Mitä tietää
- Alkuperäisten sähköpostiviestien mainitseminen vastauksissa ja edelleenlähetyksissä vaihtelee suuresti sähköpostipalveluiden välillä.
- Jotkut palvelut, kuten iOS Mail, antavat käyttäjille mahdollisuuden korostaa tekstiä ja napsauttaa helposti Vastaus tai eteenpäin lainatakseni tuota valintaa.
- Jotkut palvelut, kuten Gmail, lainaavat automaattisesti koko sähköpostin. Sinun on muokattava manuaalisesti lainataksesi tiettyjä rivejä viestistä.
Pitkiä sähköpostiketjuja, joissa jokainen vastaus lainaa koko edellistä tai alkuperäistä viestiä, on vaikea seurata. Toisaalta sähköposti, jossa viitataan aiempaan viestiin, jolla ei ole aavistustakaan siitä, mistä siinä oli kyse, tuhlaa aikaa yrittää muistaa lähettäjän alkuperäinen pointti. Kun vastaat sähköpostiin, sinun tulee lainata saamaasi viestiä, mutta vain niin paljon kuin on tarpeen kontekstin määrittämiseksi.
Lainaat vastauksessasi sähköpostia
Sähköpostipalveluntarjoajastasi tai sovelluksestasi riippuen voit ehkä merkitä sen osan sähköpostista, jonka haluat lainata ennen kuin napsautat Vastaus tai eteenpäin nuppi. Vastaussähköpostikenttä avautuu ja korostettu lainaus on jo sähköpostin tekstiosassa. Lisää vain vastauksesi ja lähetä se. MacOS ja iOS Mail toimivat tällä tavalla. Kaksi sähköpostiohjelmaa ei käytä täsmälleen samaa vastausprosessia. Jotkin sähköpostiohjelmat, kuten Yahoo Mail ja Gmail, eivät anna sinun yksinkertaisesti korostaa osiota lainattavaksi vastauksessasi. Sinun on lainattava koko teksti sähköpostista ja poistettava sitten manuaalisesti vastauksestasi osat, joita et halua. Joissakin tapauksissa voit kopioida ja valita sen osan sähköpostista, jota haluat lainata Liitä lainaukseksi tai jotain vastaavaa, jos sähköpostiohjelmasi tukee tätä ominaisuutta (jotkut tukevat, toiset eivät). Lähes kaikissa tapauksissa lainatut tiedot on sisennetty tunnistamisen helpottamiseksi. Joissakin sähköpostiohjelmissa lainattu materiaali näkyy eri värisenä.
Tee tarjous sähköpostissasi
Sähköpostietiketti noudattaa yleensä tiettyä järjestystä viestin jakamisessa. Aloita sähköpostisi tervehdyksellä ja johdantohuomautuksella. Seuraavaksi tulee lainattu materiaali. Vastauksesi lainaukseen näkyy sitten alla. Jos vastaat useampaan kuin yhteen kohtaan, liitä osa lainauksesta yhdelle riville ja vastaa sitten vain kyseiseen osaan seuraavalla rivillä. Liitä sitten toinen osa lainatusta sähköpostista ja vastaa kyseiseen osaan seuraavalla rivillä. Toista tämä malli, jos haluat sisällyttää vastaukseesi tai edelleenlähetettyyn viestiisi lisää lainauksia ja kommentteja. Tämä jäljittelee keskustelujen luonnollista kulkua ja helpottaa viestiketjun seuraamista sähköpostin vastaanottajille.