Kun tallennat asiakirjoja Microsoft Wordiin, anna asiakirjoillesi kuvaava nimi, jotta löydät tiedostot nopeasti. Kehitä nimeämisjärjestelmä, niin sinun ei koskaan tarvitse etsiä tietokoneesi kiintolevyltä tai avata tiedostoja löytääksesi haluamasi tiedot. Näin voit kehittää nimeämisjärjestelmän, joka nopeuttaa hakuasi.
Oikea nimitysjärjestelmä
Ei ole oikeaa tai väärää tapaa nimetä tiedostoja, ja nimeämisjärjestelmät vaihtelevat käyttäjittain. Etsi itsellesi järkevä menetelmä ja käytä sitä johdonmukaisesti. Tässä on esimerkkejä tiedoista, jotka tulisi sisällyttää tiedoston nimeen, jotta tiedostojen löytäminen olisi nopeaa ja helppoa:
- Päivämäärä, jolloin asiakirja on laadittu: Lisää päivämäärä useimpien asiakirjojen, erityisesti kirjeenvaihdon, tiedostonimeen. Jos et muista, milloin käänsit asiakirjan, voit rajoittaa haun tiettyyn ajanjaksoon.
- Vastaanottajan nimi: Sisällytä vastaanottajan nimi, kun käsittelet kirjeitä ja muun tyyppisiä asiakirjoja, kuten sopimuksia, muistioita ja muistiinpanoja.
- Asiakirjan tyyppi: Esimerkkejä asiakirjatyypeistä ovat kirje, sopimus, ehdotus, blogikirjoitus ja raportti. Jos etsit kirjoittamaasi kirjettä, voit poistaa tiedostoja, joiden nimessä on sopimus tai ehdotus.
Tiedostonimeen sisällyttämiesi tietojen tulee olla samassa järjestyksessä kaikissa tiedostoissasi. Tämä johdonmukainen järjestys auttaa etsimään Open Word -valintaikkunan tai Windowsin Resurssienhallinnan lajittelupainikkeiden avulla. Lajittelusäädin lajittelee tiedostot aakkosjärjestyksessä (tai numeerisesti) siten, että tiedostot lajitellaan tiedostonimen ensimmäisen merkin mukaan. Tämä ei ole tyhjentävä luettelo tiedostojen nimeämisvihjeistä, mutta se on hyvä alku. Kun alat harjoitella tiedostojen nimeämistä johdonmukaisella tavalla, kehität sinulle parhaiten sopivan järjestelmän ja keksit omia temppujasi.