Suorita Microsoft Wordin yhdistäminen Excelistä

Mitä tietää

• Järjestä ensin tiedot yhteen Excel-taulukkoon.
• Valitse sitten Wordissa Postitukset † Aloita yhdistäminen > valitse tyyppi. Postitukset † Valitse vastaanottajat † Olemassa olevan luettelon käyttäminen > Avaa arkki.
• Yhdistä lopuksi kentät Wordissa siirtymällä kohtaan . mennä Postitukset † Lisää yhdistämiskenttä† Valitse kenttä ja paina Lisää†

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka yhdistää Word-asiakirjan tekstiä tietolähdeasiakirjaan, kuten laskentataulukkoon, yhdistämällä Microsoft Wordin ja Excelin yhdistämisominaisuutta. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Word for Microsoft 365-, Word 2019-, Word 2016-, Word 2013- ja Word 2010 -sovelluksia.

Tietojen valmistelu yhdistämistä varten

Wordin yhdistämisominaisuus toimii saumattomasti Excelin tietojen kanssa. Vaikka voit luoda tietolähteen Wordissa, näiden tietojen käyttömahdollisuudet ovat rajalliset. Jos sinulla on postituslistatietoja laskentataulukossa, Word-tietolähteen tietoja ei tarvitse kirjoittaa uudelleen. Voit käyttää mitä tahansa Excel-laskentataulukkoa Wordin yhdistämisessä ilman erityistä valmistelua. Kuitenkin, jotta vältytään virheiltä yhdistämisprosessissa, on hyvä idea järjestää tiedot laskentataulukossa. Varmista, että kaikki laskentataulukkoon tekemäsi muutokset ovat valmiit ennen yhdistämisen aloittamista. Kun yhdistäminen on alkanut, muutosten tekeminen voi aiheuttaa virheitä yhdistämisessä.

Järjestä laskentataulukon tiedot

Järjestä Excel-postituslistatietosi riveihin ja sarakkeisiin. Ajattele jokaista riviä yhtenä tietueena ja jokaista saraketta asiakirjaan lisättävänä kenttänä.

• Laita kaikki tiedot yhdelle arkille: Yhdistämiseen käytettävät postituslistatiedot on oltava yhdellä arkilla. Jos se on jaettu useille arkeille, yhdistä arkit tai yhdistä useita. Varmista myös, että arkit on nimetty selkeästi, sillä sinun on valittava ne, joita haluat käyttää ilman, että voit tarkastella niitä.
• Luo otsikkorivi: Luo otsikko taulukolle, jota haluat käyttää yhdistämiseen. Otsikko on rivi otsikoita, jotka tunnistavat sen alla olevien solujen tiedot. Jotta Excelin olisi helppo erottaa tiedot ja tarrat, käytä lihavoitua tekstiä, solun reunoja ja solun varjostusta, jotka ovat yksilöllisiä otsikkoriville. Varmista myös, että valitsemasi otsikot vastaavat yhdistämiskenttien nimiä, mikä myös vähentää virheiden todennäköisyyttä.
• Muotoile numeeriset tiedot oikein: Varmista, että esimerkiksi talonumerot ja postinumerot on muotoiltu oikein siten, että ne näkyvät yhdistämisen jälkeen. Väärä numeromuotoilu voi aiheuttaa virheitä yhdistämisessä.

Yhdistämisen vastaanottajaluettelon määrittäminen

Voit linkittää valmiin Excel-laskentataulukon postituslistallasi Word-asiakirjaasi seuraavasti:

1. Avaa Wordissa asiakirja, jota käytät tulostusmallina. Tämä voi olla uusi asiakirja tai olemassa oleva asiakirja. Valitse Postitukset † Aloita yhdistäminen†

   

2. Valitse yhdistämisen tyyppi, jonka haluat suorittaa. Vaihtoehtosi ovat:
   • kirjaimet
   • Sähköpostiviestit
   • Kirjekuoret
   • kirjaimet
   • Hakemisto

   Halutessasi voit luoda yhdistämisen myös ohjatun yhdistämistoiminnon avulla. Tässä esimerkissä käymme läpi vaiheet, jotka luovat yhdistämisen manuaalisesti.

