Makron luominen Microsoft Wordissa

Makro on komentosarja, joka tallennetaan, jotta se voidaan toistaa (suorittaa) myöhemmin. Makrot ovat hyviä vähentämään työmäärää, joka sinun on tehtävä useissa usein suoritettavissa vaiheissa. Näin voit luoda ja testata makron Microsoft Wordissa. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Word for Microsoft 365-, Word 2019-, Word 2016-, Word 2013- ja Word 2010 -sovelluksia.

Miksi käyttää makroa?

Makrolla saat samat tulokset napsauttamalla komentoa sen sijaan, että käyt läpi kaikki vaiheet. Joitakin tapoja käyttää makroja tuottavuuden lisäämiseksi ovat:

• Aseta yrityksesi logo ja nimi tietyllä fontilla.
• Lisää taulukko, joka sinun on luotava säännöllisesti.
• Muotoile asiakirja tietyillä ominaisuuksilla, kuten sivunumerointi ja kaksinkertaiset kappaleet.

Makrojen luominen ja käyttäminen on opittu taito, mutta tuloksena oleva tehokkuus on vaivan arvoista.

Luo makro

Wordissa on yli 950 komentoa, joista suurin osa on valikoissa ja työkaluriveissä, ja niille on määritetty pikanäppäimet. Joitakin näistä komennoista ei kuitenkaan ole oletusarvoisesti yhdistetty valikoihin tai työkaluriveihin. Ennen kuin luot oman Word-makrosi, varmista, että se on olemassa ja että se voidaan yhdistää työkalupalkkiin. Seuraa näitä ohjeita nähdäksesi Wordissa käytettävissä olevat komennot:

1. Valitse Näkemys -välilehti.

2. Valita Makrot.

   

3. Valitse Näytä makrot. Tai paina Alt+F8 pikanäppäin päästäksesi Makrot valintaikkuna.

   

4. Valitse Makrot sisään pudotusnuoli ja valitse Sanakomennot.

   

5. Korosta komentojen nimien aakkosjärjestyksessä nimi, jolloin komennon kuvaus näkyy komennon alaosassa Makrot -valintaikkunan alla Kuvaus etiketti.

   

Jos luotava komento on olemassa, älä kopioi sitä omalla Word-makrollasi. Jos sitä ei ole, jatka Word-makrosi luomista.

Suunnittele tehokkaita sanamakroja

Tärkein askel tehokkaiden Word-makrojen luomisessa on huolellinen suunnittelu. Tähän suunnitteluun kuuluu selkeä käsitys siitä, mitä haluat Word-makron tekevän, kuinka se helpottaa tulevaa työtäsi ja millä edellytyksillä haluat sitä käyttää. Kun sinulla on nämä asiat mielessä, suunnittele varsinaiset vaiheet. Tämä on tärkeää, koska tallennin muistaa kaiken tekemäsi ja tallentaa sen makroon. Jos esimerkiksi kirjoitat jotain ja poistat sen, Word tekee saman merkinnän joka kerta, kun suoritat makron, ja poistaa sen sitten, mikä tekee siitä huolimattoman ja tehottoman makron. Kun suunnittelet makrojasi, pidä seuraavat asiat mielessä:

• Ajoita komennot ja järjestys, jossa haluat makron suorittavan komennot.
• Tunne pikanäppäimet komentoille, joita haluat käyttää. Tämä on erityisen tärkeää navigoinnin kannalta, koska et voi käyttää hiirtä navigointiin dokumenttialueella, kun käytät tallenninta. Luot myös ohuemman makron, jos käytät pikanäppäintä nuolinäppäimien sijaan.
• Ajoita viestejä, jotka Word voi näyttää ja jotka pysäyttävät makron.
• Käytä mahdollisimman vähän vaiheita pitääksesi makron tehokkaana.
• Suorita vähintään yksi testiajo ennen kuin aloitat tallennuksen.

Kun olet ajoittanut Word-makrosi ja käynyt läpi, olet valmis tallentamaan sen. Jos olet suunnitellut makrosi huolellisesti, sen tallentaminen myöhempää käyttöä varten on prosessin helpoin osa. Ainoa ero makron luomisen ja asiakirjan parissa työskentelemisen välillä on se, että sinun on painettava muutamaa ylimääräistä painiketta ja tehtävä joitain valintoja valintaikkunoissa.

