Ota automaattiset vastaukset käyttöön Outlookissa

Mitä tietää

• Ei-Exchange-tili: Luo uusi sähköpostiviestimalli ja luo sitten sääntö automaattisen vastauksen lähettämistä varten.
• Vaihtotili: Tiedosto † Tiedot † Automaattiset vastaukset † Lähetä automaattisia vastauksia > luo viesti > valitse alkamis- ja lopetusaika > Okei†
• Outlook.comissa: toimielimet † Näytä kaikki Outlook-asetukset † Mail † Automaattiset vastaukset † Ota automaattiset vastaukset käyttöön > säveltää > Tallentaa†

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka luodaan poissaoloviesti Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook for Microsoft 365 ja Outlook.com käyttämäsi tilin tyypin mukaan. Se selittää myös, kuinka voit määrittää, onko sinulla Exchange-tili.

Ota automaattiset vastaukset käyttöön Outlookissa

Tehokas poissaolovastaus Outlookissa varmistaa, että kun olet poissa, ihmiset tietävät, että et ole tavoitettavissa, kun palaat ja mitä tehdä, jos heillä on välitöntä huomiota vaativa ongelma. Outlookin poissaolo-vastausasetus vaihtelee sen mukaan, onko sähköpostitilisi Microsoft Exchange -palvelimella vai IMAP- tai POP-sähköpostitili (kuten yleiset sähköpostipalvelut, kuten Gmail, Yahoo Mail ja muut).

Mistä tiedät, onko sinulla Exchange-tili?

Jos et ole varma, käytätkö Outlookia Exchange-tilin kanssa, tarkista Outlook-ikkunan alareunassa oleva tilapalkki. Jos käytät Exchange-tiliä, näet tilarivillä tekstin Yhdistetty: Microsoft Exchange.

Luo automaattinen vastaussähköpostimalli

Jos haluat määrittää automaattisen vastauksen Outlookissa IMAP- tai POP-sähköpostitilille (Exchange, katso tarkemmin alla), käytä Outlookin sääntöominaisuutta. Aloita luomalla sähköpostimalli automaattista vastaussähköpostia varten, joka lähetetään vastaanottajille, kun olet poissa.

1. Valitse uusi sähköposti†

   

2. Syötä Aihe sähköpostiin ja viestin runkoon, jotta vastaanottaja tietää, ettet ole tavoitettavissa. Kerro vastaanottajille, milloin he odottavat sinulta henkilökohtaista vastausta, ja ole tietoinen automaattisessa vastauksessasi antamiesi tietojen määrästä, koska liian suuren tiedon paljastaminen voi aiheuttaa riskin.

3. Kun olet kirjoittanut automaattisen vastausviestin, valitse Tiedosto.

   

4. Valitse Tallenna nimellä†

   

5. Valitse Tallenna tyyppinä avattava nuoli ja valitse Outlook-malli†

   

6. Oletusarvoisesti Outlook käyttää mallin aihetta nimenä Tiedoston nimi tekstilaatikko. Muuta tämä mihin tahansa, jotta tiedät, että se on sähköpostimallitiedostosi, kun olet poissa toimistosta.

7. Valitse Tallentaa†

   

8. Sulje viestilaatikko.

Luo automaattinen poissaolosääntö

Seuraava vaihe IMAP- tai POP-sähköpostitileissä on Outlook-säännön määrittäminen. Tämä sääntö lähettää vastauksen käyttämällä edellisessä osiossa luomaasi mallia.

1. Valitse Tiedosto † Tiedot†

   

2. Valitse Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä†

   

3. Valitse Sähköpostisäännöt -välilehti.

   

4. alla Ota muutokset käyttöön tähän kansioon† valitse sähköpostitili, jolle luot automaattisen vastauksen. Myöhemmässä vaiheessa sinulla on mahdollisuus soveltaa uutta sääntöäsi kaikkiin tileihin.

5. Valitse Uusi sääntö†

   

6. Vuonna Aloita tyhjällä rivillä osio, valitse Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin†

   

7. Valitse Seuraava†

8. alla Vaihe 1: Valitse ehdotValitse Missä nimeni on On-ruudussa valintaruutu. Automaattinen vastaussääntö vastaa kaikkiin saapuviin sähköposteihin, jos tyhjennät kaikkien ehtojen valintaruudut.

   

9. Valitse Seuraava†

10. alla Vaihe 1: Valitse toiminnotValitse vastaa tietyllä mallilla valintaruutu.

    

11. alla Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa)† Valitse a tietty malli kytkin.

    

12. Valitse Katso sisään avattava nuoli ja valitse sitten Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä†

    

13. Korosta luomasi malli.

    

14. Valitse Avata†

15. Vuonna Ohjattu sääntötoiminto valintaikkuna, valitse Seuraava†

16. alla Vaihe 1: Valitse poikkeuksetValitse ellei se ole automaattinen vastaus valintaruutu.

    

17. Valitse Seuraava†

18. alla Vaihe 1: Anna tälle säännölle nimikirjoita nimi automaattisen vastaussäännölle.

