Gmail on luotettava palvelu, joka ei poista sähköpostisi satunnaisesti tai peruuta tiliäsi. Voit kuitenkin pitää varmuuskopiot Gmail-viesteistäsi siltä varalta, että haluat tarkastella niitä ilman Internet-yhteyttä. Voit tallentaa Gmail-viestisi offline-tilaan useilla tavoilla. Tämän artikkelin tiedot koskevat yleensä kaikkia PC-, Mac- tai mobiililaitteita. Käyttöjärjestelmäsi voi tarjota lisävarmuuskopiointiominaisuuksia.
Sähköpostiohjelman käyttäminen Gmail-sähköpostien lataamiseen
Jos käytät Outlookia, Windows Mailia tai muuta sähköpostiohjelmaa, sähköpostisi ladataan tietokoneellesi aina, kun saat uuden viestin. Gmail-tilisi ja käyttämäsi ohjelman POP on kuitenkin oltava käytössä, jotta sähköpostit eivät poistu, jos poistat ne Gmail.comista. Sähköpostiohjelmasi lataaminen Gmail-viestisi:
-
Ota POP käyttöön Gmailin asetuksista. Valitse asetukset (rataskuvake).
-
Valitse Näytä kaikki asetukset†
-
Siirry kohtaan Edelleenlähetys ja POP/IMAP -välilehti.
-
Ota Gmail käyttöön sähköpostiohjelmassa POP-palvelimen asetusten avulla. Viestit ladataan automaattisesti oletuskansioon, johon kaikki sähköpostit tallennetaan.
-
Kopioi sähköpostit turvalliseen paikkaan kiintolevyllesi.
Lisää turvallisuutta tallentamalla offline-sähköpostisi ulkoiselle kiintolevylle tai online-varmuuskopiotilille.
Gmailin offline-katselu Google Chromella
Jos käytät Google Chromea, voit tarkastella Gmail-viestejä offline-tilassa lataamatta niitä. Offline-sähköpostin määrittäminen:
-
Avaa Gmail-tilisi Chrome-selaimessa.
-
Valitse asetukset (rataskuvake) ja valitse sitten Näytä kaikki asetukset†
-
Valitse offline-tilassa†
-
Valitse Ota offline-sähköposti käyttöön valintaruutu.
-
Säädä synkronointi- ja suojausasetuksia haluamallasi tavalla ja valitse Muutosten tallentaminen†
-
Voit tarkastella viestejä offline-tilassa avaamalla Chrome-selain ja siirtymällä osoitteeseen mail.google.com†
Lataa arkisto Gmail-viesteistäsi
Lataa kaikki Gmail-viestisi kätevässä pakatussa muodossa:
-
Avaa verkkoselain, siirry osoitteeseen myaccount.google.comja kirjaudu sisään Google-tilillesi.
-
Valitse Hallitse tietojasi ja personointia†
-
Vuonna Lataa, poista tai suunnittele tietosi osio, valitse Lataa tietosi†
-
Vuonna Tuotteet osio, valitse poista kaikki valinnat†
-
Vuonna Mail -osiosta, valitse Kaikki Gmail-tilisi viestit ja liitteet MBOX-muodossa valintaruutu.
-
Valitse Mukana kaikki sähköpostitiedot†
-
Valitse sisällytettävät viestityypit ja valitse sitten Okei†
-
Vieritä alas ja valitse Seuraava askel†
-
Vuonna Säädä arkiston muotoa -osiossa, valitse lataukselle tiedostomuoto ja haluamasi toimitustapa. Voit myös ajoittaa automaattiset varmuuskopiot tulevaisuutta varten ja asettaa tiedostokokorajoituksen arkistollesi.
-
Vieritä alas ja valitse Luo arkisto†
-
Näyttöön tulee viesti, joka ilmoittaa, että arkistoa ollaan luomassa. tämä prosessi voi kestää hetken.
-
Kun arkisto on luotu, saat yhden tiedoston kaikista viesteistäsi.
Viestisi näkyvät MBOX-muodossa, joka on suuri tekstitiedosto. Sähköpostiohjelmat, kuten Thunderbird, voivat lukea MBOX-tiedostoja natiivisti. Käytä suuria arkistotiedostoja varten MBOX-yhteensopivaa sähköpostiohjelmaa tekstitiedoston jäsentämisen sijaan. Tämä menetelmä tarjoaa tilannekuvan Gmail-tilistäsi. Jos sinun on haettava tietoja useammin kuin kerran kalenterineljänneksessä, etsi vaihtoehtoinen arkistointitapa.
Käytä online-varmuuskopiointipalvelua
Monet online-yritykset varmuuskopioivat sähköpostisi ja sosiaalisen median tilit vaiheittain helpon pääsyn saavuttamiseksi. Esimerkiksi Backupify varmuuskopioi henkilökohtaiset tiedot Facebookista, Flickristä, Bloggerista, LinkedInistä, Twitteristä ja Googlesta. Backupify tarjoaa 15 päivän ilmaisen kokeilujakson ennen kuin sitoudut maksamaan palvelusta. Voit myös kokeilla Upsafea tai Gmvaultia. Upsafe tarjoaa jopa 3 Gt ilmaista tallennustilaa, kun taas Gmvault on avoimen lähdekoodin projekti, jossa on monialustainen tuki ja vankka kehittäjäyhteisö.
Arkistoi Gmail-viestit valikoivasti datasääntöjen avulla
Jos et tarvitse kaikkia sähköpostejasi, harkitse valikoivampia tapoja sähköpostin arkistointiin:
- Lähetä eteenpäin manuaalisesti: Kun saat viestin, jonka haluat säilyttää, välitä se toiselle sähköpostitilille. Jos haluat säilyttää kopion lähettämistäsi sähköpostiviesteistä, kirjoita toisen tilin sähköpostiosoite lähtevien sähköpostien BCC-riville.
- Automaattinen eteenpäin: Pyydä Gmailia kopioimaan tai sokkokopioimaan kaikki vastaanotetut sähköpostit tiettyyn sähköpostiosoitteeseen.
- IFTTT Reseptit† Käytä IFTTT-verkkosivustoa Gmail-tilisi synkronoimiseen Google-ekosysteemin ulkopuolisen palvelun kanssa.
- Lähetä edelleen Evernoteen tai OneNoteen: Aseta [email protected] alias sähköpostien tuomiseen OneNoteen tai käytä mukautettua Evernote-sähköpostiosoitettasi viestien kirjaamiseen Evernoteen.