Luo avattava luettelo Excelissä

Mitä tietää

• Avaa kaksi tyhjää Excel-työkirjaa nimeltä source.xlsx ja pudotusluettelo.xlsx.
• Kirjoita lähdedokumentin avattavan luettelon vaihtoehdot. Kirjoita avattavaan luettelodokumenttiin aihe, jota luettelo koskee.
• Luo kaksi nimettyä aluetta – yksi luettelokohdille ja toinen työkirjaan, jossa luettelo sijaitsee – linkittääksesi ne.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten Excelissä luodaan avattava luettelo. Se sisältää tietoja luettelon käyttämisestä tietojen vahvistusvaihtoehtoihin, avattavan luettelon suojaamiseen ja muutosten tekemiseen avattavaan luetteloon. Ohjeet koskevat Excel 2019-, 2016-, 2013-, 2010- ja Excel for Microsoft 365 -versioita.

Syötä tiedot luodaksesi avattavan luettelon

Kun lisäät avattavan luettelon soluun Excelissä, sen viereen tulee nuoli. Nuolen napsauttaminen avaa luettelon, josta voit valita yhden soluun syötettävistä kohteista. Jos esimerkiksi käytät laskentataulukkoa tapahtuman vastausten seuraamiseen, voit suodattaa kyseisen sarakkeen Kyllä, Ei ja Ei vielä vastattu. Listassa käytettävät tiedot voivat olla samalla arkilla kuin luettelo, eri arkilla samassa työkirjassa tai eri työkirjassa. Tässä esimerkissä avattava luettelo käyttää luetteloa kohteista, jotka ovat toisessa työkirjassa. Tämän menetelmän etuja ovat luettelotietojen keskittäminen useille käyttäjille ja niiden suojaaminen vahingossa tai tahallisilta muutoksilta.

1. Avaa kaksi tyhjää Excel-työkirjaa.

2. Tallenna yksi työkirja nimeltä source.xlsx. Tämä työkirja sisältää tiedot avattavasta luettelosta.

3. Tallenna toinen työkirja nimellä pudotusvalikko.xlsx. Tämä työkirja sisältää avattavan luettelon.

4. Jätä molemmat työkirjat auki tallennuksen jälkeen.

5. Anna tiedot alla olevan kuvan mukaisesti: soluja A1 ilkeä A4 -lta source.xlsx työkirja, kuten tässä kuvassa näkyy.

6. Tallenna työkirja ja jätä se auki.

7. Syötä tiedot kuvan osoittamalla tavalla solu B1 -lta pudotusvalikko.xlsx työkirja.

8. Tallenna työkirja ja jätä se auki.

Kun luettelotiedot ovat erillisessä työkirjassa, molempien on oltava avoinna luettelon päivittämistä varten.

Data soluille A1–A4 tiedostossa source.xlsx

• A1 – Piparkakku
• A2 – sitruuna
• A3 – Kaurapuuro Rusina
• A4 – Suklaapala

Tiedot solulle B1 tiedostossa dropdown.xlsx

• B1 — Evästeen tyyppi:

Luo kaksi nimettyä aluetta

Nimetyn alueen avulla voit viitata tiettyyn solualueeseen Excel-työkirjassa. Nimetyillä alueilla on monia käyttötarkoituksia Excelissä, mukaan lukien kaavoissa ja kaavioiden luomisessa. Joka tapauksessa sinun tulee käyttää nimettyä aluetta soluviittausten alueen sijaan, joka ilmaisee tietojen sijainnin laskentataulukossa.

Kun käytät toisen työkirjan avattavaa luetteloa, sinun on käytettävä kahta nimettyä aluetta. Toinen on luettelokohdille ja toinen on työkirjassa, jossa avattava luettelo on – tämä nimetty alue linkittää ensimmäisen työkirjan luetteloon.

Entinen sarja

1. Valitse solut A1 ilkeä A4 -lta source.xlsx työkirja merkitä ne.

2. Klikkaa Kurssin nimi sijaitsee yläkerrassa sarake A.

3. Tyyppi Keksit in Kurssin nimi.

4. paina Tulla sisään näppäimistön näppäintä.

5. soluja A1 ilkeä A4 -lta source.xlsx työkirjassa on nyt alueen nimi Keksit.

6. Tallentaa työkirja.

Toinen mainittu alue

Toinen nimetty alue ei käytä soluviittauksia pudotusvalikko.xlsx työkirja. Sen sijaan se linkittää Keksit alueen nimi source.xlsx työkirja, mikä on välttämätöntä, koska Excel ei hyväksy soluviittauksia toisesta työkirjasta nimetylle alueelle. Se kuitenkin tallentaa toisen alueen nimen.

