Dropbox voi nyt automaattisesti siirtää, nimetä uudelleen ja jopa muuntaa tiedostoja.
Määritä vain säännöt ja laita sitten kohteet kansioihin.
On olemassa monia muita tehokkaita työkaluja Dropboxin automatisointiin.
Dropbox järjestää kansiosi automaattisesti puolestasi ja nimeää uudelleen, siirtää ja jopa kääntää kaiken, mitä sinne laitat. On monia tapoja automatisoida Dropboxin kansiot – loppujen lopuksi se on vain kansio täynnä tiedostoja – mutta sisäänrakennettu työkalu voi tarjota useita etuja mukavuuden, turvallisuuden ja luotettavuuden suhteen. Ja voit silti käyttää kaikkia haluamiasi kolmannen osapuolen työkaluja. Joten miksi automatisoidut hakemistot ovat niin hyvä idea ja mitä ne voivat auttaa sinua? †[Automated folders are] uskomattoman helppo tapa hallita mitä tahansa suuria projekteja useilla tiedostoilla ja useilla lahjoituksilla», Devon Fata, verkkokehittäjä Pixoulin toimitusjohtaja, kertoi Lifewirelle sähköpostitse. «Upea, kaikille toimivan organisaatiojärjestelmän luominen on jatkuvaa kamppailua missä tahansa eräänlaista projektityötä, ja tämä voisi säästää paljon aikaa näillä alueilla.»
Lähetyksen loppu
Kansiot ovat usein sekaisin. Tyhjennämme tiedostot kansioon esimerkiksi siivotaksemme työpöytämme, ja sitten vedämme osan tiedostoista alikansioon ensimmäisen kansion puhdistamiseksi. Kuvittele, voisivatko tiedostot järjestellä itseään. Jopa ne meistä, jotka ovat ymmärtäneet kaiken, voivat hyötyä automaattisesta arkistointista. Ja Dropboxilla se on pian helppoa. Sinun tarvitsee vain määrittää automaatiosäännöt kerran ja Dropbox tekee kaiken työn.
Voit esimerkiksi luoda säännön, joka sijoittaa tiedostosi automaattisesti kansioihin päivämäärän perusteella. Laita joukko tiedostoja Dropboxiin ja se luo kansiot tammikuulle, helmikuulle jne. ja laittaa tiedostosi niihin. Juurikansioon lisätyt tulevat tiedostot siirretään automaattisesti näihin alikansioihin. Ihanteellinen esimerkiksi verokuittien säilyttämiseen. Se on jo mukavaa ja melko voimakasta, mutta se paranee paljon. Dropbox voi myös automaattisesti nimetä tiedostoja ja valokuvia uudelleen, ehkä niiden luomis-/ottopäivämäärän perusteella. Se voi myös merkitä tiedostosi ja jopa muuntaa ne muihin muotoihin. Sinulla voi esimerkiksi olla kansio, joka muuntaa kaiken PDF-tiedostoksi, tai kansio, joka purkaa automaattisesti zip-tiedostot. Hienoa on, että nämä toiminnot käynnistyvät siirtämällä tiedostoja kansioihin, mikä voidaan tehdä millä tahansa yhdistetyllä laitteella.
vaihtoehtoja
Dropbox-kansioautomaatio tulee lopulta kaikkien saataville, mutta tällä hetkellä se otetaan käyttöön vain yritysasiakkaille. Silti on paljon tehokkaampia vaihtoehtoja Dropbox-kansioiden tai muiden kansioiden automatisoimiseksi. Kansioiden automatisoinnissa on kaksi pääluokkaa. Yksi on verkkopohjainen palvelu, kuten Zapier tai IFTTT (If This Then That). Toinen on työkalu, joka toimii paikallisesti tietokoneellasi, kuten erinomainen Hazel for Mac. Sitten on enemmän yksikäyttöisiä palveluita, kuten Cloud Convert, jotka valvovat Dropbox-kansiota ja muuntavat kaiken lisäämäsi. Se on tehokas ja helppokäyttöinen.
Verkkopohjaisen työkalun etuna on, että se voi muodostaa yhteyden muihin verkkopalveluihin. IFTTT voi tehdä joitain villiä asioita. Voit esimerkiksi saada älykkään hehkulampun vilkkumaan punaisena aina, kun Lifewire Newsissa julkaistaan uusi artikkeli. Zapier tarjoaa entistä syvempiä – vaikkakin paljon monimutkaisempia asentaa – automatisointeja, jotka kaivautuvat Gmailiin, Slackiin, Twitteriin, Trelloon ja muihin. Näiden online-työkalujen haittapuoli on, että yksityisten tietojesi on poistuttava tietokoneeltasi, ennen kuin se voi toimia. Toisaalta suuri osa tiedoista on jo jossain pilvessä.
paikallinen
Jos todella haluat ottaa vakavasti tietokoneesi automatisoinnin, työkaluja on monia. Macissa ja iOS:ssä voit käyttää sisäänrakennettua Pikakuvakkeet-sovellusta, jonka mukana tulee galleria valmiista automaatioista. Jotkut näistä toimivat myös Dropboxin kanssa. Kokeile Hazelia automatisoidaksesi kansiot. Tämä tarkistaa hakemistoista uusia tiedostoja ja toimii niiden mukaan. Yksi käyttämäni Hazel-sääntö on kuvien etsiminen työpöydältäni. Se kutistaa kuvakaappaukset 2 000 pikselin leveyteen, jotta voin käyttää niitä tämän kaltaisissa online-artikkeleissa. Toinen rivi ottaa webp-kuvia ja muuttaa ne JPG:iksi. Minulla on myös sääntö, joka kopioi kappaleet sovellukseen, joka tunnettiin aiemmin nimellä iTunes.
Hazel tarjoaa omat sisäänrakennetut toiminnot, mutta voit käyttää sitä myös pikakuvakkeiden, AppleScripts- ja Automator-toimintojen suorittamiseen ja jopa omien skriptien kirjoittamiseen valitsemallasi ohjelmointikielellä. Tämä modulaarisuus tekee siitä erittäin helpon aloittamisen, mutta myös rajattomat. Ja tietysti se voi toimia missä tahansa Dropboxisi kansiossa. Dropboxin uusi sisäänrakennettu automaatio näyttää hyvältä ja kattaa perusasiat, mutta toivottavasti se herättää kiinnostusta myös tehokkaampiin automaatioihin. Mitä hyötyä tietokoneesta on, jos se ei voi tehdä kaikkea kiireistä työtä puolestasi?