3. Siirry sitten kohtaan Postitukset -välilehti ja valitse Valitse vastaanottajat † Olemassa olevan luettelon käyttäminen†

   

4. Siirry yhdistämistä varten valmistelemaasi Excel-tiedostoon ja valitse se ja valitse sitten Avata†
5. Kun Word kehottaa, valitse: Arkki 1$ † Okei† Jos Excelissäsi on sarakeotsikot, valitse Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot valintaruutu.

Luo tai muokkaa yhdistämisasiakirjaa

Kun Excel-laskentataulukkosi on yhdistetty Wordissa luomaasi yhdistämisasiakirjaan, on aika muokata Word-asiakirjaasi. Et voi tehdä muutoksia tietolähteeseen Excelissä tällä hetkellä. Jos haluat tehdä muutoksia tietoihin, sulje asiakirja Wordissa ennen tietolähteen avaamista Excelissä.

Lisää yhdistämiskentät asiakirjaan

Valitse Wordissa Postitukset † Lisää yhdistämiskenttä vetää tiedot laskentataulukosta asiakirjaan. Valitse lisättävä kenttä (etunimi, sukunimi, kaupunki, osavaltio tai jokin muu) ja valitse sitten Lisää†

Tarkastele yhdistämisasiakirjoja

Word ei peri muotoilua tietolähteestä, kun yhdistämiskenttiä lisätään asiakirjaan. Jos haluat käyttää muotoilua, kuten kursivointia, lihavointia tai alleviivausta, tee se Wordissa. Kun tarkastelet asiakirjaa, jossa on kenttiä, valitse kaksoisnuolet sen kentän molemmilta puolilta, joihin haluat käyttää muotoilua. Kun tarkastelet yhdistettyjä tietoja asiakirjassa, korosta teksti, jota haluat muuttaa. Kaikki muotoilumuutokset näkyvät kaikissa yhdistetyissä asiakirjoissa, ei vain yhdistämisasiakirjassa, jossa sitä muokkasit.

Esikatsele yhdistettyjä asiakirjoja

Voit esikatsella yhdistettyjä asiakirjoja siirtymällä kohtaan Postitukset † Esimerkki tuloksista† Tämä painike toimii vaihtokytkimenä, joten jos haluat palata tarkastelemaan vain kenttiä etkä niiden sisältämiä tietoja, paina sitä uudelleen. Selaa yhdistettyjä asiakirjoja Postitus-välilehden painikkeilla. Ne ovat vasemmalta oikealle: Ensimmäinen ennätys† Edellinen ennätys† Siirry äänitykseen† Seuraava laukausja Viimeinen ennätys†

Ennen kuin yhdistät asiakirjat, tarkista ne kaikki tai niin monta kuin voit varmistaaksesi, että kaikki on yhdistetty oikein. Kiinnitä erityistä huomiota välimerkkiin ja välilyönteihin yhdistettyjen tietojen ympärillä.

Yhdistämisasiakirjan täyttäminen

Kun olet valmis yhdistämään asiakirjat, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

• Tulosta asiakirjoja† Yhdistä asiakirjat tulostimeen. Jos valitset tämän vaihtoehdon, asiakirjat lähetetään tulostimelle ilman muutoksia. Voit tehdä tämän valitsemalla Postitukset † Viimeistele ja yhdistä † Tulosta asiakirjoja†
• Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja† Jos sinun on mukautettava joitain tai kaikkia asiakirjoja (vaihtoehtona on lisätä muistiinpanokenttä henkilökohtaisten muistiinpanojen tietolähteeseen) tai tehdä muita muutoksia ennen tulostusta, muokkaa jokaista asiakirjaa yksitellen. Voit tehdä tämän valitsemalla Postitukset † Viimeistele ja yhdistä † Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja†

Valitsetpa minkä menetelmän tahansa, sinulle näytetään valintaikkuna, jossa voit käskeä Wordia yhdistämään kaikki tietueet, nykyisen tietueen tai tietuealueen. Valitse tulostettavat tietueet ja valitse sitten Okei† Yhdistäksesi alueen syötä aloitusnumero ja viimeinen numero tietueille, jotka haluat sisällyttää yhdistämiseen, ja valitse sitten Okei†