Kuinka muuntaa Excel-asiakirjoja PDF-muotoon

On monia tapoja muuntaa Excel-tiedosto PDF-muotoon. Yksi syy tämäntyyppiseen muuntamiseen on se, että laskentataulukko on helpompi avata ja lukea muilla tietokoneilla, puhelimilla ja tableteilla ilman laskentataulukko-ohjelman tai -sovelluksen asentamista. XLSX- tai XLS-muodossa säilyviä Excel-tiedostoja voidaan 100-prosenttisesti muokata Excelillä tai muulla vastaavalla taulukkolaskentaohjelmalla (esim. OpenOffice Calc ja LibreOffice Calc), mutta PDF-tiedostoja ei. Vaikka PDF-editorit ovat saatavilla, ne eivät yleensä toimi yhtä hyvin kuin raakatiedoston muokkaaminen.

Miksi käyttää PDF-muotoa?

Excel-tiedostot vaativat erityisen ohjelman niiden lukemiseen ja muokkaamiseen, joten tällaisten asiakirjojen jakaminen ihmisten kanssa, joilla ei ole tarvittavaa ohjelmistoa, voi olla vaikeaa. PDF-muoto on kuitenkin paljon yleisempi, joten niin kauan kuin PDF-katseluohjelma on asennettu tietokoneeseen, voit tarkastella tiedostoa ilman laskentataulukkojen katseluohjelmaa/editoria.

Microsoft Excelin käyttäminen PDF-tiedoston luomiseen

Jos työskentelet Excel-dokumenttien kanssa, sinulla on todennäköisesti jo Excel tietokoneellasi. Sitten voit helposti muuntaa XLSX:n PDF:ksi tai vanhemman XLS:n PDF:ksi. Nämä ohjeet koskevat Excelin versioita 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 ja Excel for Microsoft 365.

Vie Windows-tietokoneella

Windows-käyttäjät voivat muuntaa Excel-asiakirjoja PDF-muotoon Viedä valikko:

1. Avaa Tiedosto † Viedä valikosta.

2. Valita Luo PDF/XPS†

3. Tarkista se uudelleen pdf (*.pdf) on valittu vieressä Tallenna tyyppinä† Toinen vaihtoehto on luoda XPS-tiedosto.

   Voit halutessasi käyttää tätä aikaa ennen PDF-tiedoston luomista ottaaksesi käyttöön tai poistaaksesi joitain lisäasetuksia. Tulla sisään Vaihtoehdot Tallenna-valintaikkunassa voit esimerkiksi viedä vain tiettyjä sivuja PDF-muotoon, viedä kaikki laskentataulukot ja paljon muuta.

4. Valitse PDF-tiedoston tallennuspaikka ja valitse sitten Julkaista†

Vie Macissa

Jos käytät Mac-tietokonetta, voit luoda PDF-tiedoston Excel-tiedostosta käyttämällä Tallenna nimellä valikon kohta.

1. Mene Tiedosto † Tallenna nimellä avataksesi ponnahdusikkunan Excel-asiakirjan tallentamista varten.

2. Seuraava Tiedosto muoto, valitse ikkunan alareunasta PDF†

   

   Huomaa vaihtoehdot koon valintaluettelon alapuolella. Voit valita Työkirja tai Arkki muuntaaksesi joko koko työkirjan PDF-muotoon (kaikki dataa sisältävät arkit) tai vain avoinna olevan arkin.

3. Valitse Tallentaa muuntaaksesi Excel-tiedoston PDF-muotoon Macissasi.

Vie PDF-muotoon Google Sheetsin avulla

Sheets on Googlen online-laskentataulukoiden luoja ja muokkausohjelma. Koska voit ladata Excel-tiedostoja Google Sheetsiin ja koska Sheets voi viedä asiakirjoja PDF-muotoon, se on loistava tapa muuntaa XLSX/XLS PDF-muotoon millä tahansa tietokoneella.

1. Avaa Google Sheets ja käytä tiedoston valitsin -painiketta oikealla selataksesi ja avataksesi Excel-tiedoston.

2. Mene Tiedosto † Ladata † pdf (.pdf) esikatsellaksesi asiakirjaa PDF-tiedostona. Voit muokata vietäviä asetuksia ja joitain muita asetuksia.

   

3. Valitse VIEDÄ tallentaaksesi laskentataulukon PDF-tiedostona.

Online-muuntimet

Toinen vaihtoehto on käyttää tiedostomuunninta. Koska XLS- ja XLSX-tiedostot ovat asiakirjoja, voit käyttää ilmaista asiakirjatiedostomuunninta. On jopa olemassa joitakin online-Excel PDF -muuntimia, jotka tekevät tästä entistä helpompaa, ja koska ne toimivat minkä tahansa verkkoselaimen kanssa, ne voivat muuntaa Excelin PDF-muotoon missä tahansa käyttöjärjestelmässä. Joitakin suosikkejamme ovat Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF ja Online2PDF. Toinen, josta pidämme alla, on FileZigZag. Lataa Excel-tiedostosi sinne ja valitse PDF kohdemuotona. Valitse Aloita muuntaminen muuntaaksesi Excel-tiedoston PDF-muotoon ja saadaksesi latauslinkin.

«Tulosta» PDF-muotoon

Jos sinulla ei ole Exceliä asennettuna, voit silti tallentaa XLSX- tai XLS-tiedoston PDF-muotoon Microsoftin ilmaisella Excel Viewer -ohjelmalla. Koska tämä työkalu on kuitenkin vain Excel-tiedosto katsoja (ei editoria), sinun on asennettava toinen ohjelma sen kanssa, jotta se tukee PDF-muunnoksia. Yksi tapa on käyttää ilmainen PDF-tulostin. PDF-tulostimet «tulostavat» asiakirjan PDF-muotoon, mikä on helppo tapa lähettää Excel-tiedosto PDF-muuntimeen, ja ohjelma tallentaa sen PDF-muodossa.

1. Avaa Excel Viewer ja valitse Excel-tiedosto, jonka haluat muuntaa PDF-muotoon.

2. Käytä ohjelman vasemmassa yläkulmassa olevaa painiketta valitaksesi: Tulosta†

3. Vaihda tulostin seuraavasta avattavasta valikosta: Nimi olla asentamasi PDF-tulostin.

   

   Esimerkissämme voimme valita: Foxit Reader PDF-tulostin avattavasta valikosta.

4. Tee muut muutokset tulostusasetuksiin, kuten tulosta tietty määrä sivuja, ja valitse sitten Okei käynnistääksesi PDF-tulostinohjelmiston, tässä tapauksessa Foxit PDF Readerin. Jotkut PDF-tulostimet avaavat ohjelman lisäohjeiden kera, ja toiset tallentavat PDF-tiedoston ilman muita kehotteita.

5. Se on siinä! Olet luonut PDF-tiedoston Excel-dokumentista!