Linkitetyn tekstin käyttäminen Word-asiakirjojen päivittämiseen

Mitä tietää

• Luo asiakirja, jossa on teksti, johon haluat linkittää, ja tallenna se. Kopioi teksti, johon haluat linkittää.
• Aseta kohdistin uuteen asiakirjaan. Mene Talo > Liitä erikois > Liitä linkki > Muotoiltu teksti (RTF). Lehdistö OK.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka tekstiä linkitetään yhdestä Microsoft Word -asiakirjasta toiseen. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Word for Microsoft 365-, Word 2019-, Word 2016-, Word 2013- ja Word 2010 -sovelluksia.

Lisää tekstilinkki Wordiin

Käytä tekstilinkkejä korvataksesi tekstiä useissa Word-asiakirjoissa kerralla. Tekstilinkit ovat hyödyllisiä, kun lisäät saman tekstilohkon useisiin asiakirjoihin ja tämä teksti on päivitettävä jossain vaiheessa.

1. Kirjoita uuteen Microsoft Word -asiakirjaan teksti, johon linkität muista asiakirjoista. Muotoile se sellaiseksi kuin haluat sen näkyvän asiakirjoissa. Tämä asiakirja voi sisältää esimerkiksi uuden työntekijän 20 osoitetta tai yhteystiedot.

2. Tallenna tiedosto luodaksesi linkin. Tallenna tiedosto mihin tahansa paikkaan ja merkitse tämä sijainti muistiin. jos siirrät tekstin sisältävän tiedoston, aseta päivitetty linkki tekstiin kaikissa linkitetyissä asiakirjoissa.

3. Korosta teksti, jonka haluat linkittää.

4. Napsauta valittua tekstiä hiiren kakkospainikkeella tai pidä sitä painettuna ja valitse sitten Kopioida. Lehdistö . käyttääksesi näppäimistöä Ctrl+C PC:llä tai Komento+C Macilla.

5. Aseta linkitetyn tekstin sisältävässä asiakirjassa kohdistin kohtaan, johon haluat linkitetyn tekstin. Linkitetyn tekstin sijaintia voidaan muuttaa myöhemmin, aivan kuten tekstiä siirretään.

6. Siirry kohtaan Talo -välilehti, valitse Tarttua pudotusnuoli ja valitse Liitä erikois.

   

7. Vuonna Liitä erikois valintaikkuna, valitse Liitä linkki.

8. Jos haluat liittää linkitetyn tekstin täsmälleen sellaisena kuin se näkyy alkuperäisessä asiakirjassa, valitse Muotoiltu teksti (RTF).

   

9. Valitse Okei.

10. Toista tämä prosessi niin monta kertaa kuin on tarpeen kullekin asiakirjalle, jonka haluat linkittää alkuperäiseen tekstiin.

Pariliitoksen ymmärtäminen

Linkittäminen on hyödyllistä, jos teksti on sama kaikissa dokumenteissa ja jos tekstiä on päivitettävä. Tämä on hyvin erityinen skenaario, mutta se voi säästää paljon aikaa. Esimerkiksi 20 Microsoft Word -asiakirjaa on asetettu tulostamaan 20 arkkia osoitetarroja, ja jokaisella sivulla on kymmeniä tarroja. Jos näiden 20 Word-asiakirjan osoitteet on päivitettävä tulevaisuudessa, älä päivitä jokaista asiakirjaa manuaalisesti. Luo sen sijaan erillinen asiakirja osoitteilla. Linkitä sitten 20 asiakirjaa yhdelle osoitesivulle niin, että kun päivität osoitteen, myös kaikki siihen viittaavat asiakirjat päivitetään. Tämän tyyppiset tekstilinkit eivät ole sama asia kuin hyperlinkit, jotka avaavat verkkosivuja tai muita tiedostoja napsautettaessa. Toinen esimerkki on, kun useat Word-asiakirjat sisältävät juuri palkatun työntekijän nimen ja yhteystiedot, ja nämä asiakirjat annetaan jokaiselle uudelle työntekijälle. Sen sijaan, että kirjoittaisit nämä tiedot jokaiseen asiakirjaan, lisää linkki asiakirjaan, joka sisältää työntekijän tiedot. Näin heidän yhteystietonsa ovat aina oikein ja samalla tavalla muotoiltu jokaisessa asiakirjassa.