Useimmille ihmisille työskentely teknisen tuen kanssa on lähellä hammashoitoa hauskojen asioiden luettelossa. Usko tai älä, mutta soittamisen tai keskustelemisen teknisen tuen kanssa tietokoneen ongelmasta ei tarvitse pilata päivääsi. Näiden vinkkien taustalla olevat ideat pätevät myös tietojenkäsittelyn ulkopuolella, joten pidä ne mielessäsi, kun älypuhelimesi lopettaa sähköpostin tarkistamisen tai DVR on juuttunut yhteen kanavaan. Ei ole lupausta siitä, että kokemus olisi nautinnollinen, mutta voit tehdä useita asioita, jotta teknisen tuen kanssa puhuminen olisi sinulle vähemmän tuskallista kuin aiemmin.
Valmistaudu ennen kuin soitat tai chattailet
Ennen kuin otat puhelimeen tai alat kirjoittaa chat-ruutuun, varmista, että voit selittää ongelmasi. Mitä paremmin olet valmistautunut, sitä vähemmän aikaa käytät teknisen tuen kanssa puhumiseen. Tarkat asiat, jotka sinun on oltava valmiina, riippuvat ongelmastasi, mutta tässä on joitain muistaa:
- Jos saat virheilmoituksen: Mikä on tarkalleen virheilmoitus näytölläsi?
- Jos sinulla ei ole virheilmoitusta: Mitä tarkasti toimiiko tietokoneesi? «Se ei vain toimi« ei tule selviämään.
- Aikajana: Milloin ongelma alkoi?
- yhteydessä: Tapahtuiko jotain muuta samaan aikaan, kun ongelma alkoi? (esim. kuoleman sininen näyttö, savu tietokoneesta, virusvaroitus jne.)
- Perustiedot: Mikä on ongelman aiheuttavan ohjelman versionumero? Mitä käyttöjärjestelmää käytät (esim. Windows 11, Windows 7, macOS High Sierra)?
- Ongelman ratkaiseminen: Mitä olet jo tehnyt ratkaistaksesi ongelman?
- kehitystä: Onko ongelma muuttunut sen jälkeen, kun se ilmeni ensimmäisen kerran (esim. tietokone sammuu useammin, virheilmoitus tulee nyt eri aikaan jne.)
Suosittelemme kirjoittamaan tämän kaiken ylös ennen pyytää teknistä tukea.
Kommunikoi selkeästi
Työskentely teknisen tuen kanssa on viestintää. Koko syy puheluun on kommunikoida tukihenkilön kanssa, mikä ongelma on, ja kertoa sinulle, mitä sinun tulee tehdä (tai tehdä) ongelmasi korjaamiseksi. Linjan toisessa päässä oleva henkilö voi olla 10 mailin tai 10 000 mailin päässä. Hän voi olla kotoisin samasta maastasi tai maan osasta, jonka olemassaolosta et edes tiennyt. Jos puhut hitaasti ja artikuloit hyvin, vältyt turhalta hämmennykseltä ja turhautumiselta. Muista myös soittaa rauhalliselta alueelta. Haukkuva koira tai huutava lapsi eivät todennäköisesti paranna jo olemassa olevaa kommunikointiongelmaa. Kun käytät keskustelua, muista käyttää kokonaisia lauseita ja välttää tunnuslauseita, tekstiviestien kieltä ja liiallisia hymiöitä.
