Verkkoviestintämenetelmien nopeasta yleistymisestä huolimatta sähköposti on edelleen suosituin, sillä vuonna 2019 lähetettiin lähes 300 miljardia sähköpostia päivittäin. sähköpostin etiketti.
Tarkista viestisi ennen lähettämistä
Kun olet syöttänyt vastaanottajien osoitteet, luonut sopivan aiherivin, kirjoittanut viestisi ja liittänyt joitain tukiasiakirjoja, palaa takaisin ja tarkista, että olet tehnyt kaiken oikein:
- Katso viesti† Onko jotain epäselvää? Onko kielioppi- tai kirjoitusvirheitä? Sanoitko kaiken mitä halusit sanoa?
- Tarkista lähteesi† Selventäisikö linkki ulkopuoliseen lähteeseen merkitystäsi? Auttaisiko linkki vastaanottajaasi löytämään verkkosivuston nopeasti?
- Katso vastaanottajien nimet† Unohditko tärkeän henkilön, jonka täytyy nähdä viesti? Lisäsitkö jonkun, jonka ei pitäisi nähdä viestiä?
- Katso osoitettasi† Jos sinulla on useampi kuin yksi, varmista, että lähetät viestin viestin tarkoitukseen sopivimmasta.
- Määritä viestin prioriteetti† Pitäisikö viesti merkitä tärkeäksi?
- Lisää tositteet† Unohditko liitteet?
Ei aina vastata kaikille
Sinun on tiedettävä, milloin ja milloin et vastaa kaikille ryhmäsähköposteissa. Jos kaikkien alkuperäisessä sähköpostissa (se, johon vastaat) on tiedettävä, mitä sinulla on sanottavaa, käytä Vastaa kaikille. Esimerkiksi henkilö A lähettää sinulle ja henkilölle B:n sähköpostin ideoidakseen pomosi 10-vuotisjuhlia yrityksessä. Vastauksesi koskee sekä henkilöä A että henkilöä B, joten käytä Vastaa kaikille vastataksesi molempiin. Jos joku lähettää sinulle ja 20 muulle ystävällesi sähköpostilla juhlakutsun, vastauksesi ei koske muita sähköpostin vastaanottajia, joten käytä Vastaa, jos haluat vastata vain alkuperäiselle lähettäjälle.
Kirjoita tehokkaita aiherivejä
Avain hyvän sähköpostin aiheen kirjoittamiseen on varmistaa, että se kuvaa lyhyesti viestisi ydintä. Tässä on muutamia esimerkkejä:
- Myyntikokous muutettiin kello 3:00:ksi
- Halloween-juhlakutsu
- Verkkosivuston tekstin muutokset
- Tämän viikon 20 parasta videovalintaa
- Tiedot uudesta jäsenyydestäsi
- Vahvista tapaamisesi
- Varainkeruu vapaaehtoiseen hakemus
Tee aiheriveistä tehokkaampia sisällyttämällä toiminto, jonka haluat vastaanottajien tekevän, kuten:
- Halloween-juhlakutsu – vastaa 11. toukokuuta mennessä
- Verkkosivuston tekstin muutokset – hyväksyntä tarvitaan ennen tiistaita
Perustele, miksi lähetät edelleen
Kun lähetät sähköpostin joltakin toiselta, selitä uudelle vastaanottajalle, miksi teet sen ja kuinka odotat sen hyödyttävän häntä. Oletetaan esimerkiksi, että asiakas Jay lähettää sinulle kysymyksen, etkä tiedä vastausta. Välitä viesti kollegallesi Saralle, jossa sanotaan: «Sara, Jay haluaa tietää kuinka kirjautua sisään portaaliimme mobiililaitteellaan. Katso alta lisätietoja. Voitko auttaa?»
Selitä miksi kopiot
Jos lähetät kopion jollekulle sähköpostissa, selitä ensisijaiselle vastaanottajalle, että teet tämän ja miksi. Oletetaan esimerkiksi, että Jenna haluaa liittyä kirjakerhoon ja lähettää hänelle tietoja siitä. Laittaisit kirjaklubin johtajan Annin kopioon ja kirjoitat Jennalle: «Lähetän johtajallemme Annille cc:n, jotta hän näkee, mitä lähetän sinulle ja täyttää kaiken, mitä olen ehkä jättänyt pois. » Jos käytät tätä prosessia, Ann tietää myös, miksi hän saa kopion viestistä.
Ilmoita lähettäjälle, että hänen viestinsä on vastaanotettu
Sähköpostiviestit voivat kadota postissa tai roskapostisuodattimessa. Kohteliaisuuden vuoksi, erityisesti tärkeiden viestien (kuten liiteviestien tai määräaikaan liittyvien viestien) kohdalla, kirjoita lyhyt muistiinpano ilmoittaaksesi lähettäjälle, että hänen sähköpostinsa on vastaanotettu. Jos pomosi esimerkiksi lähettää sinulle uuden projektin työstettäväksi, vastaa: «Näen, aloitan huomenna.»
Käytä lyhenteitä säästeliäästi
Kaikki eivät tiedä kaikkia lyhenteitä, joten käytä mahdollisimman vähän ja vain, jos olet varma, että vastaanottaja tietää, mitä ne tarkoittavat. On olemassa useita lyhenteitä, joita käytetään yleisesti yrityssähköpostissa. Tässä muutamia:
- mahdollisimman pian: Niin pian kuin mahdollista
- arvonlisävero: Sitä paitsi
- EOD: Päivän loppu
- EOM: Viestin loppu (käytetään yleensä aiherivillä osoittamaan, että sähköpostissa ei ole seurattavaa tekstiosaa)
- EOW: Viikon loppu
- Tiedoksesi: Tiedoksi
- IMO: Minun mielestäni
- OOO: Poissa toimistolta
- K/E: Kyllä vai ei
Varo sarkasmia ja huumoria
Koska et ymmärrä sähköpostin ilmeitä ja äänensävyä, se ei ole hyvä väline sarkasmin tai huumorin ilmaisemiseen etenkään tuntemattomien vastaanottajien kanssa. Vie viestisi perille yksinkertaisesti ja selkeästi, ainakin kunnes opit tuntemaan vastaanottajan paremmin. Jos et todellakaan voi auttaa itseäsi, lisää hymyilevä tai naurava hymiö osoittaaksesi, että vitsailet.
Valitse sopiva lopetus
Joskus on vaikea tietää, miten sähköpostin lopettaminen. Tässä muutamia ehdotuksia tilanteen perusteella:
- Kiitos tai Kiitos paljon: Jos pyydät palvelusta.
- Rakkaus tai pehmoleluja: Jos vastaanottaja on ystävä tai sukulainen.
- Kippis tai Parhaat: Jos vastaanottaja on satunnainen tuttava.
- Rehellisesti: Jos viestisi on muodollinen.
- Toivottaen tai Terveiset: Jos haluat säilyttää muodollisen liiketoiminnan sävyn.