Kuinka vertailla kahta Excel-tiedostoa

Kahden Excel-tiedoston vertailu on tärkeää kaikissa ympäristöissä, joissa monet ihmiset tekevät muutoksia samaan tiedostoon. Tämä on yleistä yritysympäristössä tai tapauksissa, joissa Excel-tiedostoja jaetaan pilvessä, jossa monet ihmiset voivat tehdä muutoksia. Onneksi on olemassa useita tapoja verrata kahta Excel-tiedostoa. Joissakin tapauksissa voit yhdistää kahteen eri Excel-tiedostoon tehdyt muutokset yhdeksi tiedostoksi. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365 ja Excel for Mac

Kuinka vertailla kahta Excel-tiedostoa

Jos sinulla on kaksi Excel-tiedostoa, joissa on useita taulukoita, helpoin tapa tehdä täydellinen laskentataulukoiden vertailu on käyttää kolmannen osapuolen työkaluja. Löydät verkosta useita työkaluja, joiden avulla voit vertailla Excel-tiedostoja, mutta on myös joitain työkaluja, joita voit käyttää ilmaiseksi. Yksi on Spreadsheet Compare, saatavilla SourceForgesta. Lataa ja suorita sovellus, joka asentaa lisäosan Excel-sovellukseesi. Spreadsheet Compare toimii kaikissa Excelin versioissa Excel 2000:n jälkeen. Se on yhteensopiva vain Windows-käyttöjärjestelmän kanssa. Laskentataulukkovertailun käyttäminen kahden Excel-tiedoston vertailuun:

1. Avaa molemmat Excel-tiedostot, joita haluat verrata, ja valitse Plugins valikosta.

   Ennen kuin aloitat tämän prosessin, tee kopiot Excel-tiedostoista, jotta sinulla on alkuperäiset käsillä siltä varalta, että jokin menee pieleen.

2. Tässä valikossa on kolme vaihtoehtoa. Valitse Täysi vertailu†

   

3. Näkyviin tulee Taulukkovertailu-ikkuna, jossa on tiedostot kahdessa kentässä nimeltä «First/Before» ja «Second/after». Vanhemman Excel-tiedoston (ennen muutosten tekemistä) on oltava tiedostossa Ensimmäinen/edellinen ala. Jos ei, valitse Vaihto painiketta laittaaksesi sen sinne. Valitse sitten Seuraava†

   

4. Säädä seuraavassa näytössä yhtälön toimintaa. Voit muuttaa, mistä taulukosta vertailu alkaa, erotetaanko siinä isot ja pienet kirjaimet ja miten yhteensopimattomuudet tunnistetaan. Valitse Seuraava†

   

5. Valitse arkit ensimmäisestä työkirjasta, joita haluat vertailla, ja valitse Lisätä siirtääksesi ne arkit kohtaan Vertaa näitä laskentataulukoita ala. Valitse Seuraava ja toista prosessi toiselle työkirjalle.

   

6. Näytä raportin määritysasetukset. Säädä niitä haluamallasi tavalla ja paina sitten Seuraava kahdesti ja Verrata saada valmiiksi.

   

7. Lopuksi näet jokaisen alkuperäisen arkin päivitettynä muuttuneilla soluilla korostettuna punaisella. Työkalu luo myös kolmannen arkin, jossa on raportti, jossa vanha arvo on yliviivattu ja uusi arvo paikallaan.

   

Tämä työkalu on tehokas tapa vertailla kokonaisia ​​Excel-laskentataulukoita ja nähdä nopeita tuloksia kaikilla muutoksilla. Voit selata muutoksia ja säilyttää ne tai poistaa ne.

Excelin käyttäminen kahden taulukon vertailuun

Jos sinulla on Excel-tiedostossa erillisiä laskentataulukoita vertailua varten, voit tehdä sen useilla tavoilla. Yksi on käyttää kaavoja kolmannen laskentataulukon luomiseen kaikilla eroilla. Toinen vaihtoehto on ehdollinen muotoilu, joka korostaa muuttuneita soluja.

Vertaa Excel-laskentataulukoita kaavoihin

Jos sinulla on kaksi taulukkoa, joita haluat verrata, voit luoda kolmannen taulukon, joka kertoo, mitkä solut ovat erilaisia, ja näyttää eron. Tämä saavutetaan käyttämällä IF-kaavaa. IF-kaava as ei ole hyödyllinen kokonaisten työkirjojen vertailuun ilman paljon ylimääräistä työtä.

1. Aloita kahden Excel-taulukon vertailu luomalla kolmas taulukko. merkitse se Tulokset jotta tulosarkki on helpompi tunnistaa myöhemmin.

2. solussa A2 liitä tulosarkista seuraava kaava ja paina Tulla sisään: =JOS(Taulukko1!A2<>Taulukko2!A2, «Taulukko1:» & Taulukko1!A2 & «Ja Taulukko2:» & Taulukko2!A2, «Ei eroa»)

   Voit muuttaa tätä kaavaa aloittamaan mistä tahansa solusta. Jos taulukon tiedot alkavat riviltä B ja sarakkeelta 3, muuta kaava käyttämään B3:a A2:n sijaan.

   

3. Tämä kaava vertaa taulukon 1 solua samaan taulukon 2 soluun. Jos solut ovat samat, tulostaulukko tulee näkyviin Ei eroa† Jos ne ovat erilaisia, solu näyttää kunkin arkin eri arvot.

   

4. Napsauta solun kulmaa ja vedä hiiren osoitin arkin päälle muiden vertailtavien taulukoiden viimeiseen tietosarakkeeseen. Tämä täyttää yhtälön kaavan viimeiseen sarakkeeseen ja säätää automaattisesti soluviittaukset.

