Laskentataulukot ja tietokannat tarjoavat molemmat tavat tarkastella tietoja. Kaikkien käyttämä lähestymistapa tiedon keräämiseen ja jakamiseen on kuitenkin hyvin erilainen. Laskentataulukko tarjoaa näennäisesti jäsenneltyä dataa rivi- ja sarakemuodossa. Laskentataulukot eivät kuitenkaan liity toisiinsa eivätkä vaadi laskentataulukon tiedoista sääntöjä. Laskentataulukoissa ei myöskään ole edistyneitä yhteenveto- ja raportointityökaluja. Tietokannat keräävät tietoa jäsennellyllä tavalla ja ylläpitävät vakiosääntöjä ja suhteita siitä, mitä tulee sisään ja ulos. Olemme tarkistaneet molemmat, jotta voit määrittää, mikä niistä sopii parhaiten tarpeisiisi.
Yleiset tulokset
Taulukot
- Sisältää sarakkeista ja riveistä koostuvia soluja.
- Suorita matemaattiset laskelmat.
- Lajittele ja suodata tiedot.
Tietokannat
- Järjestä monimutkaisia tietojoukkoja.
- Hallitsee tietokannan hallintajärjestelmä (DBMS).
- Käytä ja hallitse suuria tietomääriä.
Tietokannat tukevat automaattista nopeaa sisällön lukemista ja kirjoittamista. Ellei käytä kotitekoista laukaisutyökalujärjestelmää, kuten If This Then That, laskentataulukko vaatii tietojen syöttämisen manuaalisesti. Microsoft Excel ja Google Sheets ovat laajalti käytettyjä taulukkolaskentaohjelmia. Molemmat ovat saatavilla ilmaiseksi tietokoneilla, tableteilla ja älypuhelimilla. Lukuun ottamatta Microsoft Accessia työpöydällä (ja klooneja, kuten LibreOffice Base), useimmat kestävät tietokantatyökalut sijaitsevat palvelimilla. Suuret yritykset käyttävät vaihtoehtoja, kuten Microsoft SQL Server tai Oracle-palvelinpaketti. Avoimen lähdekoodin ja Linux-yhteisöjen ihmiset käyttävät työkaluja, kuten MariaDB. Kun käytät tietokantaa, yhdistät sen yleensä tukityökaluihin. Koska tietokannat vaativat Structured Query Language -kielen tietojen käyttämiseen, työkalut, kuten visuaaliset raporttisuunnittelijat (kuten Crystal Reports) tai kojelautatyökalut (kuten Tableau), hallitsevat sekä SQL:n luomista että monimutkaista raporttien kehitystä.
Suunnittelu: analyysi vs. suhteet
Taulukot
- Optimoitu helppoa tietojen analysointia varten.
- Rajoitetut suodatusvaihtoehdot.
- Rajoitettu kyky vertailla eri lähteistä peräisin olevia tietoja.
Tietokannat
- Voi linkittää taulukoita.
- Tehokas relaatioanalyysi.
- Rajoitetut laskentavaihtoehdot.
Se, ovatko tietokannat tai laskentataulukot järkevimpiä tiettyyn tarkoitukseen, seuraa kourallinen käyttötapausominaisuuksia. Vaikka hakukaavat ja nimetyt alueet yhdistävät joitakin laskentataulukoiden osia, laskentataulukko on itsenäinen tietojoukko. Sillä on rajoitettu kyky suodattaa ja ryhmitellä eri laskentataulukoiden ja laskentataulukkotiedostojen välillä. Laskentataulukot on optimoitu rahoitusta ja helppoa tietojen analysointia varten. Yksinkertaisten laskelmien kannalta tämä lähestymistapa on parempi kuin tietokanta. Tietokannat vaativat myös enemmän teknisiä taitoja asentaa ja konfiguroida. Ei kuitenkaan ole helppoa verrata tietoja eri tiedoista laskentataulukossa. Tietokannat pakottavat suhteita ja tukevat kyselyitä attribuuttien tai osajoukkojen perusteella yhdessä tai useammassa taulukossa. Tietokannat linkittävät taulukoita yhteen eri tavoilla ja tuottavat yhteenvetotilastoja kyseisistä osajoukoista ja superjoukoista.
Raportointi: Ulkonäkö on tärkeintä
Taulukot
- Muokattava ulkonäkö.
- Helppo luoda kaavioita.
- Rikkaat muotoiluominaisuudet.
Tietokannat
- Virallinen ulkonäkö.
- Virtaviivaista raportteja.
- Taulukkoraporttimuoto.
Laskentataulukot esittävät tietoruudukon. Laskentataulukon omistaja määrittää sisällön, muotoilun, ulkonäön ja rakenteen. Tietokannat vaativat formalisoidun rakenteen ja erottavat tiedot sen ulkoasusta. Laskentataulukko on sekä näiden tietojen tieto- että esityskerros. Tämä lähestymistapa virtaviivaistaa yksinkertaisia raportteja, koska laskelmat ovat läpinäkyviä kaikille tiedoston avaaville. Lisäksi vaihtoehdot, kuten sääntöviivat, varjostus, kaaviot ja värit, varmistavat, että lopullinen tulos näyttää siltä kuin haluat. Tietokanta esittää tiedot taulukkomuodossa. Kaikki tulosteen muotoilut on tehtävä laskentataulukossa tai muussa ohjelmassa, kuten kojelautatyökalussa.
Tietojen sijainti: pääsy tietoihin ja valvonta
Taulukot
- Erilliset asiakirjat.
- Rajoitetut suojausvaihtoehdot.
- Yksi käyttäjä kerrallaan.
Tietokannat
- Omat tietokantapalvelimet.
- Luvat lisäävät turvallisuutta.
- Useita samanaikaisia käyttäjiä.
Laskentataulukot ovat erillisiä asiakirjoja, jotka sijaitsevat erillisillä tietokoneilla tai tiedostopalvelimilla. Tietokannat vaativat suurimmaksi osaksi omat tietokantapalvelimet. Tämä tarkoittaa, että tietokannan luominen on työläämpää, mutta et voi tallentaa sitä väärin tai poistaa sitä vahingossa. Vaikka voit suojata laskentataulukon salasanalla, et yleensä voi hallita sitä, kuka katselee tai muokkaa sitä. Tietokanta ei kuitenkaan salli sinun tarkastella tai muuttaa tietoja, ellei sinulla ole siihen lupaa. Tietokanta tallentaa kaikki tekemäsi näkymät ja muokkaukset tulevaa löydettävyyttä varten. Yleensä laskentataulukot on suunniteltu siten, että yksi henkilö voi avata ja muokata niitä kerrallaan. Tietokannat tukevat useita kirjautuneita käyttäjiä samanaikaisesti.
Tuomio: datamäärä ratkaisee
Se, kannattaako sinun käyttää taulukkolaskentaohjelmaa vai tietokantaa, riippuu siitä, kuinka paljon tietoja haluat käsitellä. Laskentataulukot sopivat selkeisiin perustietoluetteloihin. Jos kuitenkin aiot tallentaa suuria määriä raakadataa loputtomiin, tietokanta on kannattava aikasi ja resurssisijoitus.