Cisco Systemsin valmistama WebEx on yksi laajimmin käytetyistä online-kokoustyökaluista ympäri maailmaa. Se on monipuolinen työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat tavata toisensa Internetissä jakaessaan näyttöjä ja puhuen puhelimessa tai VoIP:n kautta. Se on vankka ohjelma, joka toimii hyvin Windowsissa, Macissa ja jopa älypuhelimissa ja tableteissa ja antaa osallistujille joustavuutta liittyä kokouksiin suosikkilaitteestaan.
WebEx yhdellä silmäyksellä
Ei ole ihme, että WebEx on yksi laajimmin käytetyistä online-kokoustyökaluista, sillä se tarjoaa käyttäjille tarpeeksi ominaisuuksia luodakseen verkkokokouksen, jossa osallistujat tuntevat olevansa yrityksen kokoushuoneessa. Se toimii hyvin Windowsissa ja Macissa ja on erinomainen valinta niille, jotka haluavat osallistua kokouksiin liikkeellä ollessaan älypuhelimellaan tai tablet-laitteellaan.
Hyvät ja huonot puolet
Edut: WebExillä on yksinkertainen käyttöliittymä, vaikka se on hieman vähemmän intuitiivinen kuin GoToMeeting. Käyttäjät voivat helposti jakaa työpöytänsä sekä asiakirjoja tai sovelluksia tietokoneella. Esittäjien vaihtaminen, taulujen luominen sekä näppäimistön ja hiiren ohjaimien välittäminen on nopeaa ja helppoa, mikä tekee kokouskokemuksesta saumattoman.
haittoja: WebExin valitsema oletusselain on Internet Explorer, joten jos käytät mieluummin Firefoxia tai Chromea, sinun tulee muuttaa selaimesi asetuksia ennen kuin napsautat työkalun kautta jaettua linkkiä. WebEx alkaa 49 dollarista kuukaudessa rajoittamattomille kokouksille, joissa kussakin on enintään 25 osallistujaa (kirjoitushetkellä). Tämä on samanlainen kuin GoToMeeting, joka sallii jopa 15 osallistujaa per kokous samaan hintaan. Käyttäjillä on myös mahdollisuus maksaa käyttökertakohtaisesti.
Luo kokous ja liity siihen
Kokouksen luominen WebExin avulla on helppoa, kun alkuasetusprosessi on valmis ja Meeting Center on ladattu isännän tietokoneelle. WebEx on verkkopohjainen online-kokoustyökalu, mikä tarkoittaa, että latauksia ei vaadita, ja toimimiseen tarvitaan vain verkkoselain, kuten Firefox, Internet Explorer tai Chrome. Isännät voivat kutsua osallistujia sähköpostitse, pikaviestillä tai jopa chatilla. Kutsu sisältää linkin, joka vie osallistujat nopeasti suoraan kokoukseen ja kehottaa heitä muodostamaan yhteyden puhelinlinjansa tai VoIP-yhteyden kautta. Saatavilla on maksuttomia numeroita ja eri maiden soittonumeroita, joten ulkomailla työskentelevien osallistujien ei tarvitse maksaa ulkomaanpuhelumaksuja osallistuakseen kokoukseen.
Jaa esityksiä ja sovelluksia
Vaikka näytön jakaminen on useimpien online-kokoustyökalujen perusominaisuus, WebEx menee pidemmälle antamalla isännille ohjauspaneelin, jonka avulla he voivat keskustella yksityisesti tai hallita kokousta, koska muut osallistujat eivät näe tätä paneelia. Näytön jakamisesta poistuminen on helppoa ja tehty yhdellä napsautuksella. Käyttäjät, jotka eivät halua jakaa näyttöään, mutta haluavat käydä läpi online-kokouksen esityksen, voivat jakaa sovelluksen, kuten PowerPointin, tai jopa vain yksittäisen esitystiedoston tietokoneestaan. Tiedosto tai sovellus näkyy sitten kokousnäytössä. Osallistujat voivat tarkastella ja hallita sovelluksia etänä, jos isäntä sallii sen. Jos esimerkiksi työskentelet Excel-laskentataulukon parissa, voit pyytää osallistujia syöttämään omat tietonsa kokouksen aikana. WebExissä on myös taulutoiminto, jonka avulla käyttäjät voivat piirtää tai kirjoittaa taululle kuin kasvokkain tapaamassa.
Jaa videoita
WebEx voi havaita, onko kokouksen osallistujalla verkkokamera, joten jos osallistuja päättää olla kameran edessä, hänen tarvitsee vain napsauttaa kamerapainiketta ohjauspaneelissa ja hänen kuvansa tulee näkyviin, kun hän puhuu. Tämä yhdessä live-yhteistyöominaisuuden kanssa saa osallistujat todella tuntemaan, että he kaikki työskentelevät yhdessä samassa tilassa. WebEx on yksi harvoista online-kokoustyökaluista, joka tarjoaa tämän ominaisuuden, joten se on olennainen työkalu, joka on otettava huomioon, jos uskot, että face-time-elementti on tärkeä online-kokouksissa.
muistiinpanojen tekeminen
WebExissä on kätevä ominaisuus, jonka avulla kokouksen järjestäjä voi joko määrittää oman muistiinpanon tekijän tai merkitä kaikki osallistujat suoraan ohjelmistoon sen muistiinpanosovelluksella. Kun kokous on ohi, muistiinpanot voidaan tallentaa jokaisen muistiinpanon tekijän tietokoneelle, mikä helpottaa verkkokokouksen seurantaa huomattavasti. Muistiinpanoja voidaan myös jakaa osallistujien kanssa kokouksen aikana, jolloin on helppo palata tarvittaessa uudelleen keskustelunaiheeseen tai esitettyyn kysymykseen.
Erilaisia hyödyllisiä työkaluja
Kuten aiemmin mainittiin, WebEx on monipuolinen työkalu, joka saa verkkokokoukset tuntumaan kasvokkain tapaamilta. Kokouksen isäntä voi esimerkiksi luoda kyselyitä ja päättää, voivatko osallistujat valita yksittäisiä vastauksia, useita vastauksia vai jopa lyhyitä vastauksia. Kyselyvastaukset voidaan sitten tallentaa isännän tietokoneelle tulevaa analysointia varten. WebExissä on myös chat-ominaisuus, jossa osallistujat voivat keskustella toistensa kanssa julkisesti tai yksityisesti isännän asettamien chat-rajoitusten mukaan. Isännät hallitsevat kokousta täysin ja voivat päättää, voivatko osallistujat tallentaa, tulostaa tai merkitä jaetun asiakirjan. He voivat myös mykistää kaikki osallistujat saapuessaan tai jopa mykistää valitut osallistujat kokouksen puolivälissä. Lisäksi isännät voivat rajoittaa kokousta milloin tahansa, mikä voi estää käyttäjiä, jotka yrittävät liittyä kokoukseen esimerkiksi liian myöhään, häiritsemästä sitä. Kaiken kaikkiaan WebEx on loistava työkalu niille, jotka haluavat kokoushuoneen tunnelman etäkokoustensa aikana. Työkalu on täynnä hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka antavat isännille täyden hallinnan kokouksiinsa, mutta myös auttavat osallistujia tekemään yhteistyötä reaaliajassa.