Kuinka ryhmitellä Excelissä

Ryhmittelemällä rivejä ja sarakkeita Excelissä voit tiivistää ja laajentaa laskentataulukon osia. Tämä voi tehdä suurista ja monimutkaisista tietojoukoista paljon helpompi ymmärtää. Näkymistä tulee kompakteja ja organisoituja. Tässä artikkelissa kerrotaan vaihe vaiheelta, kuinka tietoja ryhmitellään ja tarkastellaan. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel for Microsoft 365, Excel Online ja Excel for Mac.

Ryhmä Excelissä

Voit luoda ryhmiä valitsemalla manuaalisesti sisällytettävät rivit ja sarakkeet, tai voit antaa Excelin tunnistaa tietoryhmät automaattisesti. Ryhmiä voidaan myös upottaa muihin ryhmiin monitasoisen hierarkian luomiseksi. Kun tietosi on ryhmitelty, voit laajentaa ja tiivistää ryhmiä yksitellen tai laajentaa ja tiivistää kaikki ryhmät tietyllä hierarkian tasolla. Ryhmät tarjoavat erittäin kätevän tavan navigoida ja tarkastella suuria ja monimutkaisia ​​laskentataulukoita. Niiden avulla on paljon helpompi keskittyä tärkeisiin tietoihin. Jos haluat ymmärtää monimutkaisia ​​tietoja, sinun kannattaa ehdottomasti käyttää Ryhmiä ja voit myös hyödyntää Power Pivotia Excelille.

Excelin käyttäminen rivien manuaaliseen ryhmittelyyn

Luodaksesi Excel-ryhmärivejä, helpoin tapa on valita ensin rivit, jotka haluat sisällyttää, ja sitten ryhmitellä ne.

1. Valitse ryhmitettävän riviryhmän ensimmäisen rivin numero ja vedä alas viimeisen rivin numeroon valitaksesi kaikki ryhmän rivit.

   

2. Valitse Faktat välilehti > Ryhmä † ryhmärivejä† tai vain valitse Ryhmäriippuen siitä, mitä Excel-versiota käytät.

   

3. Rivinumeroiden vasemmalle puolelle ilmestyy ohut viiva, joka osoittaa ryhmiteltyjen rivien koon.

   

   Valitse miinus (-) räjäyttää ryhmän. Pienet laatikot numeroilla yksi ja kaksi näkyvät myös tämän alueen yläosassa, mikä osoittaa, että laskentataulukon hierarkiassa on nyt kaksi tasoa: ryhmät ja yksittäiset rivit ryhmien sisällä.

4. Rivit on ryhmitelty, ja ne voidaan nyt tiivistää ja laajentaa haluamallasi tavalla. Tämä helpottaa keskittymistä vain asiaankuuluviin tietoihin.

Ryhmittele sarakkeet manuaalisesti Excelissä

Excel-ryhmäsarakkeiden luontivaiheet ovat lähes samat kuin riveillä.

1. Valitse ryhmiteltävälle sarakeryhmälle ensimmäinen sarakkeen kirjain ja vedä oikealle viimeiseen sarakkeen kirjaimeen ja valitse kaikki ryhmän sarakkeet.

   

2. Valitse Faktat välilehti > Ryhmä † Ryhmän sarakkeettai valitse Ryhmäriippuen siitä, mitä Excel-versiota käytät.

   

3. Sarakekirjainten yläpuolelle ilmestyy ohut viiva. Tämä rivi osoittaa ryhmiteltyjen sarakkeiden koon.

   

   Valitse miinus (-) räjäyttää ryhmän. Pienet laatikot numeroilla yksi ja kaksi näkyvät myös tämän alueen yläosassa, mikä osoittaa, että laskentataulukossa on nyt kaksi tasoa sarakkeiden ja rivien hierarkiassa.

