Liikkeen omistajana tai johtajana tiedät jo tarkalleen, kuinka tärkeää oikean tietokannan käyttö on. Varastoista ja toimituksista työntekijöille ja asiakkaille tiedät, että jopa hiljaiseen päivään liittyy paljon tietojen ylläpitoa. Todellinen kysymys on, millaisen tietokannan tarvitset? Toivottavasti et ole yrittänyt seurata näitä tietoja Microsoft Excelissä tai vastaavassa taulukkolaskentaohjelmassa. Jos näin on, aloita perustietokannasta, kuten Microsoft Accessista, jotta voit helposti siirtää tiedot tietokantaan. Pidettävän kaupan tyyppi ja koko vaikuttavat suuresti siihen, millainen tietokanta on järkevin. Jos myymäläsi on ajoittain viljelijämarkkinoilla, sinulla on hyvin erilaiset tarpeet kuin kivijalkakaupalla. Jos myyt ruokaa, pidä kirjaa vanhentumispäivistä osana varastoa. Jos myymäläsi on verkossa, sinun on tarkistettava kustannukset, toimituskulut ja tiedot. Kaikilla myymälöillä on kuitenkin joitain yhteisiä asioita, kuten varasto ja kassavirta. Tässä on muutamia huomioitavia asioita, jotka auttavat sinua löytämään parhaan tietokannan erityistarpeisiisi.
Tietokannassa säilytettävät tiedot
Liikkeen pyörittämiseen kuuluu monien eri näkökohtien seuranta. Sinun ei tarvitse vain pitää silmällä varastoa, vaan sinun on myös varmistettava, että sinulla on tarpeeksi tavaroiden varastointitapoja (kuten roskakorit, ripustimet, telineet ja arkut), tarvikkeita tavaroiden hinnan näyttämiseen, laskuja , myyntitiedot ja asiakastiedot. On paljon seurattavaa, ja tietokannat helpottavat kaupan hallintaa huomattavasti. Verkkokauppoja voi olla vaikea hallita, koska siellä on paljon muutakin seurattavaa, kuten toimitusta. Tietokanta helpottaa huomattavasti kaikkien näiden eri näkökohtien käsittelyä ilman jatkuvaa asiakas- tai myyntihistoriaasi viittaamista. Voit jopa viedä ja ladata tietoja, kuten raportteja, tietokantaasi, mikä eliminoi manuaalisen syöttämisen vaivan.
Päätetään ostaako vai rakentaako
Se, kannattaako tietokanta ostaa vai rakentaa, on iso kysymys, ja se riippuu täysin yrityksesi koosta ja siitä, mihin haluat sen viedä. Jos olet vasta aloittamassa ja sinulla on ylimääräistä aikaa (mutta hyvin rajallinen määrä rahaa), oman tietokannan rakentaminen on loistava tapa räätälöidä se yksilöllisiin tarpeisiisi. Tämä pätee erityisesti, jos olet vasta perustamassa verkkokauppaa. Tietokannan käynnistäminen juuri ennen verkkokaupan avaamista antaa sinulle paljon paremman käsityksen varastostasi ja lähtöpisteestäsi. Tämä on hienoa dataa, joka on helposti saatavilla verokauden aikana ja auttaa sinua pysymään ajan tasalla sekä varastostasi että asiakasdatastasi. Jos sinulla on suurempi yritys, varsinkin esimerkiksi franchising, tietokannan ostaminen toimii sinulle paremmin. Se auttaa sinua kaikissa asioissa, jotka saatat muuten unohtaa. Todennäköisesti sinulla ei ole aikaa luoda ja hallita tietokantaa, joten on parasta kattaa kaikki perusteet. Voit aina tehdä omia muutoksiasi samalla kun olet siinä.
Oikean tietokantaohjelman löytäminen
Jos päätät ostaa tietokantaohjelman, joudut viettämään paljon aikaa eri vaihtoehtojen tutkimiseen. Kauppatyyppejä on laaja valikoima, ja tietokantamarkkinat on räätälöity näiden erityyppisten yksilöllisten tarpeiden mukaan. Jos työskentelet tuotteiden ja elintarvikkeiden parissa, tarvitset selvästi jotain, joka auttaa sinua seuraamaan pilaantuvia tuotteita. Jos sinulla on kultaseppä, sinun pitäisi pystyä seuraamaan arvokkaiden esineiden vakuutusta. Verkkokaupassa ja fyysisessä toimipisteessä tarvitset ehdottomasti jotain, joka kattaa useita eri näkökulmia varastostasi, maksuistasi, veroistasi ja yrityksesi hallinnollisista näkökohdista. Jos olet myynyt tietyn tuotteen loppuun, sinun on tiedettävä se ajoissa, jotta voit heti merkitä sen loppuunmyytyksi myymälän verkko-osaan. Ennen kuin aloitat, mieti kaikkea, mitä sinun on seurattava, ja varmista sitten, että harkitsemissasi tietokannoista on vähintään nämä kohteet. Markkinoilla on monia tietokantoja, joten sinun pitäisi pystyä hankkimaan kaikki tarvitsemasi erittäin kohtuulliseen hintaan.
Luo oma tietokanta
Jos aiot luoda oman tietokannan, sinun on päätettävä, mitä ohjelmaa käytät. Microsoft Access on yleensä paras ohjelma, koska se on tehokas ja suhteellisen edullinen. Voit tuoda ja viedä tietoja muista Microsoft-ohjelmistoistasi (mikä on uskomattoman hyödyllistä, jos olet seurannut tietoja Excelissä). Voit myös ladata sähköpostit, myyntikirjeet ja muut dokumentaatiot (sekä Wordista että Outlookista) tietokantaan ja luoda niistä malleja. Accessin lisäetuna on huomattava määrä ilmaisia malleja ja tiedostoja, joten sinun ei tarvitse aloittaa alusta. Voit hankkia ilmaisen mallin ja tehdä sitten tarvittavat muutokset, jotta tietokanta sisältää kaiken tarvitsemasi.
Huollon tärkeys
Riippumatta siitä, miten hankit tietokantasi, sinun on ylläpidettävä sitä varmistaaksesi, että tietokanta on edelleen hyödyllinen sinulle. Jos et seuraa asioita, kuten varastoa, osoitteita, laskutusmuutoksia tai myyntien kokonaismääriä, tietokannasta tulee lopulta vain toinen laite ilman tarkoitusta. Ajattele tietojasi samalla tavalla kuin ajattelet kirjanpitoasi. Jos et seuraa kaikkia tapahtumia ja muutoksia, joudut vaikeuksiin. Sinun ei tarvitse olla IT-henkilöä hallitsemaan sitä alussa, vaikka se voi olla erittäin hyödyllistä. Kuitenkin mitä isommaksi myymälästäsi tulee, sitä enemmän aikaa joudut käyttämään tietojesi ylläpitoon ja hallintaan.