SharePoint on Microsoftin yhteistyöalusta, joka on samanlainen kuin Google Drive, mutta paljon muuta. Se on paikka, jossa tiimin jäsenet voivat kommunikoida, vaihtaa tietoja ja tehdä yhteistyötä; jaettu tiedostovarasto, blogi, web-sisällönhallintajärjestelmä ja intranet. Tämän artikkelin tiedot ja ohjeet koskevat SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010 ja SharePoint Server 2010.
SharePoint tehostettuna tiedostoasemana
Muutama vuosi sitten Microsoftin edistynyt yhteistyö koostui kahdesta osasta: Exchangesta, joka mahdollisti sähköpostin ja jaetun kalenterin, sekä verkkotiedostot. Nämä asemat, joissa saatat muistaa, että niissä oli asemakirjaimet, kuten «S» ja «X», sisälsivät tiedostoja, joita koko tiimisi voi käyttää, mutta vain yksi henkilö voi muokata niitä kerrallaan. Kiertokeinona voit kopioida ne paikalliseen tietokoneellesi ja muokata niitä siellä. Tämä johti toisinaan sekaannukseen, paljon päällekirjoituksiin ja salaperäisiin tiedostonimiin. Microsoft loi SharePointin, joka tarjosi useita etuja:
- Tiedostojen versiot: Tämä tarkoittaa, että sinulla voi olla yksi «Meidän tärkeä report.doc» -tiedosto. SharePoint hallitsisi «versiota 1», «versiota 2» jne. Se tarjosi jopa kommenttiominaisuuden, jotta voit kuvata, mitä muutoksia tämä versio toi, esimerkiksi «tämä sisältää Aaronin kommentit».
- Check in check out: Käyttäjän mahdollisuus lukita tiedosto toisen käyttäjän tekemiä muutoksia vastaan. Jos joku yrittää käyttää tiedostoa, jonka toinen käyttäjä on kirjannut ulos, SharePoint kehottaa häntä lataamaan sen paikallisesti, mutta myös varoittaa, että muutokset eivät ole synkronoituja nykyisen käyttäjän tekemien toimintojen kanssa. Tämä teki yksinkertaisen työnkulun, jossa ainakin yhden henkilön on odotettava toisen suorittamista. Uudemmat versiot tarjoavat jopa ilmoituksen henkilölle, kun tiedosto on vapautettu.
- Tehokas indeksointi ja haku: Tästä tuli kulmakiviominaisuus, kun maailma tottui googlaamaan kaikkea. Takana olivat ajat, jolloin jouduit kaivamaan läpi tusinaa tasoa kansioita toivoen, että muistat ne oikein.
- Verkkokäyttöliittymä: Tämä yhdessä parannetun hakutoiminnon kanssa teki SharePointista yhden luukun yrityssisältöyhteistyötä varten.
- Integrointi Windows-sovellusten kanssa: Mahdollisuus noutaa tiedosto SharePointista käyttämällä Tiedosto † Avata valintaikkunat, jotka näkyvät Windows-ohjelmissa, kuten Microsoft Office.
Nokkelalla liikkeellä Microsoft säilytti myös vanhan tiedostoasemakonseptin, mikä tarkoittaa, että voit avata, muokata ja tallentaa Excel-tiedoston «X»-asemalta kuten ennenkin. Taustalla SharePoint kuitenkin tarkastaa tiedoston puolestasi ja kirjaa sitten takaisin sisään ja version puolestasi. Nämä ominaisuudet ovat edelleen olemassa ja toimivat hyvin, mutta SharePoint on nykyään enemmän kuin vain kaunis tiedostoasema.
Microsoft 365 ja SharePoint-yhteistyöalusta
Kun Google, Apple, DropBox ja muut paransivat pilvipalveluidensa ominaisuuksia, Microsoft työskenteli yksin. Uusi tiedostonjakopalvelu nimeltä SkyDrive (nykyään OneDrive) otti yksinkertaisen tiedostojen jakamisen haltuunsa. Tämän myötä SharePointista tuli tärkeä osa Microsoftin 365-tuotetta, joka yhdisti pilvipohjaisen yhteistyön tilauspohjaiseen Office-käyttöön. SharePoint on verkkosisältöalusta, mutta ei juuri se WordPress tai Squarespace, jota luultavasti yhdistät tähän termiin. Voit käyttää SharePointia sivujen luomiseen ja julkaisemiseen verkkosivustona tai voit luoda sivuston osastotiimille ja sijoittaa siihen Web-osia, mukaan lukien ilmoitusblogin, Exchange-ryhmän jäsenluettelon, dokumenttikirjaston ja ruudukko, jota ohjaa Excel-työkirja. Julkisena web-sisällönhallintajärjestelmänä se riitti, mutta intranetinä, joka pystyi näyttämään yrityksen dataa, se oli melko siistiä.
Mikä on SharePoint tänään?
Tämän päivän SharePoint rakentuu vahvuuksiinsa ja on yhteensopiva Windowsin, macOS:n, Androidin, iOS:n ja verkkoselaimien kanssa. Se säilyttää saman sivustokonseptin, mutta uusimmissa versioissa on mahdollisuus lisätä sovelluksia kyseiselle sivustolle. Kolmannen osapuolen kehittäjillä on jopa markkinapaikka, jossa he voivat tarjota omia markkinoitaan.
SharePoint on kuin tiimisi kotitukikohta, jossa voit kerätä tiedostoja, keskusteluja, ilmoituksia ja melkein mitä tahansa muuta yhteistyömuotoa.
Vinkkejä SharePointin käyttöön
- SharePoint on saatavilla osana Microsoft 365:tä, mutta vain yritystileille. Nämä tilit voivat kuitenkin olla jopa 5 dollaria kuukaudessa.
- SharePointin keskeinen käsite on sivusto. Sinun on ensin määritettävä sivusto, jonka jälkeen voit lisätä siihen sisältöä tai widgetejä.
- Vaikka SharePoint oli aiemmin sisällönhallintajärjestelmä, aivan kuten WordPress, johon syötit sisältöä ja se julkaistiin julkisella verkkosivustolla, Microsoft 365 -versiota käytetään yleisemmin yhteistyötilana.