19. alla Vaihe 2: Aseta sääntöasetuksetValitse Ota tämä sääntö käyttöön valintaruutu, jos haluat aktivoida automaattisen hoitajan. Jos et halua automaattisen vastauksen olevan nyt aktiivinen, poista valintaruudun valinta. Jos sinulla on useita sähköpostitilejä, joissa haluat käyttää tätä automaattivastaajaa, valitse Tee tämä sääntö kaikille tileille valintaruutu.

20. Valitse Viedä loppuun†

21. Vuonna Säännöt ja varoitukset valintaikkuna, valitse Okei†

Outlook lähettää automaattisen vastauksen jokaisen istunnon aikana vastaanotetun sähköpostin osoitteeseen; toinen automaattinen vastaus lähetetään, kun Outlook suljetaan ja avataan uudelleen.

Ota automaattiset vastaukset käyttöön ja poista ne käytöstä IMAP- ja POP-sähköpostitileissä

Ota automaattivastaaja käyttöön tarvittaessa IMAP- ja POP-sähköpostitileissä. Mene Tiedosto † Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä † Sähköpostisäännöt† valitse automaattisen vastaussäännön vieressä oleva valintaruutu ja valitse sitten Okei† Poista vastaaja käytöstä poistamalla valinta ruudusta ja valitsemalla Okei†

Automaattiset vastaukset Microsoft Exchange -tileille

Jos sähköpostitilisi on Microsoft Exchange -tili (voit määrittää Outlook.com-tilin Exchange-tiliksi Outlookissa), voit määrittää automaattisen poissaolo-vastauksen suoraan palvelimelle. Noudata näitä ohjeita Outlook 2019:lle, 2016:lle ja Outlook for Microsoft 365:lle.

1. Valitse Tiedosto † Tiedot†

2. Valitse Automaattiset vastaukset†

   

3. Valitse Lähetä automaattisia vastauksia† Kirjoita automaattinen vastausviestisi tekstiruutuun. Voit poistaa automaattisen vastauksen käytöstä siirtymällä kohtaan Automaattiset vastaukset valintaikkuna ja valitse Älä lähetä automaattisia vastauksia† Automaattisia vastauksia ei enää lähetetä.

4. ValinnainensAika, jonka kuluessa haluat automaattisen vastauksen olevan aktiivinen. Valitse Lähetä vain tänä aikana valintaruutu. Aseta sitten Aloitusaika ja Loppu aika† Vain tällä alueella vastaanotettuihin viesteihin vastataan automaattisesti.

5. Jos työskentelet yrityksessä tai organisaatiossa, sinulla voi olla lisävaihtoehtoja automaattisille vastauksille:

   • Omassa organisaatiossani: Tämä viesti lähetetään viesteihin, jotka on vastaanotettu muilta samassa yrityksessä tai organisaatiossa kuin sinä.
   • Organisaationi ulkopuolella: Viesti lähetetään organisaatiosi ulkopuolisille ihmisille. Valitse Automaattinen vastaus organisaationi ulkopuolisille ihmisille valintaruutu.

   Automaattisiin vastauksiin liittyy turvallisuusriskejä.

6. Valitse Okei†

Outlookin automaattisen vastaustyökalut ja apuohjelmat

Sen sijaan, että määrität säännön manuaalisesti Outlookissa, käytä apuohjelmaa, kuten Mail Responder for Outlook, tai työkaluja, kuten Email Responder (FreeBusy) tai Auto Reply Manager. Nämä työkalut ovat älykkäitä lähettäessään vain välttämättömät poissaolovastaukset. Kokeile Symprex Out-of-Office Manageria, jos haluat pitää poissaolovastaukset keskeisemmin Exchange-palvelimessa (mukaan lukien mallit, joiden kentät on yhdistetty Active Directoryyn.

Ota automaattiset vastaukset käyttöön Outlook.comissa

Automaattisten vastausten ottaminen käyttöön Outlook.comissa on yksinkertainen prosessi. Ominaisuus ei tarjoa yhtä paljon vaihtoehtoja kuin Outlook-ohjelmisto, mutta se on helppokäyttöinen.

1. Valitse Outlook.comin sähköpostisivulla toimielimet † Näytä kaikki Outlook-asetukset†

   

2. Valitse Mail † Automaattiset vastaukset†

   

3. Laita päälle Ota automaattiset vastaukset käyttöön vaihtaa. Poista automaattiset vastaukset käytöstä poistamalla käytöstä Automaattiset vastaukset päällä vaihtaa.

   

4. Valinnainen: Valitse Lähetä vastaukset vain tietyn ajanjakson aikana valintaruutu. Määritä Aloitusaika ja Loppu aika† Automaattiset vastaukset lähetetään vain tänä aikana.

5. Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää automaattisten vastausten ollessa käytössä.

   

6. Valitse valinnaisesti Lähetä vastaukset vain yhteyshenkilöille -valintaruutu lähettääksesi automaattiset vastaukset vain Outlook.com-yhteystiedoissasi oleville henkilöille ja sähköpostiosoitteisiin.

7. Valitse Tallentaa†