Virtaviivaista keskusteluja Outlookissa

Sähköpostiohjelmat lainaavat automaattisesti koko alkuperäisen viestin vastauksissa. Sähköpostikeskusteluissasi voi siis olla sama viesti useita kertoja: kerran alkuperäisessä sähköpostissa ja sitten lainaus jokaisessa vastauksessa. Käytä Outlook Conversation Clean Up -työkalua päästäksesi eroon näistä lainatuista viesteistä ja pitämään postilaatikkosi virtaviivaisena. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Outlook 2019:tä, Outlook 2016:ta, Outlook 2013:a ja Outlook for Microsoft 365:tä.

Virtaviivaista keskusteluja Outlookissa

Puhdista keskustelut Outlookissa ja poista tarpeettomat viestit:

1. Siirry kohtaan Koti -välilehti.

2. Vuonna Poista ryhmä, valitse Siisti†

3. Valitse kuinka paljon haluat siivota:​

   • Puhelun tyhjentäminen: Poista viestit, jotka on lainattu kokonaan muissa viesteissä nykyisestä keskustelusta.
   • Puhdista kansio: Poista kaikki tarpeettomat sähköpostit nykyisestä kansiosta.
   • Puhdista kansio ja alikansiot: Poista täysin lainatut viestit nykyisestä kansiosta ja kaikista sen alla olevista kansioista kansiohierarkiassa.

4. Valitse vahvistusikkunasta jompikumpi: Siisti tai Puhdista kansioriippuen vaiheessa 3 valitsemastasi puhdistusvaihtoehdosta.

   

5. Oletusarvoisesti Outlookin tarpeettomiksi tunnistamat sähköpostit menevät Poistetut-kansioon, mutta voit määrittää Outlookin siirtämään ne arkistoon tai muuhun kansioon.

Virtaviivaista keskustelua nopeasti Outlookissa pikanäppäimellä

Voit virtaviivaistaa nykyisen keskustelun nopeasti Outlookissa seuraavasti:

1. Valitse keskustelu, jonka haluat puhdistaa.

2. Lehdistö Alt+Del†

3. Valitse vahvistusikkunassa Siisti†

   

Määritä keskustelun puhdistusasetukset Outlookissa

Voit valita kansion, johon Outlook siirtää tarpeettomat viestit siivouksen aikana ja määrittää muut puhdistusasetukset:

1. Siirry kohtaan Tiedosto -välilehti ja valitse Vaihtoehdot†

   

2. Siirry kohtaan Mail kategoria.

3. Vuonna Puhelun tyhjentäminen osio, valitse Selailla läpi Seuraava Puhdistetut kohteet siirtyvät tähän kansioon†

   

4. Vuonna Valitse kansio valintaikkunassa, valitse kansio, johon tarpeettomat viestit tallennetaan, kuten Arkisto kansio. Valitse sitten Okei†

5. Valitse halutessasi muita vaihtoehtoja keskustelujen puhdistamiseen:

   • Kun puhdistat alikansioita, luo kansiohierarkia uudelleen kohdekansioon: Arkistoi kohteet säilyttäen kansiorakenteen. Valitse tämä vaihtoehto, jos käytät muuta kuin tyhjennyksen kohdekansiota Poistetut kohteet†
   • Älä siirrä lukemattomia viestejä: Seuraa lukemattomia sähköposteja (vaikka ne olisivat täysin lainattuja ja tarpeettomia).
   • Älä siirrä luokiteltuja viestejä: Seuraa merkitsemiäsi sähköposteja, jotta ne näkyvät hakukansioissa.
   • Älä siirrä merkittyjä viestejä: Ei siirrä tai poista sähköpostit, jotka olet merkinnyt seurantaa varten.
   • Älä siirrä digitaalisesti allekirjoitettuja viestejä: Tallentaa sähköpostit, jotka lähettäjä on allekirjoittanut henkilöllisyytensä vahvistamiseksi.
   • Kun vastaus muuttaa viestiä, älä siirrä alkuperäistä: Säilyttää jokaisen viestin koko ja muuttamattoman tekstin. Sähköpostit, jotka on lainattu kokonaisuudessaan ilman muutoksia, siirretään siivouksen aikana.

   

6. Valitse Okei†