   

5. Kun sama rivi on korostettuna, napsauta viimeisen solun kulmaa ja vedä hiiren osoitin taulukon viimeiselle tietoriville muista vertailtavista taulukoista. Tämä täyttää yhtälön kaavan viimeiselle riville ja säätää automaattisesti soluviittaukset.

   

6. Jos selaat taulukkoa, näet, että kaikki solut, jotka eroavat taulukon 1 ja taulukon 2 välillä, on lueteltu kunkin arkin arvoilla. Selaa vain läpi tunnistaaksesi kaikki erot.

   

Kaavojen käyttäminen on yksi helpoimmista tavoista vertailla yksittäisiä arkkeja, koska sinun ei tarvitse muuttaa alkuperäisiä taulukoita millään tavalla.

Vertaa Excel-taulukoita ehdolliseen muotoiluun

Toinen tapa vertailla kahta taulukkoa on käyttää ehdollista muotoilua. Kuten yllä olevasta tulostaulukosta näkyy, koska kaikki solut käyttävät samaa muotoilua, voi olla vaikea nähdä arkkien välisiä eroja. Ehdollisen muotoilun käyttäminen on erityisen hyödyllistä suurille laskentataulukoille, joissa on paljon tietoa. Eroavaisten solujen värin tai muodon muuttaminen tekee erojen tunnistamisesta paljon helpompaa jopa laskentataulukoissa, joissa on useita tietorivejä ja -sarakkeita. Voit käyttää ehdollista muotoilua erojen tunnistamiseen.

1. Korosta kaikki solut tulostaulukossa. Valitse Koti valikosta.

   

2. Valitse Ehdollinen muotoilu -lta tyylejä ryhmä ja valitse Uusi sääntö†

   

3. Valitse avautuvassa Uusi muotoilusääntö -ikkunassa Käytä kaavaa määrittääksesi, mitkä solut muotoillaan† Vuonna Muotoile arvot, joissa tämä kaava on tosi kenttään, liitä seuraava kaava ja valitse sitten Muoto† =Taulukko1!A2<>Taulukko2!A2

   Kaavalähestymistavan tapaan voit aloittaa muotoilutoiminnon missä tahansa solussa. Jos tietosi alkavat B3:sta A2:n sijaan, muokkaa tätä kaavaa käyttämään sen sijaan B3:a. Merkintä alkaa kohdasta B3 ja täyttää kaikki sen alla ja oikealla puolella olevat rivit ja sarakkeet.

   

4. Määritä muotoilu, jonka haluat soluissa olevan, kun näiden kahden taulukon välillä on eroja. Voit valita fontin, alleviivauksen, värin ja yliviivauksen. Valitse Okei†

   

5. Muotoilusta on helppo nähdä, missä kahden arkin solut eroavat toisistaan.

   

Vertaa Excel-laskentataulukoita manuaalisesti

Helppo ja nopea tapa vertailla kahta laskentataulukkoa on tehdä se visuaalisesti. Excel tarjoaa helpon tavan verrata visuaalisesti kahta sivua vierekkäin.

1. Valitse työkirjasta, jossa on kaksi laskentataulukkoa, joita haluat vertailla Näyttö valikosta. Valitse Uusi ikkuna avataksesi saman työkirjan uudessa Excel-ikkunassa taustalla.

   

2. Valitse Näyttö valikko uudelleen ja napsauta Katso vierekkäin† Tämä asettaa kaksi työkirjaikkunaa vierekkäin, kumpikin vie puolet näytöstä.

   

3. Valitse yhdessä ikkunassa taulukko, jota haluat verrata. Kun selaat arkkia ikkunassa toisella puolella, näet samalla arkin toisessa ikkunassa.

   

Vierekkäin katsominen on erityisen hyödyllistä tilanteissa, joissa kaksi laskentataulukkoa ovat suurelta osin samat, mutta tiedät, että niissä on muutamia eroja. Synkronoidun vierityksen avulla voit skannata laskentataulukkoa visuaalisesti löytääksesi nämä erot.

Näytä vierekkäin Excel 2010:ssä ja aikaisemmissa

Jos käytät Excelin aiempaa versiota, yksittäiset laskentataulukkotiedostot avautuvat samassa ikkunassa. Voit edelleen käyttää View Side-by-Side -ominaisuutta, mutta sen löytäminen on hieman erilaista.

1. Avaa molemmat tiedostot samassa Excel-ikkunassa.

2. Vuonna Näyttö valikosta, valitse järjestää kaikki jakaa avoimet tiedostot useisiin aliikkunoihin.

3. Valitse Katso vierekkäin -kuvaketta, jos haluat tarkastella aliikkunoita vierekkäin ja selata molempia samanaikaisesti.

Asetukset helpottavat kahden Excel-tiedoston vertailua

Vaihtoehto, jota käytät tietojen vertailuun Excelissä, riippuu tietojen määrästä ja tallennuspaikasta. Jos sinulla on useita taulukoita kahdessa eri Excel-tiedostossa, on parasta käyttää kolmannen osapuolen lisäosaa, kuten Spreadsheet Compare -sovellusta. Jos kuitenkin haluat vain verrata kahta tai useampaa arkkia yhdessä työkirjassa, kaikki muut vaihtoehdot toimivat hyvin. Käytä kaavoja ja ehdollista muotoilua suurille laskentataulukoille muutamilla pienillä muutoksilla, jotka sinun pitäisi löytyä kaikkialta. Käytä visuaalista vierekkäistä lähestymistapaa, jos sinulla on kaksi laskentataulukkoa, joissa on paljon datamuutoksia, jotka on helpompi tunnistaa visuaalisesti.