Olet tehnyt paljon työtä Excel-laskentataulukkoon, älä anna sen luisua, koska unohdit tallentaa sen. Käytä näitä vinkkejä pitääksesi työsi turvassa seuraavan kerran, kun tarvitset kyseisen tärkeän tiedoston. Jos haluat jakaa työsi, tallenna työkirja PDF-muodossa. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365 ja Excel for Mac.
Käytä Excelin tallennuspikakuvakkeita
On kolme tapaa tallentaa tiedosto Exceliin:
- Valitse Tiedosto † Tallenna nimellä† Valitse Excel 2019:ssä Tiedosto † Säilytä kopio†
- Valitse Tallentaa pikatyökalupalkissa.
- Käytä Ctrl†s pikanäppäin.
Jos käytät Macia, käytä Command-näppäintä Control-näppäimen sijaan.
Tallenna ensimmäistä kertaa
Kun tiedosto tallennetaan ensimmäistä kertaa, tiedostoon on määritettävä kaksi tietoa Tallenna valintaikkunana. Anna tiedostolle nimi ja valitse sijainti, johon se tallennetaan. Tiedostonimet voivat sisältää enintään 255 merkkiä välilyönnit mukaan lukien.
Säästä säännöllisesti
Ctrl+S on helppo tapa tallentaa tietoja. Käytä tätä pikakuvaketta säännöllisesti, vähintään viiden minuutin välein, jotta vältät tietojen katoamisen.
Pin-paikat
Jos avaat säännöllisesti tiettyjä tiedostoja tai kansioita Excelissä, voit kiinnittää ne äskettäin avattuun luetteloon. Tämä pitää sijainnin helposti saatavilla Viimeaikaiset-luettelon yläosassa. Kiinnitettävien sijaintien lukumäärää ei ole rajoitettu. Tallennuspaikan kiinnittäminen:
-
Kiinnitä kansio valitsemalla Tiedosto † Tallenna nimellä†
-
Valitse viimeaikainen ja vie hiiri ikkunan oikealla puolella sen työkirjan tai kansion päälle, jonka haluat kiinnittää. Näkyviin tulee pieni vaakasuora kuva kyseisen paikan painonapista.
-
Valitse pin kyseiselle paikalle. Kartta siirretään Kiinnitetty-luetteloon ja vaakasuuntainen nasta muuttuu pystysuoraksi nastaksi.
-
Voit irrottaa sijainnin valitsemalla pystysuuntainen työntötappi muuttaaksesi sen takaisin vaakasuuntaiseksi nastaksi ja poistamaan sen kiinnitysluettelosta.
Tallenna Excel-laskentataulukot PDF-tiedostoina
Kun haluat kopion laskentataulukosta tai kokonaisesta työkirjasta, jota kukaan ei voi muokata ja kuka tahansa voi tarkastella, muuntaa tai tallentaa Excel-tiedostojasi PDF-muodossa. PDF (Portable Document Format) -tiedoston avulla muut voivat tarkastella asiakirjoja ilman, että heidän tarvitsee asentaa alkuperäistä ohjelmaa, kuten Exceliä, tietokoneeseensa. Sen sijaan käyttäjät avaavat tiedoston ilmaisella PDF-lukijalla, kuten Adobe Acrobat Readerilla.
Tallenna aktiivinen laskentataulukko PDF-muodossa
Kun tallennat tiedoston PDF-muodossa, oletuksena vain nykyinen tai aktiivinen laskentataulukko (näytöllä oleva laskentataulukko) tallennetaan. Excel-laskentataulukon tallentaminen PDF-muodossa:
-
Valitse Tiedosto†
-
Valitse Tallenna nimellä avataksesi Tallenna nimellä -ikkunan.
-
Valitse paikka, johon haluat tallentaa tiedoston.
-
Anna tiedostolle nimi.
-
Valitse Tallenna tyyppinä nuoli alas.
-
Etsi ja valitse selaamalla luetteloa pdf (*.pdf)†
-
Valitse Tallentaa Tallenna tiedosto PDF-muodossa ja sulje ikkuna.
Tallenna koko työkirja PDF-muodossa
Oletusarvoinen Tallenna nimellä -vaihtoehto tallentaa nykyisen laskentataulukon vain PDF-muodossa. Tallenna koko työkirja PDF-tiedostona seuraavasti:
-
Valitse Tiedosto † Tallenna nimellä†
-
Valitse Selailla läpi avataksesi Tallenna nimellä -valintaikkunan.
-
Valitse Tallenna tyyppinä avataksesi pudotusvalikon ja valitse PDF† Asetukset-painike tulee näkyviin Tallenna nimellä -valintaikkunaan.
-
Valitse Vaihtoehdot avataksesi Asetukset-valintaikkunan.
-
Valitse Koko työkirja Julkaise mitä -osiossa.
-
Valitse Okei palataksesi Tallenna nimellä -valintaikkunaan.
-
Valitse Tallentaa tallentaaksesi työkirjan PDF-muodossa ja sulkeaksesi valintaikkunan.
Tallenna automaattisesti OneDriveen
Jos käytät Microsoft 365:tä, Excel tallentaa työsi automaattisesti, kun päätät tallentaa tiedostoja OneDrive-pilvitallennustilille. Kun tiedostosi tallennetaan OneDriveen, asiakirjat tallennetaan automaattisesti muutaman sekunnin välein, joten sinun ei tarvitse jatkuvasti valita Tallenna tai käyttää pikanäppäimiä. Jotta automaattinen tallennustoiminto toimisi, tallenna asiakirjat johonkin paikkaan OneDrive-kansiossasi. AutoSave-ominaisuus ei toimi PC- tai Mac-tietokoneesi missään sijainnissa. Jos sinulla on Microsoft 365 ja tallennat tiedostosi OneDriveen, ota automaattinen tallennus käyttöön valitsemalla vaihtokytkin Excel-näytön vasemmassa yläkulmassa. Kun se on käytössä, kytkin sanoo Päällä. Jos haluat poistaa ominaisuuden käytöstä ja tallentaa työsi manuaalisesti, vaihda se pois päältä.