Jotta verkkolomake toimisi, sitä isännöi palvelin, joka käyttää algoritmeja lomakkeen haaraamiseen, vastausten laskemiseen ja metatietojen kirjaamiseen. Koska sähköpostipalvelimet eivät voi suorittaa näitä toimintoja suorittavia ohjelmia, et voi luottaa pelkkään sähköpostiin lomakkeen kehittämiseen ja laskemiseen. Sen sijaan voit käyttää sähköpostia vain ilmoittaaksesi ihmisille uudesta lomakkeesta tai määrittää olemassa olevan lomakkeen lähettämään vastaukset sähköpostitse lomakkeen kehittäjälle. Useita vuosia sitten joissakin sähköpostiohjelmissa oli lomakkeiden luontityökaluja, jotka lomakkeen täytön yhteydessä lähettivät tulokset takaisin vastausosoitteeseen. Näiden tuotteiden merkittävien tietoturva-aukkojen vuoksi ne ovat (oikeutetusti) käytännössä kadonneet markkinoilta.
Luo lomake sähköpostivastauksille
Jos olet lomakkeen kehittäjä, määritä ohjelmisto, jota käytät lähettämään kunkin vastaajan henkilökohtaiset vastaukset sinulle sähköpostin kenttinä. Suosittuja verkkolomakkeiden kehittäjiä ovat mm.
- Google Forms: Kattava lomakekehitystyökalu, joka integroituu Driveen.
- Microsoft Forms: Vankka, monipuolinen työkalu – ilmainen Microsoft-tilillä – optimoitu myöhempää analysointia varten Excelissä.
- Zoho-lomakkeet: Monipuolinen työkalu, joka täydentää täydellisesti Zohon pienyrityksille tarjoamia muita palveluita.
- tyyppinen lomake: Tyylikkäämpi muotojen ottaminen, jossa korostetaan visuaalista vetovoimaa ja vastaajien helppokäyttöisyyttä.
- Kognitomuoto: Loistava työkalu ihmisille, jotka tarvitsevat kehittynyttä ehdollista muotoilua lomakkeissaan.
- Yhteydenottolomake 7: Saatavilla WordPress-sisällönhallintajärjestelmässä, CF7 integroi lomakkeiden keruutyökalut blogiisi tai verkkosivustoosi.
Vaikka jokainen kehitystyökalu käyttää erilaisia asetuksia, useimmat niistä tukevat yleensä sähköpostia ratkaisuna. Yleensä on parempi välttää lomakevastausten lähettämistä sähköpostitse – anna työkalun sen sijaan kerätä vastauksia. Ei ole mitään järkeä luoda lomaketta ja kerätä sitten manuaalisesti kymmeniä tai satoja yksittäisiä sähköpostivastauksia, kun työkalu voi seurata vastauksia puolestasi.
Lähetä linkki lomakkeeseen sähköpostitse
Sen sijaan, että lähettäisit lomakkeen sisällön sähköpostitse, lähetä vastaanottajille hyperlinkki lomakkeen aloitussivulle. Jokainen lomakkeiden kehitystyökalulla kehitetty lomake sisältää yksilöllisen URL-osoitteen. Lähetä URL-osoite, mutta lisää tarvittaessa lisäkontekstia, kuten ohjeita tai tietosuoja- ja tietosuojakäytäntösi.
Lähetä lomakkeen vastaukset sähköpostitse
Joskus organisaatiot käyttävät edelleen paperilomakkeita tai lomakkeita, joihin voidaan vastata sähköisesti, mutta eivät Internetin kautta. Heihin vastaaminen sähköpostitse helpoin ratkaisu on täyttää lomake käsin ja skannata se sitten PDF-dokumentiksi. Lähetä PDF-tiedosto sähköpostitse henkilölle, joka tarjoaa taulukkovastaukset. Adobe Acrobatin täysversio sisältää lomakesuunnittelutyökaluja, joiden avulla voidaan täyttää «paperi»-lomake PDF-muodossa tietokoneella ja tulokset lähetetään sähköpostitse. Vaikka Acrobat on kallis, se on loistava työkalu, jos sinun on vaihdettava paperisen ja sähköisen dokumentaation välillä. Sähköpostiominaisuudet riippuvat siitä, että kunkin henkilön tietokone käynnistää oletussähköpostiohjelman lähetysprosessin viimeistelemiseksi. Voit myös ottaa valokuvan jokaisesta lomakkeen sivusta, upottaa kuvat tekstiasiakirjaan ja lähettää sitten kyseisen tekstidokumentin. Tällainen prosessi aiheuttaa kuitenkin henkilölle paljon vaivaa vastata kysymyksiin. Jos olet henkilö, joka suunnittelee lomakkeen, keskity prosessiin, joka minimoi kitkaa ja tarpeetonta työtä ihmisille, jotka vastaavat sinulle.