Toisen nimetyn alueen luontia ei siksi tehdä käyttämällä Kurssin nimi vaan käyttämällä Määrittelemään Nimi vaihtoehto kohdassa kaavat -välilehti -lta nauha.

1. Klikkaa solu C1 in pudotusvalikko.xlsx työkirja.

2. Klikkaa Kaavat > Määritä nimi päällä nauha avaamaan Määritä nimi valintaikkuna.

3. Klikkaa Uusi -painiketta kohtaan . avata Uusi nimi valintaikkuna.

4. Tyyppi Faktat sisällä Nimi linja.

5. Vuonna Viittaa linjan tyyppi =’lähde.xlsx’!Evästeet

6. Klikkaus Okei täydentääksesi nimetyn alueen ja palataksesi Määritä nimi -valintaikkunaan.

7. Klikkaus Lähellä sulkeaksesi Määritä nimi valintaikkuna.

8. Tallentaa työkirja.

Listan käyttäminen tietojen validointiin

Kaikki Excelin tietojen vahvistusasetukset, mukaan lukien avattavat luettelot, asetetaan tietojen vahvistusvalintaikkunan avulla. Sen lisäksi, että laskentataulukkoon lisätään avattavia luetteloita, tietojen validointia Excelissä voidaan käyttää myös hallitsemaan tai rajoittamaan, minkä tyyppisiä tietoja käyttäjät voivat syöttää laskentataulukon tiettyihin soluihin.

1. Klikkaa solu C1 -lta pudotusvalikko.xlsx työkirja tehdäksesi siitä aktiivisen solun – tässä avattava valikko on.

2. Klikkaa Faktat -välilehti -lta nauha valikosta laskentataulukon yläpuolella.

3. Klikkaa Tietojen validointi -kuvaketta nauha avataksesi pudotusvalikon. Valitse Tietojen validointi vaihtoehto.

4. Klikkaa asetukset -välilehti sisällä Faktat Validointi valintaikkuna.

5. Klikkaa alanuoli lopussa Sallia rivillä avataksesi pudotusvalikon.

6. Klikkaa Lista valitaksesi pudotusvalikon tietojen vahvistusta varten solu C1 ja ympärillä. aktivoida Lähde rivi valintaikkunassa.

7. Koska avattavan luettelon tietolähde on toisessa työkirjassa, toinen nimetty alue menee kohtaan Lähde rivi valintaikkunassa.

8. Klikkaa Lähde linja.

9. Tyyppi = Data sisällä Lähde linja.

10. Klikkaus Okei täydentääksesi avattavan luettelon ja lähellä the Tietojen validointi valintaikkuna.

11. Pieni alas nuoli -kuvakkeen pitäisi ilmestyä oikealle solu C1. Napsauttamalla alanuolta avautuu pudotusvalikko, johon on syötetty neljä evästeen nimeä soluja A1 ilkeä A4 -lta source.xlsx työkirja.

12. Jos napsautat jotakin nimeä avattavasta luettelosta, se on syötettävä solu C1.

Muuta avattavaa luetteloa

Koska tässä esimerkissä listakohteiden lähteenä käytettiin nimettyä aluetta todellisten luettelonimien sijaan, muuta nimetyn alueen evästeiden nimet muotoon soluja A1 ilkeä A4 -lta source.xlsx työkirja muuttaa välittömästi avattavassa luettelossa olevia nimiä. Jos tiedot syötetään suoraan valintaikkunaan, muutosten tekeminen luetteloon tarkoittaa palaamista valintaikkunaan ja lähderivin muokkaamista. Noudata alla olevia ohjeita muuttaaksesi: Sitruuna ilkeä murokeksi avattavassa luettelossa muuttamalla tiedot muotoon solu A2 ilmoitetusta vaihteluvälistä source.xlsx työkirja.

1. Klikkaa solu A2 in source.xlsx työkirja tehdäksesi siitä aktiivisen solun.

2. Tyyppi murokeksi mene sisälle solu A2 ja paina Tulla sisään näppäimistön näppäintä.

3. Klikkaa alanuoli avattavaan luetteloon solu C1 -lta pudotusvalikko.xlsx työkirja.

4. 2 artikla luettelossa pitäisi nyt lukea murokeksi sijasta Sitruuna.

Vaihtoehdot avattavan luettelon suojaamiseksi

Koska tämän esimerkin tiedot ovat eri laskentataulukossa kuin avattavassa luettelossa, käytettävissä olevat vaihtoehdot luettelotietojen suojaamiseksi ovat:

• Suojaa työarkki lukitsemalla soluja A1 ilkeä A4 Päällä arkki 2
• Vaadi salasana työkirjan vaihtamiseen
• Avaa työkirja nimellä Lue ainoastaan