoo, Thunderbird ja macOS Mail.
Kuinka sähköpostin prioriteettimerkintä toimii
Jotkut sähköpostipalvelut ja -ohjelmat mahdollistavat lähtevän viestin manuaalisen merkitsemisen tärkeäksi tai merkityksettömäksi. Kun olet valmis lähettämään sähköpostin, voit merkitä sen sellaiseksi vastaanottajalle. Tärkeimmät sähköpostit voi olla lihavoitu, korostettu, merkitty tähdellä tai muulla tavalla merkitty Saapuneet-kansioon. Vähemmän tärkeät viestit voivat näkyä harmaana tai siirtää luettelossa alaspäin. Jälleen yksityiskohdat riippuvat vastaanottajan sähköpostiohjelmasta. Jotkin sähköpostipalveluntarjoajat, kuten Gmail, asettavat automaattisesti sähköpostin prioriteetin, vaikka lähettäjä ei olisi määrittänyt tärkeystasoa. Se ottaa prioriteetin ja suodattaa viestin Saapuneet-kansiosi Tärkeä-alueella. Tämä ominaisuus perustuu ennustettuun käyttäytymiseen ja muutoksiin sen mukaan, kenelle lähetät sähköpostia ja onko viesti luotu automaattisesti vai oikealta henkilöltä. Muiden sähköpostiohjelmien avulla voit muuttaa sähköpostien tärkeyttä manuaalisesti. Tästä on hyötyä esimerkiksi, jos lähettäjä käyttää usein korkean prioriteetin/tärkeää lippua, vaikka sen ei pitäisi, tai jos haluat merkitä kaikki tietyn lähettäjän sähköpostit tärkeiksi.
Miksi sillä on väliä
Tärkeiden sähköpostien pitäminen eturintamassa antaa sinun keskittyä niihin sen sijaan, että kuluttaisit aikaa merkityksettömien sähköpostien selaamiseen. Se on yksi parhaista tavoista kommunikoida tehokkaasti, ja vuorovaikutus sähköpostien kanssa omilla ehdoillasi ja prioriteettisi mukaisesti parantaa käyttökokemusta. Riippuen käyttämästäsi sovelluksesta, sähköpostiohjelma voi toimittaa ilmoituksen uudesta sähköpostista vain, jos se pitää viestiä tärkeänä. Ei-kriittisten sähköpostien poistaminen ilmoituksista poistamatta niitä vähentää häiriötekijöitäsi.
Aseta sähköpostin prioriteetit
Monet sähköpostiohjelmat mahdollistavat viestin prioriteetin asettamisen sähköpostin kirjoittamisen yhteydessä. Se sijaitsee yleensä piirustuslaatikossa. Joissakin sähköpostiohjelmissa, kuten Gmailissa, lähtevän sähköpostin merkitseminen tärkeäksi edellyttää kuvaajan lisäämistä, kuten: [URGENT]aiheriville.