Ilmoittautumiselle ei ole olemassa tiukkoja ja nopeita sähköpostietikettisääntöjä. Kuten useimpien viestinnän osa-alueiden kohdalla, yleistavoitteena on saada viestisi perille selkeästi ja mieleenpainuvasti, mutta ei liian häiritsevästi, joten pidä seuraavat ohjeet mielessä.
Sähköpostin allekirjoituksen lähettäminen
Sähköpostin vastaanottajat odottavat yleensä näkevänsä sähköpostisi allekirjoituksen aivan tekstisi lopussa. Tämä tekee siitä parhaan vaihtoehdon uusille viesteille. Kuitenkin vastauksissa lyhennetty versio tai ei ollenkaan on hyvä vaihtoehto; vastaanottaja tietää jo kuka olet. Tämä on erityisen tärkeää pitkissä, monen osanottajan ketjuissa, joissa toistuvista allekirjoituksista voi tulla epäkäytännöllisiä ja tylsiä.
Sähköpostiohjelman vaihtoehdot
Sähköpostiohjelmassasi asettamasi asetukset määräävät, missä ja miten allekirjoituksesi näkyy.
- Jos sisällytät alkuperäiset viestit sisennyksillä ja valikoiduilla lainausmerkeilläallekirjoituksesi näkyy viestin alareunassa.
- Jos lainaat laiska-eli aseta viestisi alkuperäisen viestin yläpuolelle – allekirjoituksesi näkyy yleensä viestisi ja lainaamasi alkuperäisen viestin välissä, juuri –Alkuperäinen viesti– linja.
Laiskan lainaamisen ja valikoivan lainaamisen välinen ero riippuu usein käyttämästäsi sähköpostiohjelmasta tai ammattisi standardeista. Esimerkiksi Linux-käyttäjät luottavat usein valikoivaan lainaamiseen, kun taas Microsoft Outlook käyttää oletuksena laiska lainaus.
Vältä sähköpostin allekirjoitusvirheet
Varo näitä yleisiä sijoitteluvirheitä sekaannusten välttämiseksi:
- Allekirjoitus yläreunassa, vastaus alla olevalla rivillä: Lukijat eivät saa katsoa paljon pidemmälle kuin mitä tahansa kohtaamiaan allekirjoitusta. Jos sähköpostiohjelmasi on asetettu sijoittamaan allekirjoituksesi lainatun tekstin yläpuolelle vastauksissa ja edelleenlähetyksissä, älä kirjoita lainattuun tekstiin mitään. Todennäköisesti vastaanottajat arvostelevat tyhjää vastaustasi, mutta eivät välttämättä tarpeeksi kauan löytääkseen vastauksesi lainatusta osiosta. Vastaa sen sijaan allekirjoituksen yläpuolelle tai siirrä allekirjoitus aivan alareunaan.
- Allekirjoitus alareunassa, vastaus kaikkiin ylhäällä: Vastaanottajat eivät ehkä koskaan näe allekirjoitusta, tai jos he näkevät, allekirjoitus saattaa lähettää heidät etsimään tekstin sisäistä vastaustekstiä, jota he ovat saattaneet unohtaa. Siirrä sen sijaan allekirjoitus lainatun osan yläpuolelle ja vastauksesi alle.
Yleiset ohjeet allekirjoituksille
Pidä seuraavat vinkit mielessä, kun luot ja käytät allekirjoitustasi:
- Sähköpostisi allekirjoitus ei saa olla pidempi kuin neljä tai viisi riviä tekstiä.
- Vaikka monet sähköpostin allekirjoitukset eivät ole yhtä yleisiä kuin ennen, ne käyttävät oletusarvoista allekirjoituksen erotinta.
- Varmista, että allekirjoitus on enintään 75 merkkiä leveä.
- Harkitse kahdesti kuvien sisällyttämistä; Jotkut sähköpostiohjelmat käsittelevät upotettuja kuvia liitteinä riippuen ohjelmasta ja siitä, kuinka vastaanottajat asettavat asetukset.