Yhdistäminen on Microsoft Word -työkalu, jonka avulla voit helposti muokata osaa asiakirjasta ainutlaatuisilla tietoelementeillä.
Kuinka Yhdistäminen toimii
Yhdistäminen toimii yhdistämällä tietokanta asiakirjaasi. Tietokanta sisältää yksilölliset elementit (Sue, Jack, Peggy jne.) ja asiakirja on kirjeesi, laskusi, tarrasarjasi tai muu tiedosto. Yhdistäminen säästää aikaa ja vaivaa, koska se automatisoi yhden ainutlaatuisen tiedon syöttämisen asiakirjaan. Oletetaan esimerkiksi, että haluat kirjoittaa lomakirjeen ja lähettää sen 20 henkilölle. Voit kirjoittaa kirjeen ja tulostaa siihen yhdistämällä 20 eri tervehdystä (Dear Sue, Dear Jack, Dear Peggy jne.).
Käytä yhdistämiseen
Yhdistämisen avulla voit luoda minkä tahansa tyyppisiä painettuja asiakirjoja sekä sähköisiä asiakirjoja. Tässä on esimerkkejä asiakirjatyypeistä:
- Luettelot
- osakkeet
- laskut
- tarrat
- Kirjekuoret
- Ja tietysti kirjeet
Yhdistäminen säästää aikaasi, mutta se voi myös parantaa luomiesi asiakirjojen tehokkuutta. Esimerkiksi personoimalla kirjaimia tietyillä nimillä tai muilla elementeillä saat siistin, persoonallisen kuvan.
Yhdistä anatomia
Kuten edellä mainittiin, yhdistäminen koostuu kahdesta pääosasta: asiakirjasta ja tietolähteestä tai tietokannasta. Word yksinkertaistaa työtäsi sallimalla muiden Office-sovellusten, kuten Excelin tai Outlookin, käyttämisen tietolähteinä. Jos sinulla on koko Office-paketti, on helppoa ja kätevää käyttää jotakin näistä sovelluksista tietolähteenä. Voit esimerkiksi käyttää yhteystietoja, jotka olet jo syöttänyt Outlookiin, jotta sinun ei tarvitse syöttää niitä uudelleen Wordiin. Olemassa oleva Excel-laskentataulukko antaa sinulle entistä enemmän joustavuutta tietojen käsittelyssä. Jos sinulla on vain Word, voit silti käyttää yhdistämisominaisuutta. Wordilla on mahdollisuus luoda oma täysin muokattavissa oleva tietolähde.
Määritä yhdistäminen
Yhdistäminen voi tuntua monimutkaiselta ja monimutkaiselta. Word kuitenkin yksinkertaistaa yleiskäyttöistä asennusta ohjattujen toimintojen avulla, jotka opastavat sinua asiakirjan linkittämisessä tietokantaan. Yleensä voit suorittaa koko prosessin alle 10 vaiheessa, mukaan lukien virheiden etsiminen ja korjaaminen. Se on vähemmän kuin asiakirjan manuaalinen valmistelu maksaisi huomattavasti vähemmän aikaa ja vaivaa.