Excel on sähköinen taulukkolaskentaohjelma, jota käytetään tietojen tallentamiseen, järjestämiseen ja käsittelyyn. Laadimme tiedot viittaavat Microsoft Exceliin yleisesti eivätkä rajoitu mihinkään tiettyyn ohjelman versioon.
Mihin Exceliä käytetään?
Sähköiset taulukkolaskentaohjelmat perustuivat alun perin kirjanpidossa käytettäviin paperisiin laskentataulukoihin. Sellaisenaan automaattisten laskentataulukoiden perusasettelu on sama kuin paperitaulukoiden. Asiaan liittyvät tiedot on tallennettu taulukoita – Nämä ovat kokoelma pieniä suorakaiteen muotoisia laatikoita tai soluja, jotka on järjestetty riveihin ja sarakkeisiin. Kaikki Excel-versiot ja muut taulukkolaskentaohjelmat voivat tallentaa useita laskentataulukkosivuja yhteen tietokonetiedostoon. Tallennettua tietokonetiedostoa kutsutaan usein työkirjaksi, ja jokainen työkirjan sivu on erillinen laskentataulukko.
Laskentataulukon solut ja soluviittaukset
Jos katsot Excel-näyttöä tai mitä tahansa muuta laskentataulukkonäyttöä, näet suorakaiteen muotoisen taulukon tai rivien ja sarakkeiden ruudukon. Excelin uudemmissa versioissa jokainen laskentataulukko sisältää noin miljoona riviä ja yli 16 000 saraketta, mikä vaatii osoitusmallin tietojen sijainnin seuraamiseksi. Vaakasuorat rivit on merkitty numeroilla (1, 2, 3) ja pystysarakkeet aakkosten kirjaimilla (A, B, C). Yli 26 sarakkeissa sarakkeet merkitään kahdella tai useammalla kirjaimella, kuten AA, AB, AC tai AAA, AAB jne. Sarakkeen ja rivin leikkauspiste on pieni suorakaiteen muotoinen laatikko, joka tunnetaan nimellä solu. Solu on perusyksikkö tietojen tallentamiseen laskentataulukkoon, ja koska jokainen taulukko sisältää miljoonia näitä soluja, jokainen niistä tunnistetaan soluviitteensä perusteella. Soluviittaus on sarakkeen kirjaimen ja rivinumeron yhdistelmä, kuten A3, B6 ja AA345. Näissä soluviittauksissa sarakkeen kirjain on aina listattu ensimmäisenä.
Tietotyypit, kaavat ja funktiot
Tietotyyppejä, joita solu voi sisältää:
- Numerot
- Teksti
- Päivämäärät ja kellonajat
- Boolen arvot
- kaavat
Laskennassa käytetään kaavoja – yleensä muiden solujen tietojen kanssa. Nämä solut voivat kuitenkin olla eri laskentataulukoissa tai eri työkirjoissa. Kaavan luominen alkaa syöttämällä yhtäläisyysmerkki soluun, jossa haluat vastauksen näkyvän. Kaavat voivat sisältää myös soluviittauksia datan sijaintiin ja yhteen tai useampaan laskentataulukkofunktioon. Excelin ja muiden sähköisten laskentataulukoiden funktiot ovat sisäänrakennettuja kaavoja, jotka on suunniteltu yksinkertaistamaan monenlaisten laskutoimitusten suorittamista – yleisistä toiminnoista, kuten päivämäärän tai kellonajan syöttämisestä, monimutkaisempiin, kuten tiettyjen tietojen etsimiseen suurista tietotaulukoista.
Excel ja taloustiedot
Laskentataulukoita käytetään usein taloustietojen tallentamiseen. Tämän tyyppisille tiedoille käytettyjä kaavoja ja funktioita ovat:
- Suorita matemaattisia perustoimintoja, kuten sarakkeiden tai numerorivien lisääminen
- Arvojen, kuten voiton tai tappion, löytäminen
- Laske laina- tai asuntolainan takaisinmaksusuunnitelmat
- Etsi keskiarvo, maksimi, minimi ja muut tilastolliset arvot tietyltä tietoalueelta
- Suorittaa Mitä jos tietojen analysointi, jossa muuttujia muutetaan yksi kerrallaan, jotta nähdään, kuinka muutos vaikuttaa muihin tietoihin, kuten kustannuksiin ja voittoon
Muut Excelin käyttötavat
Muita yleisiä toimintoja, joihin Exceliä voidaan käyttää, ovat:
- Kaaviot tai kaaviot tiedoista, joiden avulla käyttäjät voivat tunnistaa tietotrendit
- Muotoile tiedot löytääksesi ja ymmärtääksesi tärkeitä tietoja helposti
- Tulosta tiedot ja kaaviot käytettäväksi raporteissa
- Lajittele ja suodata tietoja löytääksesi tiettyjä tietoja
- Linkitä laskentataulukoiden tiedot ja kaaviot käytettäväksi muissa ohjelmissa, kuten Microsoft PowerPointissa ja Wordissa
- Tuo tietoja tietokantaohjelmista analysointia varten
Laskentataulukot olivat alkuperäisiä «tappajasovelluksia» henkilökohtaisille tietokoneille, koska ne pystyivät kokoamaan ja ymmärtämään tietoja. Varhaiset taulukkolaskentaohjelmat, kuten VisiCalc ja Lotus 1-2-3, olivat suurelta osin vastuussa tietokoneiden, kuten Apple II:n ja IBM PC:n, suosion kasvusta liiketoimintatyökaluina.
Excelin vaihtoehdot
Muita käytettävissä olevia nykyisiä taulukkolaskentaohjelmia ovat:
- Google Sheets: ilmainen verkkopohjainen taulukkolaskentaohjelma
- Excel Online: ilmainen, minimoitu, web-pohjainen Excel-versio
- Open Office Calc: ilmainen, ladattava taulukkolaskentaohjelma.