Tärkeimmät oppimispisteet
- Google on julkistanut uusia ominaisuuksia etätyöntekijöille suunniteltuun Workspace-ohjelmistoonsa.
- Päivitys sisältää työkaluja keskittymisajan luokitteluun Google Kalenterissa ja Chatissa, parannettuja tapoja osallistua Google Meetiin ja Office-ohjelmistopaketin.
- Google tarjoaa tavan seurata, kuinka paljon aikaa vietät kokouksissa viikoittain.
Aseta aikavyöhyke
Tärkeä uusi ominaisuus etätyöntekijöiden Workspacessa on mahdollisuus määrittää tilasi, kuten poissaolot ja työajat. Voit luoda tapahtuman nimeltä «Focus Time», joka rajoittaa vastaanottamiesi ilmoitusten määrää. Voit myös määrittää sijaintisi, jotta kollegasi tietävät, milloin olet tavoitettavissa aikavyöhykkeelläsi. Palvelut, kuten Gmail ja Chat, tietävät tilasi ja sijaintisi ja muokkaavat ilmoituksia sen mukaan. Kaikkien viesti- ja tuottavuussovellusten saaminen yhteen paikkaan voi auttaa etätyöntekijöitä. «Jos työskentelet etänä, tärkeimmät tarvitsemasi asiat ovat loistavat videopuheluohjelmistot, dokumenttien kirjoitusohjelmistot, kalenteriohjelmistot ja esitysten luontiohjelmistot…» «Yrityksillä on tällä hetkellä käytössä keskimäärin 5-6 erilaista viestintäteknologiaa , eivätkä ne usein integroidu toisiinsa», sanoi Spiceworks Ziff Davisin tekninen asiantuntija Peter Tsai sähköpostihaastattelussa. «Voimme käyttää Gmailia pidempään viestintään, siirtyä Slackiin ryhmätekstikeskusteluun, mutta sitten hypätä Zoomiin videopuheluun ja käyttää erillistä puhelintuotetta.» Google tarjoaa tavan seurata, kuinka paljon aikaa vietät kokouksissa viikoittain. Vain «Time Insights» -erittely on yksittäisen käyttäjän käytettävissä, ei esimiehesi.
Sama kokous, monta näyttöä
Toinen hieno ja mahdollisesti hyödyllinen ominaisuus on «toisen näytön kokemukset» Google Meetille. Näin ihmiset voivat kirjautua kokoukseen useilta laitteilta, joten voit jakaa näyttöjä ilman, että istunto vie koko kannettavaa tietokonettasi. Voit esimerkiksi osallistua keskusteluun puhelimellasi, mutta silti katsella esitystä kannettavallasi. Meet-videopuhelusovellus saa useita uusia ominaisuuksia, kuten kyselyt, kysymykset ja vastaukset sekä livetekstitykset. Muita uusia ominaisuuksia ovat mobiiliruutunäkymä, jotta näet useampia ihmisiä pienemmillä näytöillä samanaikaisesti. Jaetun näytön ja kuva kuvassa -tuki on nyt saatavilla myös matkapuhelimiin. Uudet Workspace-ominaisuudet tulevat kahden uuden kalenteripäivityksen lisäksi, jotta työntekijät voivat tasapainottaa henkilökohtaiset ja ammatilliset sitoumukset. Segmentoidun työajan avulla käyttäjät voivat jakaa työtunnit useisiin segmentteihin päivän aikana. Kalenteri saa myös toistuvia poissaolokohteita, joiden avulla käyttäjät voivat kommunikoida, kun he ovat poissa toimistosta, luomatta joka kerta uutta kohdetta. «Jos työskentelet etänä, tärkeimmät asiat, joita tarvitset, ovat loistavat videopuheluohjelmistot, hyvät dokumenttien kirjoitusohjelmistot, kalenteri- ja esitysohjelmistot, ja Workspacessa on kaikki nämä asiat», sanoi tekniikan harrastaja Naman. Bansal sähköpostihaastattelussa. Jos et halua kirjautua Googleen, yksi parhaista vaihtoehdoista on Zoho Office Suite, videoneuvottelujen vertailusivuston GetVoIP:n perustaja ja toimitusjohtaja Reuben Yonatan sanoi sähköpostihaastattelussa. «Zoho tarjoaa yhtenäisen viestinnän ja yhteistyön työpaikalla sovelluksilla, kuten tekstinkäsittelyohjelmalla, laskentataulukoilla, verkkokokouksilla ja sosiaalisen intranetillä», hän lisäsi. Bansal mainosti Microsoft Office 365:tä ja kutsui sitä «täydelliseksi vaihtoehdoksi Microsoftilta». Mutta Rise Digitalin johtaja Christian Newman sanoi sähköpostihaastattelussa, että Workspace voittaa Officen, koska se on pilvipohjainen, «eli etäystävälliset ominaisuudet otetaan käyttöön nopeammin ja integroituvat syvemmin toisiinsa.»