Mitä tietää
- Ennen kuin digitoit tiedostot, luo kansiot ja alikansiot tiedostojen järjestämistä varten.
- Varmista, että skanneri tai tulostin tukee Optical Character Recognition (OCR) -ohjelmistoa ja että OCR-ohjelmisto on asennettu.
- Prosessi vaihtelee sen mukaan, haluatko skannata asiakirjan Macilla vai skannata asiakirjan Windowsissa.
Paperiasiakirjojen digitalisointi voi auttaa järjestämään tärkeät paperityöt. Digitaaliset tiedostot, mukaan lukien PDF-tiedostot, voidaan muuntaa haettavissa oleviksi tiedostoiksi käyttämällä optista merkintunnistusohjelmistoa (OCR), joka yleensä toimitetaan tulostimen mukana. Tämä tarkoittaa, että tietosi eivät vie tilaa ja ne on helpompi löytää. Voit myös tallentaa digitaaliset tiedostosi CD- tai DVD-levylle, flash-asemaan tai online-tallennustilaan. Näin järjestät skannatut asiakirjat.
Kuinka käyttää skanneria organisaatiosi järjestämiseen
Tässä on joitain vaiheita, joiden avulla voit järjestää yrityksesi tai kotisi skannerin avulla. Tarvitset asiakirjaskannerin toimiaksesi. Sen ei tarvitse olla kallis tai ylellinen. Jos sinulla ei ole sellaista, aloita näillä valokuva- ja asiakirjaskanneriarvosteluilla saadaksesi parhaat ostokset. Jos et halua erillistä skanneria, halpa all-in-one-tulostin voi hoitaa homman.
-
Käy läpi paperityösi ja päätä, mitä voit digitoida ja mitä voit turvallisesti heittää pois. Tämä kestää todennäköisesti jonkin aikaa. Työskentele tarvittaessa pienin askelin.
-
Ennen kuin digitoit tiedostot, luo kansiot ja alikansiot tiedostojen tallentamista varten. Mieti tarvitsemasi luokat ja luo kullekin luokalle kansio. Laita luottokorttikuitit yhteen kansioon ja autovakuutuspaperit toiseen. Puhelinlaskut, päivittäistavarakuitit, kodin korjauslaskut ja niin edelleen voidaan sijoittaa erillisiin kansioihin. Luo jokaiseen kansioon alikansioita jokaiselle vuodelle (tai kuukaudelle). On helpompi aloittaa organisoidulla järjestelmällä ja lisätä uusia papereita oikeaan tiedostoon kuin järjestää järjestelmä uudelleen aina, kun uusi kuitti skannataan. Voit luoda uuden kansion Windowsissa napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella työpöytää ja valitsemalla Uusi † kansio† Kun olet uudessa kansiossa, toista tämä vaihe luodaksesi alikansion. Jos haluat luoda uuden kansion Macissa, valitse Tiedosto † Uusi karttatai paina Siirtää†Tehtävä†N†
-
Varmista, että skannerin tai tulostimen mukana toimitettiin optinen merkintunnistusohjelmisto (OCR). Sen avulla voit skannata asiakirjoja PDF-muodossa ja muokata tiedostoja. On mahdollista, että Windows-tietokoneellesi on asennettu kunnollinen OCR-ohjelmisto. Jos sinulla ei ole OCR-ohjelmistoa asennettuna tietokoneellesi, ABBYY FineReader ja Adobe Acrobat Pro DC ovat suosittuja vaihtoehtoja.
-
On aika skannata asiakirjasi. Kuinka teet tämän tarkalleen, riippuu käyttämäsi skannerin tyypistä ja ohjelmistosta. Lifewirellä on oppaita asiakirjojen skannaamiseen Windowsissa ja Macissa.
-
Kun olet valmis digitoimaan asiakirjat, seuraa fyysistä paperityötä. Varmista, että skannaat asiakirjat automaattisesti aina, kun saat uudet kuitit tai paperit. Muuten paperit alkavat taas kasautua.