Ole perusteellinen ja täsmällinen
Käsittelimme tätä hieman artikkelissa Valmistaudu ennen kuin soitat tai chattailet vihje yllä, mutta tarve olla perusteellinen ja täsmällinen vaatii oman osionsa! Saatat olla tietoinen tietokoneesi kohtaamista ongelmista, mutta tekninen tuki ei ole. Sinun on kerrottava koko tarina mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi sanonta «Tietokoneeni lakkasi juuri toimimasta» ei tarkoita mitään. On olemassa miljoonia tapoja, joilla tietokone ei ehkä «toimi», ja tavat ratkaista nämä ongelmat vaihtelevat suuresti. On aina suositeltavaa käydä läpi ongelman aiheuttava prosessi yksityiskohtaisesti. Jos tietokoneesi ei esimerkiksi käynnisty, kuvaile ongelmaa tekniselle tuelle seuraavasti:
«Painan tietokoneeni virtapainiketta ja vihreä valo syttyy tietokoneeni etupuolelle ja näyttööni. Näytölle tulee hetkeksi tekstiä ja sitten koko juttu sammuu. Näyttö pysyy päällä, mutta kaikki tietokoneeni kotelon etupaneelin valot sammuvat. Kun käynnistän sen uudelleen, sama tapahtuu yhä uudelleen.»
Toista yksityiskohdat
Toinen tapa välttää sekaannuksia kommunikoinnissa on toistaa, mitä henkilö, jonka kanssa puhut, sanoo. Oletetaan esimerkiksi, että tekninen tuki neuvoo sinua «Napsauta x, napsauta sitten y ja valitse sitten z.» Sinun pitäisi toistaa: «Okei, napsautin x, sitten y, sitten z.» Tällä tavalla tekninen tuki voi olla varma, että olet suorittanut vaaditut vaiheet ja että olet ymmärtänyt täysin, mitä sinulta pyydettiin. «Okei, tein sen» vastaaminen ei vahvista, että ymmärsitte toisianne. Toistamalla yksityiskohdat voit välttää suuret sekaannukset, varsinkin jos sinulla on kielimuuri. Toinen huomautus tässä: itse asiassa tehdä mitä tekninen tuki sinulta pyytää. Soitat heille syystä, joten vaikka olet jo suorittanut vaiheen, jonka he käskevät sinua suorittamaan nyt, noudata vain, vaikka et usko sen vaikuttavan.
Älä mene tunteisiin
Kukaan ei pidä tietokoneongelmista. Ne jopa turhauttavat minua. Tunnelmaisuus ei kuitenkaan ratkaise mitään. Ainoa asia, joka saa tunteita, on pidentää aikaa, jonka joudut puhumaan teknisen tuen kanssa, mikä turhauttaa sinua entisestään. Yritä pitää mielessä, että henkilö, jonka kanssa puhut puhelimessa, ei ole suunnitellut laitteistoa tai ohjelmoinut ohjelmistoa, joka aiheuttaa sinulle ongelmia. Hänet on palkattu ratkaisemaan ongelmasi yhtiön ja sinun heille toimittamien tietojen perusteella. Hallitset vain antamiasi tietoja, joten on parasta lukea joitain yllä olevista vinkeistä ja yrittää viestiä mahdollisimman selkeästi.
Hanki «lippunumero»
Sitä voidaan kutsua julkaisunumeroksi, viitenumeroksi, tapahtumanumeroksi jne., mutta jokainen nykyaikainen tekninen tukiryhmä, olipa he hallissa tai ympäri maailmaa, käyttää jonkinlaista lipunhallintajärjestelmää seuratakseen asiakkailtaan ja asiakkailtaan saamiaan ongelmia. rehtorit.. Teknisen tuen edustajan tulee kirjata puhelusi tiedot lippuun, jotta seuraava henkilö, jonka kanssa puhut, voi jatkaa siitä, mihin jäit tässä puhelussa, olettaen, että sinun täytyy soittaa uudelleen.
Ainoa pahempi asia kuin soittaa tekniseen tukeen…
… soittaa tekniseen tukeen kahdesti. Varma tapa tarvita teknistä tukea toisen kerran on, jos ensimmäinen puhelusi ei ratkaissut ongelmaa. Toisin sanoen, lue yllä olevat vinkit uudelleen ennen kuin otat puhelimeen! Jos sinulla on nämä tiedot ennen kuin soitat ensimmäisen tukipyynnön, alan «ensimmäisen puhelun ratkaisu» on todennäköisesti paljon suurempi. Se tekee hyvää liiketoiminnalle ja Oikeasti hyvää mielellesi!