Nauhoita makro

Kun aloitat makron tallentamisen, hiiren osoittimen vieressä on kasetilta näyttävä pieni kuvake, joka osoittaa, että Word tallentaa toimiasi. Tämän jälkeen voit seurata suunnitteluvaiheessa esitettyjä vaiheita. Kun olet valmis, paina Lopettaa -painiketta (se on sininen neliö vasemmalla). Heti kun painat Lopettaa -painiketta, Word-makrosi on valmis käytettäväksi. Näin tallennat makron.

1. Siirry kohtaan Näkemys välilehti, valitse Makrotvalitse sitten Tallenna makro avaamaan Tallenna makro valintaikkuna.

   

2. Vuonna Makron nimi tekstikenttään, kirjoita yksilöllinen nimi. Nimet voivat sisältää enintään 80 kirjainta tai numeroa (ei symboleja tai välilyöntejä), ja niiden on alettava kirjaimella. Nimen on oltava yksilöllinen, jotta voit määrittää, mitä se tekee viittaamatta kuvaukseen.

3. Vuonna Kuvaus tekstikenttään, kirjoita makron suorittamien toimien kuvaus.

   

4. Valitse, haluatko makron olevan käytettävissä kaikissa asiakirjoissa vai vain nykyisessä asiakirjassa. Jos päätät rajoittaa työn saatavuutta, merkitse asiakirjan nimi kohtaan Tallenna makro sisään pudotusvalikosta. Oletuksena Word asettaa makron kaikkien asiakirjojen saataville, ja luultavasti huomaat sen olevan järkevin.

   

5. Kun olet syöttänyt makron tiedot, valitse Okei. Tallennusmakro-työkalupalkki tulee näkyviin näytön vasempaan yläkulmaan.

   

Voit keskeyttää tallennuksen valitsemalla Keskeytä tallennus/jatka tallenninta -painiketta (se on oikealla). Jatka tallennusta valitsemalla se uudelleen.

Testaa makro

Makrojen luomisen Wordissa tarkoituksena on nopeuttaa työtäsi asettamalla toistuvia tehtäviä ja monimutkaisia ​​komentosarjoja sormiesi ulottuville. Varmista, että makrosi toimii tarkoitetulla tavalla testaamalla makroa.

1. Suorita makro painamalla Alt+F8 pikakuvake . näyttö Makrot valintaikkuna.

   

2. Korosta makro luettelosta ja valitse sitten Juosta.

   

Jos et näe makroa, varmista, että oikea sijainti on Makrot sisään laatikko.

Luo pikakuvakkeita makroille

Jos olet luonut useita makroja, etsi Makrot dialogi vie aikaa. Kun määrität makroille pikanäppäimen, voit ohittaa valintaikkunan ja avata makrosi suoraan näppäimistöltä samalla tavalla kuin käytät muita Wordin komentoja pikanäppäimillä.

1. Valitse Tiedostovalitse sitten Vaihtoehdot.

   

2. Vuonna sanavaihtoehdot valintaikkunassa, siirry vasempaan ruutuun ja valitse Mukautettu nauha.

   

3. Valitse Säätää.

   

4. Vuonna Luokat luettelosta, vieritä alas kohtaan Makrot ja valitse makro, jolle haluat luoda uuden pikakuvakkeen. Jos makrolle on tällä hetkellä määritetty pikanäppäin, pikanäppäin näkyy ruudun alla Nykyiset avaimet etiketti.

   

5. Jos makrolle ei ole määritetty pikakuvaketta tai jos haluat luoda makrolle toisen pikakuvakkeen, valitse Paina uutta pikanäppäintä tekstilaatikko.

   

6. Kirjoita pikanäppäin, jota haluat käyttää makron käyttämiseen. Jos pikakuvake on määritetty komennolle, näyttöön tulee viesti: Tällä hetkellä määrätty perässä komennon nimi. Määritä pikanäppäin uudelleen jatkamalla tai valitse uusi pikanäppäin.

7. Valitse Tallenna muutokset kohteeseen pudotusnuoli ja valitse normaali ottaaksesi muutoksen käyttöön kaikkiin Wordissa luotuihin asiakirjoihin. Jos haluat käyttää pikanäppäintä vain nykyisessä asiakirjassa, valitse asiakirjan nimi luettelosta.

   

8. Valitse Määritä.

   

9. Valitse Lähellä tallentaaksesi muutokset.