Jos käytät useampaa kuin yhtä laitetta, tarvitset jonkinlaisen synkronointiratkaisun tai strategian varmistaaksesi, että sinulla on aina uusimmat sähköpostit, asiakirjat, osoitekirja, valokuvat ja tiedostot päivitettyinä missä tahansa. Näin voit synkronoida kansioita useiden tietokoneiden välillä pilvitallennustilan ja Bluetoothin avulla.
Pilvipohjaiset tallennussovellukset
Tiedostojen synkronoinnin ja verkkopohjaisten sovellusten avulla voit käsitellä asiakirjaa yhdellä tietokoneella ja kirjautua sitten sisään toiseen laitteeseen (esimerkiksi kannettavaan tietokoneeseen tai älypuhelimeen) ja jatkaa asiakirjan käsittelyä siitä, mihin jäit. Verkkosovellukset, kuten Dropbox, Apple iCloud ja Google Drive, synkronoivat kansioita laitteidesi välillä ja tallentavat kopioita jaetuista kansioista verkossa. Yhdellä laitteella tehdyt muutokset kyseisen kansion tiedostoihin päivitetään automaattisesti toisessa. Voit myös ottaa käyttöön tiedostojen jakamisen, käyttää tiedostoja matkapuhelimella ja avata verkkosivuilla olevia tiedostoja joissakin sovelluksissa. Verkkopohjaisten sovellusten avulla tallennat tiedostosi etäpalvelimelle (pilvi), josta voit hakea ne myöhemmin. Tarvitset vain Internet-yhteyden, olipa se sitten Internet-palveluntarjoajan tai puhelimesi dataliittymän kautta. Suosittu verkkopohjainen ratkaisu on Googlen sovellussarja (Gmail, Docs, Photos ja muut). Käytä Googlen sovelluksia yksinään tai osana Google Workspacea, joka tarjoaa syvemmän integroinnin. Yahoo tarjoaa samanlaisia sovelluksia. Microsoft Outlook tarjoaa sinulle online-käytön kalenteriisi, sähköpostiisi, yhteystietoihisi ja muuhun pilvitallennustilan kautta.
Työpöydän tiedostojen synkronointiohjelmisto
Jos et pidä tiedostojen tallentamisesta verkkoon, asenna ohjelmisto, joka synkronoi tiedostot paikallisesti tai yksityisen verkon kautta. Shareware- ja freeware-sovelluksia tiedostojen synkronointiin ovat GoodSync ja SyncBack. Sen lisäksi, että nämä ohjelmat tarjoavat tehokkaita tiedostojen synkronointivaihtoehtoja (korvattujen tiedostojen useiden versioiden säilyttäminen, tiedostojen synkronointi-, pakkaus- tai salausaikataulun asettaminen), nämä ohjelmat mahdollistavat yleensä synkronoinnin ulkoisten asemien, FTP-sivustojen ja palvelimien kanssa.
Kannettavien laitteiden käyttäminen tiedostojen synkronointiin
Toinen vaihtoehto pitääksesi uusimmat tiedostosi aina mukanasi on käyttää ulkoista laitetta, kuten kannettavaa kiintolevyä, USB-muistitikkua tai älypuhelinta. Voit käsitellä tiedostoja kannettavassa laitteessa tai yhdistää laitteen tietokoneeseesi Bluetoothin tai USB-kaapelin kautta tiedostojen, sähköpostien, yhteystietojen ja kalenteritapahtumien synkronoimiseksi. Joskus tiedostojen kopioiminen ulkoiselle asemalle ja ulkoisesta asemasta on ainoa vaihtoehto, jos haluat synkronoida koti- ja toimistotietokoneesi ja yrityksesi IT-osasto ei salli hyväksymättömien ohjelmistojen asentamista. Tällaisissa olosuhteissa ulkoiset laitteet eivät välttämättä pysty muodostamaan yhteyttä, joten tarkista vaihtoehtosi IT-tiimiltä.
Synkronoi sähköpostitilit IMAPin kanssa
Mitä tulee sähköpostiin, IMAP-protokollan valitseminen sähköpostin asetuksista (esimerkiksi Outlookin työpöytäohjelmassa) on helpointa useiden tietokoneiden käyttöön. Se säilyttää kopion kaikista palvelimella olevista sähköposteista, kunnes poistat ne, jotta voit käyttää samoja sähköposteja eri laitteilta. Jos käytät POP-protokollaa, joka lataa sähköpostisi tietokoneellesi, useimpien sähköpostiohjelmien tiliasetuksissa on asetus jättää kopio viesteistä palvelimelle, kunnes poistat ne. Näin saat samat edut kuin IMAP.
Microsoft Outlook (PST) -tiedostojen siirtäminen
Jos sinun on synkronoitava paikallisesti tallennettu PST-tiedosto kahden tai useamman tietokoneen välillä, tarvitset kolmannen osapuolen ratkaisun, kuten GoodSyncin. Vaihtoehtoisesti voit viedä sähköpostit Outlookista yhdellä laitteella ja tuoda ne toisella.