4. Rivit on ryhmitelty, ja ne voidaan nyt tiivistää ja laajentaa haluamallasi tavalla.

Kuinka ryhmitellä sarakkeita ja rivejä automaattisesti Excelissä

Vaikka voit toistaa yllä olevat vaiheet luodaksesi kunkin ryhmän asiakirjassasi, Excel voi tunnistaa tietoryhmät automaattisesti ja tehdä sen puolestasi. Excel luo ryhmiä, joissa kaavat viittaavat jatkuvaan solualueeseen. Jos laskentataulukko ei sisällä kaavoja, Excel ei voi luoda ryhmiä automaattisesti.

Valitse Faktat välilehti > Ryhmä † Automaattinen yleiskatsaus ja Excel luo ryhmät puolestasi. Tässä esimerkissä Excel tunnisti jokaisen riviryhmän oikein. Koska kullekin kululuokalle ei ole vuotuista kokonaissummaa, sarakkeita ei ryhmitetä automaattisesti.

Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä Excel Onlinessa. Jos käytät Excel Onlinea, sinun on luotava ryhmät manuaalisesti.

Luo monitasoinen ryhmähierarkia Excelissä

Edellisessä esimerkissä tulo- ja menoluokat ryhmiteltiin yhteen. Olisi järkevää myös ryhmitellä kaikki tiedot jokaiselle vuodelle. Voit tehdä tämän manuaalisesti noudattamalla samoja vaiheita, joita käytit ensimmäisen tason ryhmien luomiseen.

1. Valitse kaikki sisällytettävät rivit.

   

2. Valitse Faktat välilehti > Ryhmä † ryhmärivejätai valitse Ryhmäriippuen siitä, mitä Excel-versiota käytät.

3. Toinen ohut viiva ilmestyy olemassa olevia ryhmiä edustavien ja uuden riviryhmän koon osoittavien viivojen vasemmalle puolelle. Uusi ryhmä sisältää kaksi olemassa olevaa ryhmää, ja tämän alueen yläosassa on nyt kolme pientä numeroitua ruutua, mikä tarkoittaa, että laskentataulukon hierarkiassa on nyt kolme tasoa.

   

4. Laskentataulukko sisältää nyt kaksi ryhmätasoa, joissa on yksittäisiä rivejä ryhmien sisällä.

Kuinka luoda monitasoinen hierarkia automaattisesti

Excel käyttää kaavoja ryhmien tunnistamiseen useilla tasoilla, aivan kuten se käyttää niitä yksittäisten ryhmien havaitsemiseen. Jos kaava viittaa useampaan kuin yhteen muihin kaavoihin, jotka määrittelevät ryhmät, se osoittaa, että kyseiset ryhmät ovat osa pääryhmää.

Kassavirtaesimerkin avulla, jos lisäämme jokaiseen vuoteen rivin bruttotuloa, joka on yksinkertaisesti tulot miinus kulut, Excel voi havaita, että jokainen vuosi on ryhmä ja että tuotot ja kulut ovat alaryhmiä sen sisällä. Valitse Faktat välilehti > Ryhmä † Automaattinen yleiskatsaus luodaksesi nämä monitasoiset ryhmät automaattisesti.

Laajenna ja tiivistä ryhmiä

Näiden rivi- ja/tai sarakeryhmien luomisen tarkoituksena on, että laskentataulukon osia on mahdollista piilottaa, jolloin saadaan selkeä yleiskuva koko laskentataulukosta.

1. Voit kutistaa kaikki rivit valitsemalla numero 1 laatikko rivinumeroiden vasemmalla puolella olevan alueen yläosassa.

   

2. Valitse laatikko numero kaksi laajentaa ryhmien ensimmäistä tasoa ja paljastaa ryhmien toisen tason. Toisen tason ryhmien yksittäiset rivit pysyvät piilossa.

   

3. Valitse laatikko numero kolme laajentaa ryhmien toista tasoa niin, että myös yksittäiset rivit näiden ryhmien sisällä ovat näkyvissä.

   

   On myös mahdollista laajentaa ja romuttaa yksittäisiä ryhmiä. Voit tehdä tämän valitsemalla plus (+) tai Miinus † joka näyttää korostavan tiivistettyä tai laajennettua ryhmää. Tällä tavalla hierarkian eri tasoilla olevia ryhmiä voidaan tarkastella haluamallasi tavalla.