Kun vastaat sähköpostiin, tulee olla selvää, mihin vastaat. Siksi vastauksessa lainataan yleensä alkuperäisen viestin tekstiä. Se on itsestään selvää, mutta paras tapa lainata tekstiä sähköpostissa ei ole. Viestin lainaamiseen sähköpostivastauksessa on erittäin järkevä kvasistandardi. Se varmistaa, että lainaat niin paljon kuin on tarpeen, jotta vastauksesi vastaanottaja näkee tarkalleen, mihin vastaat. Jos kaikki sähköpostiohjelmat (tai sähköpostin käyttäjät) noudattavat tätä, viestit näyttävät aina puhtailta, siisteiltä ja helppolukuisilta. Lainaus ehdotetulla tavalla on oikein, mutta vaatii myös jonkin verran työtä, jotta lainattua tekstiä lyhennetään ja se näyttää hyvältä. Joskus ei ehkä tarvitse käyttää tätä aikaa tekstin muotoiluun ja rajaamiseen. Jos yrität lainata oikealla sisennyksellä sähköpostiohjelmassa, kuten Outlookissa, vastauksen saaminen voi kestää tunnin.
Laiskojen tie: Helppo, silti oikea ja kaunis
Onneksi on aina enemmän kuin yksi tapa tehdä jotain. Yleensä kaikki nämä vaihtoehdot eivät ole täydellisiä, mutta oikea lähestymistapa voi helposti olla useampi kuin yksi. Tämä on rennompi mutta silti täysin luettava, hyväksyttävä ja yhteensopiva tapa vastata sähköpostiin. Kuinka muotoilla sähköpostivastaus oikein vaikka olet hieman laiska:
- Aloita viestisi vastauksen yläreunasta.
- Liitä alle alkuperäinen viesti, johon vastaat.
- Varmista, että allekirjoituksesi on lainatun tekstin yläpuolella.
- Älä tee muutoksia mainittuun materiaaliin.
- Voit tietysti leikata ylimääräistä pituutta ja (usein täytyy) irrottaa sisäosat. Korvaa ne «[…]».
- Toista kysymykset, joihin vastaat, mahdollisimman pienellä sanalla.
- Pelkän «kyllä» sijaan. kokeile «Sinä kysyit, halusimmeko omenoita. Kyllä, haluamme.» tai «Haluamme omenoita, kyllä.»
- Varmista, että lainattua tekstiä ei ole sisennetty, äläkä käytä «>>>» merkkejä tai lainausmerkkejä.
- Kun vastaat vastauksen vastaukseen, voit poistaa vanhoja, nyt tarpeettomia viestejä alareunasta.
Tämä vastaus toimii erityisen hyvin sähköpostiohjelmissa ja palveluissa, kuten Gmail, jotka automaattisesti arkistoivat ja sekoittavat keskusteluja älykkäästi. Koska kaikki lainattu teksti on yhdessä paikassa, se voidaan helposti piilottaa häiritsemättä viestin johdonmukaisuutta ja samalla luoda konteksti viestien välille alkuperäisten sähköpostien kautta.