Monet sähköpostiohjelmat, mukaan lukien Microsoft Outlook ja Apple Mail, antavat sinun pyytää ja lähettää lukukuittauksia. Jos olet lähettäjä, joka haluaa tietää, onko hänen sähköpostinsa vastaanotettu ja luettu, voit pyytää lukukuittauksen. Jos saat sähköpostin, jossa on lukukuittauspyyntö, sinulla on mahdollisuus palauttaa lukukuittaus. Tässä on lisätietoja lukukuittauksista, niiden tarkoituksesta ja vaihtoehdoista.
Lähetä lukukuittauspyynnöt sähköpostillasi
Vaikka tarkka prosessi vaihtelee hieman sähköpostiohjelmastasi riippuen, on yleensä helppo lisätä sähköpostiisi lukukuittauspyyntö ennen viestin lähettämistä. Lukukuittauspyynnön lähettäminen ei kuitenkaan takaa, että saat lukukuittauksen takaisin. Sähköpostin vastaanottajan ei tarvitse lähettää lukukuittausta, jos hän ei halua. Kaikki eivät halua lähettäjän tietävän, onko hän avannut ja lukenut sähköpostinsa. Vastaanottajat eivät välttämättä ole valmiita käsittelemään pyyntöjä tai tarvittavia toimia, tai he eivät ehkä halua vastata tietosuojasyistä. Kaikki sähköpostiohjelmat eivät tue lukukuittauksia, ja käyttäjät voivat poistaa tämän ominaisuuden käytöstä, jotta vastaanottaja ei ehkä edes tiedä, että pyydät lukukuittausta. Lukukuitit toimivat yleensä parhaiten yritys- tai organisaatioympäristössä, jossa kaikki käyttävät samaa sähköpostipalvelua ja joilla on yhteiset tuottavuustavoitteet. Huonoksi sähköpostietiketiksi katsotaan pyytää lukukuittaus jokaisesta sähköpostista, jos siihen ei ole liiketoiminnallista syytä tai kriittistä tietoa ei välitetä. Parhaan tuloksen saavuttamiseksi käytä lukukuittauksia vain tärkeistä sähköpostiviesteistä tai kun liiketoiminnalliset syyt sitä edellyttävät.
Pyydä vahvistus
Jos huomaat, että vastaanottajasi eivät palauta lukukuittauksia, pyydä vahvistus sähköpostiin. Lisää esimerkiksi sähköpostiisi rivi, jossa lukee esimerkiksi «Määräaikamme on tiukka. Vahvista tämän sähköpostin vastaanottaminen» tai «Lähetä lyhyt vastaus, jotta tiedän, että kaikki ovat saaneet nämä tiedot.» Saat vahvistuksen yhtä todennäköisesti kuin käytät lukukuittauksia.
Pitääkö sinun palauttaa lukukuitti?
Jos olet lukukuittauspyynnön vastaanottopäässä, voit päättää, haluatko lähettää sellaisen vai et. Yritysympäristössä on luultavasti tärkeää palauttaa pyydettäessä lukukuittaus, varsinkin kun sähköposti koskee projekteja ja tiukkoja määräaikoja. Muissa tilanteissa käytä maalaisjärkeä harkitsevimman toiminnan suhteen. Jos olet täynnä merkityksettömien sähköpostien lukukuittauspyyntöjä, harkitse ominaisuuden poistamista käytöstä.