Lisää ja käytä jaettua postilaatikkoa Outlookissa ja Microsoft 365:ssä

Mitä tietää

• Voit luoda sellaisen MS 365 -hallintakeskuksessa osoitteessa: ryhmiä † Jaetut postilaatikot† Valitse Lisää postilaatikko ja seuraa ohjeita sieltä.
• Kuka tahansa jaettuun Microsoft Office 365 -postilaatikkoon määritetty voi käyttää kaikkea siinä olevaa: saapuvia sähköposteja, vastauksia, edelleenlähetyksiä jne.
• Office 365 -käyttäjät tarvitsevat Microsoft Exchange Online -tilauksen käyttääkseen jaettua sähköpostia.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit lisätä käyttäjiä jaettuun Outlook-postilaatikkoon ja miten jaettuja postilaatikoita käytetään Outlookissa, verkossa ja mobiilisovelluksessa. Nämä ohjeet koskevat Office 365 for Windowsia ja macOS:ää. Näkymät 2019, 2016, 2013 ja 2010; Outlook iOS:lle ja Androidille; ja Outlook verkossa.

Luo jaettu postilaatikko Office 365:ssä

Voit luoda niin monta jaettua postilaatikkoa kuin tarvitset, mutta jokaisella postilaatikkoon määritetyllä käyttäjällä on oltava Microsoft 365 -tilaus. Jaetun postilaatikon määrittäminen:

1. Kirjaudu Microsoft 365 -hallintakeskukseen Microsoft 365:n maailmanlaajuisen järjestelmänvalvojan tililläsi tai Exchange-järjestelmänvalvojan tilin tunnistetiedoilla. Microsoft 365 -hallintakeskus tunnettiin aiemmin nimellä Office 365 -hallintakeskus.

2. Valitse ryhmiä † Jaetut postilaatikot navigointiruudussa.

3. Valitse Lisää postilaatikko päällä Jaetut postilaatikot sivu.

4. Käytössä Lisää postilaatikko kirjoita nimi jaetulle postilaatikolle Nimi ala.

   

5. Postilaatikon alias luodaan automaattisesti Sähköposti kentässä, mutta voit halutessasi vaihtaa aliaksen. Kun olet antanut jaetulle postilaatikolle nimen, valitse Lisätä†

   

6. Valitse Lisää jäseniä tähän postilaatikkoon alla Seuraavat vaiheet†

7. Valitse Lisää jäseniä päällä Lisää jaetut postilaatikon jäsenet sivu.

8. alla Jäsenet, valitse valintaruutu jokaisen henkilön vieressä, joka voi käyttää jaettua postilaatikkoa. Kun olet valmis, valitse Tallentaa ja sitten Lähellä† Jos et näe henkilön nimeä luettelossa, valitse Hae ja kirjoita henkilön nimi.

Tallenna lähetetyt sähköpostit jaettuun postilaatikkoon

Kun käyttäjä lähettää sähköpostiviestin jaetusta postilaatikosta, viestistä tallennetaan kopio kyseisen käyttäjän kansioon Lähetetyt kansioon, ei jaettuun postilaatikkoon. Jos haluat tallentaa nämä sähköpostit jaettuun postilaatikkoon, sinun on muokattava jaetun postilaatikon asetuksia. Jos haluat tallentaa lähetetyt sähköpostiviestit jaettuun postilaatikkoon, toimi seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään Microsoft 365 -hallintakeskukseen ja valitse ryhmiä † Jaetut postilaatikot navigointiruudussa.

2. Valitse jaettu postilaatikkosi.

3. Valitse muokata Seuraava Lähetetyt†

   

4. Aseta molemmat Kopioi tähän postilaatikkoon lähetetyt viestit ja Kopioi tämän postilaatikon puolesta lähetetyt viestit ilkeä päälläja valitse sitten Tallentaa†

Jaetun postilaatikon käyttäminen Outlook 2016:ssa, Outlook 2013:ssa ja Outlook 2010:ssä

Kun määrität jaetun postilaatikon, muiden käyttäjien ei tarvitse tehdä mitään näyttääkseen jaetun postilaatikon Outlookin työpöytäversiossa. Jaettu postilaatikko näkyy automaattisesti Outlookin sivupalkissa. Lähetä sähköposti jaetusta postilaatikosta seuraavasti:

1. Valitse Koti -välilehti Outlookin yläosassa.

2. Valitse uusi sähköposti luodaksesi uuden viestin.

   

3. Valitse From uudessa sähköpostiviestissä ja valitse sitten jaettu postilaatikko.

4. Kirjoita viestisi ja valitse Lähettää†

Jaetun postilaatikon käyttäminen Outlookin verkkoversiossa

Jos haluat käyttää jaettua postilaatikkoa verkkoselaimessa, sinun on lisättävä postilaatikko manuaalisesti. Voit lisätä jaetun postilaatikon Outlookin verkkoversioon seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään Microsoft 365 -tilillesi ja valitse sitten Näkymät sovellus.

2. Oikealla painikkeella kansiot (tai postilaatikon nimi) navigointiruudussa ja valitse sitten Lisää jaettu kansio†

3. Kirjoita jaetun postilaatikon sähköpostiosoite Lisää jaettu kansio valintaikkuna ja valitse sitten Lisätä†

Lisää jaettuja postilaatikoita Outlook Mobile -sovellukseen

Voit käyttää jaettua postilaatikkoa älypuhelimella tai tabletilla seuraavasti:

1. Käynnistä Outlook-sovellus iOS:lle tai Androidille ja kirjaudu sisään tilillesi.

2. Nosturi Lisää tili vasemmassa ruudussa ja napauta sitten Lisää jaettu postilaatikko† Jos sinulla on useita Outlook-tilejä, valitse tili, jolla on pääsy jaettuun postilaatikkoon.

3. Anna sähköpostiosoite. Kun prosessi on valmis, sinun pitäisi nähdä jaettu postilaatikko tiliesi alla Outlook-sovelluksessa. Voit poistaa jaetun postilaatikon Outlook-sovelluksesta siirtymällä osoitteeseen toimielimet † laskutnapauta sitten jaettua postilaatikkoa ja valitse Poista tili†

Mikä on jaettu postilaatikko Office 365:ssä?

Jokaisella jaettuun Office 365 -postilaatikkoon määritetyllä henkilöllä on täysi pääsy kaikkiin sen viesteihin. Jäsenet voivat lukea saapuvia sähköposteja, vastata viesteihin, välittää viestejä ja nähdä, miten muut ovat vastanneet. Kun tiimin jäsen vastaa sähköpostiin jaetusta postilaatikosta, sähköposti lähetetään jaetusta osoitteesta henkilön sähköpostiosoitteen sijaan, jolloin kaikkien tiedot pidetään luottamuksellisina. Jaetuissa postilaatikoissa ei kuitenkaan yleensä ole käyttäjätunnuksia tai salasanoja, mikä aiheuttaa turvallisuusongelmia.

Miksi käyttää jaettua postilaatikkoa?

Jaetut postilaatikot ovat ihanteellisia asiakaspalvelu- tai markkinointiosastoille, jotka haluavat seuraavan käytettävissä olevan tiimin jäsenen vastaavan saapuviin sähköpostiviesteihin. Jaetuissa postilaatikoissa on myös jaettu yhteystietoluettelo ja jaettu kalenteri, jotta ryhmän jäsenet voivat luoda tapaamisia keskeisessä paikassa, jonka kaikki jäsenet näkevät.