On monia tapoja jakaa kansio Outlookissa muiden kanssa. Se voi tehdä työskentelystä tiimin kanssa tai projektissa paljon helpompaa, kun kaikki viestintä on samassa paikassa, ja se voi olla loistava tapa hallita kotitalouksia, taloutta ja paljon muuta. Opi luomaan jaettuja Outlook-kansioita ja järjestämään työsi. Sinulla on oltava pääsy Exchange-palvelimeen. Tämä on ainoa tapa hallita tai jakaa Outlook-kansioita.
Jaa kansio Outlook 2016:ssa
Ennen kansion jakamista kannattaa tarkistaa, salliiko järjestelmänvalvojasi tämän. Jos kyllä, sinun on tehtävä seuraava:
-
Avaa Outlook tavalliseen tapaan.
-
Etsi kansio, jonka haluat jakaa jonkun kanssa.
-
Kun olet löytänyt, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet
-
Valitse ominaisuusikkunassa oikeuksia -välilehti.
-
Valitse Lisätä†
-
Valitse palvelimen sähköpostiosoitteiden luettelosta se, jonka kanssa haluat jakaa kansion Outlookissa.
Avaa jaettu kansio Outlookissa
Jos joku muu on jakanut kansion kanssasi, varmista, että hän on antanut sinulle oikeat käyttöoikeudet. Saat todennäköisesti sähköpostin jakamiskutsun, ja sinun tarvitsee vain valita Avaa nämä muistiinpanot/tehtävät/päiväkirja/yhteystiedot/kalenteri vasemmassa yläkulmassa. Harkitse jaetun kansion kutsusähköpostin säilyttämistä. Jos poistat kutsusähköpostin, jaettu sisältö on edelleen käytettävissäsi. Sinun on vain muutama lisävaihe. Valitse vain kansio -välilehti ja valitse sitten Avaa jaettu kalenteri/yhteystiedot/päiväkirja/muistiinpanot/tehtävät† Tämä toimii Outlook 2010:ssä, Outlook 2013:ssa, Outlook 2016:ssa ja Outlook 2019:ssä
Poista jaettu kansio
Jaatpa sitten kansion tai poistat jaetun kansion, prosessi on pitkälti sama. Jos kansio on jaettu kanssasi, helpoin tapa päästä eroon siitä on pyytää sinulle käyttöoikeuden myöntäjää peruuttamaan kaikki käyttöoikeudet. Jos haluat poistaa jonkun katsomasta jaettua kansiotasi, noudata näitä ohjeita:
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella jaettua kansiota Outlookissa ja valitse sitten Ominaisuudet†
-
Valitse Jaa kansiot -välilehti.
-
Valitse käyttäjä, jonka kanssa haluat lopettaa kansion jakamisen, ja valitse sitten Poista†
Oikeustasot Outlookin jaetuissa kansioissa
On olemassa tapa rajoittaa sitä, mitä ihmiset voivat tehdä jaetussa kansiossa käyttämällä useita käyttöoikeusohjeita. Avaa Outlook, napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten Ominaisuudet † oikeuksia† Valitse sieltä Lupataso avattavasta valikosta ja valitse eri taso jokaiselle henkilölle, jonka kanssa haluat jakaa kartan. Esimerkiksi jos valitset Omistajahenkilö voi tehdä mitä tahansa, mutta jos valitset Arvostelijahe voivat vain lukea kohteet eivätkä mitään muuta.
