Microsoft Access, joka on osa Microsoft 365 -toimistopakettia, tarjoaa vankan työpöytätason relaatiotietokannan, joka ei vaadi palvelinta. Pääsytietokannat toimivat kiinteästä tiedostosta kiintolevylläsi tai jaetuista verkkojakoista ja tarjoavat edistyneitä työkaluja taulukoiden, kyselyjen, lomakkeiden ja raporttien luomiseen.
Aloitus ja tärkeät edellytykset Accessissa
Käynnistä Microsoft Access. niistä Luoda valikkokohta, valitse Pöytä. Taulukko on tietokannan tallennustilan perusyksikkö. Objektissa, kuten taulukossa, tiedot tallennetaan attribuutti/arvo-yhdistelmiin. Tässä on joitain tärkeitä termejä, jotka sinun tulee tietää käyttäessäsi Accessia:
- Kentät: Tietoelementit taulukossa, jotka vastaavat sarakkeita.
- Tietokanta: Tietokanta on joukko hyvin määriteltyjä objekteja, jotka yhdistät suhteisiin.
- Lomake: Graafinen käyttöliittymä, johon syötät tiedot taulukkoon.
- Kysyä: A kysyä tislaa yhden tai useamman taulukon osajoukon saadakseen ainutlaatuisen suoran tietojoukon.
- levyjä: taulukon tietoelementit, jotka vastaavat rivejä.
- Raportit: Taulukon sisältö tai haun tulokset. Raportit ovat tulostettavia yhteenvetoja tiedoista.
- taulukoita: Strukturoidut, hyvin määritellyt attribuuttikokoelmat. Taulukon järjestys tulee kentistä (sarakkeista) ja tietueista (riveistä).
Objektien suhteet Accessissa
Kaikki taulukot liittyvät toisiinsa sarjalla mittasuhteet. Microsoft Access on a relaatiotietokannan hallintajärjestelmäTämä tarkoittaa, että se valvoo, miten yhden taulukon tiedot verrataan toisen taulukon tietoihin.
Lomakkeiden käyttäminen Accessissa
Käytä lomaketta helpottaaksesi tietueiden syöttämistä tietokantaan. Lomakkeet ovat graafisia työkaluja, jotka on optimoitu tukemaan tietojen syöttämistä. Sen sijaan, että käyttäjät lisäisivät tietoja suoraan taulukkoon, käyttäjät syöttävät ne lomakkeeseen, jossa on helpompi navigoida ja lukea.
Kyselyt Accessissa
Kyselyn tulokset eivät täysin vastaa taulukon tuloksia. Sen sijaan kysely hakee yhdestä tai useammasta taulukosta käyttämällä kehittyneitä suodatus- ja lajittelusääntöjä palauttaakseen taulukkomaisen tuloksen, joka syöttää raportin tai strukturoidun vientitiedoston.
Raportit Accessissa
Raportin avulla voit ottaa kyselyn tulokset tai taulukon sisällön ja luoda luettavan version, jonka voit helposti tulostaa tai jakaa näytölle. Raportit tiivistävät taulukon sisällön kokonaan tai osittain.
Erityiset tietolähteet Accessissa
Microsoft Access on käyttöliittymän raportointityökalu, joka hakee tietoja testitiedostoista, Excel-laskentataulukoista, SQL- tai Azure-tietokannoista, Microsoft Outlookista tai kymmenistä muista tietolähteistä. Tuomalla linkitettyjä taulukoita tai tuotuja tietolähteitä voit vapaasti käyttää Accessia kyselytyökaluna ja raportointiagenttina. Access tukee myös raporttien ja tietojen julkaisemista muihin tietokantoihin ja Microsoft SharePoint -alustalle.
Tulostusmuodot Accessissa
Pääosin Access-tietokannan tiedot pysyvät siinä. Kyselyt ja raportit viedään kuitenkin tietokannasta puhtaasti Excel-, pelkkää teksti-, XML-, PDF- tai XPS-muodossa. Lisäksi Access syöttää Microsoft Outlookin ja Microsoft Wordin jakeluluettelot.