Taulukkotiedot ovat taulukkolaskentaohjelmaan, kuten Exceliin tai Google Sheetsiin, tallennettuja tietoja. Laskentataulukon soluihin tallennettuja tietoja voidaan käyttää laskelmissa, näyttää kaavioissa tai lajitella ja suodattaa tiettyjen tietojen löytämiseksi. Tämän artikkelin tiedot koskevat Excel for Microsoft 365:tä, Excelin versioita 2019, 2016, 2013, 2010, Excel for Macia ja Excel for Androidia. Se koskee myös Google Sheetsia ja useimpia taulukkolaskentaohjelmia.
Laskentataulukon tietotyypit
Laskentataulukot koostuvat sarakkeista ja riveistä, jotka muodostavat soluruudukon. Yleensä jokainen solu sisältää yhden tietokohteen. Tässä on selitys kolmesta taulukkolaskentaohjelmissa yleisimmin käytetystä datatyypistä:
- Tekstidataa, joka tunnetaan myös nimikkeinä, käytetään laskentataulukoiden otsikoissa ja nimissä, jotka tunnistavat tietosarakkeet. Tekstidata voi sisältää kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä, kuten ! tai &. Oletuksena tekstitiedot tasataan vasemmalle solussa.
- Määrä dataa, jota kutsutaan myös arvoiksi, käytetään laskelmissa. Oletusarvoisesti numerot tasataan oikealle solussa. Tosilukujen lisäksi Excel tallentaa myös päivämäärät ja kellonajat numeroina. Muut taulukkolaskentaohjelmat käsittelevät päivämäärät ja kellonajat erillisenä tietoluokkana. Ongelmia syntyy, kun numerot muotoillaan tekstidataksi. Tämä estää niitä käyttämästä laskelmissa.
- Kaavat ovat matemaattisia yhtälöitä, jotka toimivat yhdessä laskentataulukon muiden solujen tietojen kanssa. Yksinkertaisia kaavoja käytetään lukujen lisäämiseen tai vähentämiseen. Kehittyneet kaavat suorittavat algebrallisia yhtälöitä. Laskentataulukkofunktiot ovat Exceliin rakennettuja kaavoja.
Jos arvo näytetään tieteellisessä merkinnässä (kuten 1,47E+10) tai hashtageina (#), arvo on liian pitkä mahduttavaksi soluun. Laajenna saraketta nähdäksesi koko arvon. Valitse solu ja vedä reunoja.
Päivämäärät Excelissä
Excel tunnistaa syötetyt päivämäärät automaattisesti tutussa muodossa. Jos annat esimerkiksi 31. lokakuuta, 31. lokakuuta tai 31. lokakuuta, Excel palauttaa arvon oletusmuodossa 31. lokakuuta.
Tietotyyppien muuntaminen Excelissä
Kun tietoja tuodaan tietokannasta tai yrityksen raportointijärjestelmästä, numeerista tietoa voidaan siirtää tekstinä. Tällaiset tilanteet voivat aiheuttaa lajitteluongelmia. Etsi numeerisia merkkejä, jotka on tasattu vasemmalle soluissa. Numeeristen arvojen on oltava oletuksena oikealle tasattuina. On olemassa useita tapoja muuttaa tekstidata numeerisiksi tiedoiksi, mutta ARVO-funktion käyttö on yleensä helpoin ratkaisu. Toisaalta, jos haluat Excelin lukevan numeerisia merkkejä tai kaavan tekstinä, lisää heittomerkki (‘) merkinnän alkuun. Esimerkiksi:
- ’10’
- ‘=TEKSTI (A1″0″)