Mitä tietää
- Pikkukuvien käyttäminen: Siirry kohtaan Tiedosto † Tiedot † Ominaisuudet † Pitkälle kehittynyt Ominaisuudet † Yhteenveto ja tarkista Tallenna pikkukuvat kaikille Word-asiakirjoille†
- Päivitä ominaisuudet: Siirry osoitteeseen Tiedosto † Tiedot † Ominaisuudet † Pitkälle kehittynyt Ominaisuudet † Yhteenveto† Kirjoita kommentit, avainsanat ja muut tiedot.
- Muita vinkkejä: Luo kansioita Word-tiedostojen tallentamista ja lajittelua varten ja käytä johdonmukaista tiedostojen nimeämisjärjestelmää löytääksesi nopeasti haluamasi tiedostot.
Tässä artikkelissa on ehdotuksia Microsoft Word -tiedostojen järjestämiseen. Ohjeet koskevat Word 2019 – 2010 ja Word for Microsoft 365.
Tallenna kaikki Word-tiedostot pikkukuvina
Word-tiedostojen tallentaminen esikatselukuvan tai pikkukuvan kanssa helpottaa tarvitsemasi asiakirjan tunnistamista avaamatta sitä. Tallenna kaikki Word-asiakirjat esikatselulla tai pikkukuvalla:
-
Avaa Microsoft Wordissa tyhjä tai olemassa oleva asiakirja ja siirry sitten kohtaan Tiedosto -välilehti.
-
Valitse Tiedot†
-
Valitse Ominaisuudet pudotusnuoli ja valitse Lisäominaisuudet†
-
Vuonna Ominaisuudet valintaikkunassa, siirry kohtaan Yhteenveto -välilehti.
-
Valitse Tallenna pikkukuvat kaikille Word-asiakirjoille valintaruutu.
-
Valitse Okei†
Päivitä Word-asiakirjan ominaisuudet
Jos työskentelet useiden Word-asiakirjojen kanssa, joilla on samanlaiset nimet ja sijainnit, käytä Word-asiakirjan ominaisuudet -ominaisuutta.
-
Avaa asiakirja, johon haluat lisätä kuvaavia ominaisuuksia, ja siirry sitten kohtaan Tiedosto -välilehti.
-
Valitse Tiedot†
-
Valitse Ominaisuudet pudotusnuoli ja valitse Lisäominaisuudet†
-
Vuonna Ominaisuudet valintaikkunassa, siirry kohtaan Yhteenveto -välilehti.
-
Syötä kommentit, avainsanat, luokat, otsikko ja aihetiedot, jotta voit erottaa tiedostot.
-
Valitse Okei ottaaksesi muutokset käyttöön ja sulkeaksesi valintaikkunan. Kun on aika etsiä, Word löytää juuri tarvitsemasi.
Luo ja käytä kansioita tietokoneellasi
Määritä yksi kansio Word-asiakirjoillesi ja anna sille nimi, jota et pian unohda, kuten: MyWordDocuments† Täytä se nimetyillä kansioilla sinulle sopivalla tavalla ja käytä näitä kansioita Word-tiedostojen tallentamiseen ja lajitteluun. Jos esimerkiksi luot viikoittaisia kokousmuistiinpanoja, luo niille muistiinpanoille kansio ja lisää siihen kansioita kuukausiksi tai vuosiksi.
Jos sinulla on vuosien verran Word-asiakirjoja tietokoneellasi, etkä ehdi avata niitä kaikkia ja päättää, säilytetäänkö ne vai ei, luo kansio jokaiselle vuodelle ja siirrä asiakirjat niihin kansioihin. Tämä on hyvä tapa tallentaa vanhoja tiedostoja, kunnes sinulla on aikaa järjestää tiedostot sinulle sopivalla tavalla.
Käytä yhtenäistä tiedostonimijärjestelmää
Määritä nimijärjestelmä löytääksesi nopeasti haluamasi tiedostot. Tiedostojen nimeämiseen on monia tapoja. Valitse nimijärjestelmä ja käytä sitä johdonmukaisesti. Tässä on muutamia ehdotuksia:
- Sisällytä asiakirjan tyyppi tiedostonimeen, esimerkiksi sopimus, vuokrasopimus tai uutiskirje. Tällä tavalla voit etsiä tiedoston tiedostonimen perusteella.
- Aloita tiedoston nimi asiakkaan nimellä (tai vastaanottajan sukunimellä, jos asiakirjat ovat kirjaimia).
- Lisää päivämäärä tiedostonimeen.
ei kiirettä
Jos tietokoneesi kiintolevyllä on vähän tallennustilaa, älä suorita organisaatiotehtäviäsi kerralla. Jaa työ hallittaviin osiin ja käytä siihen 15 minuuttia päivässä. Kun järjestät Word-tiedostoja tietokoneellasi, sijoita jokainen tiedosto johonkin luomistasi kansioista, luo uusi kansio tai poista tiedostot, joita et enää tarvitse. Jos et ole varma mitä tehdä tiedostolle, laita se kansioon nimeltä HoldTotDate ja valitse tulevaisuudessa päivämäärä, jonka voit poistaa, jos et ole avannut kansiota siihen mennessä. Luotpa minkä tyyppisiä kansioita tahansa, sijoita tämä kansio Wordin juurikansioosi, jotta tiedät mistä etsiä.