Jos sinun on yhdistettävä useita asiakirjoja, mutta et halua yhdistää niitä manuaalisesti yhteen ja yhdistää muotoilua, miksi et luo yhtä perusasiakirjaa? Pääasiakirjatoiminto käsittelee sivunumerot, hakemiston ja sisällysluettelon. Tämä menettely koskee Word 2019:tä, 2016:ta ja Word for Microsoft 365:tä.
Mikä on päätiedosto?
A päätiedosto näyttää linkit yksittäisiin Word-tiedostoihin. Näiden alaasiakirjojen sisältö ei sisälly pääasiakirjaan, vain linkit niihin. Tämä tarkoittaa, että aliasiakirjojen muokkaaminen on helppoa, koska voit tehdä sen yksitellen häiritsemättä muita asiakirjoja. Lisäksi yksittäisten asiakirjojen muokkaukset päivitetään automaattisesti perusasiakirjaan. Vaikka asiakirjan parissa työskentelee useampi kuin yksi henkilö, voit lähettää sen eri osia eri henkilöille pääasiakirjan kautta.
Luo pääasiakirja
Luo uusi perusasiakirja seuraavasti:
-
Luo uusi asiakirja ja tallenna se, vaikka se olisi vielä tyhjä.
-
Avaa yleisnäkymä napsauttamalla . valita Näkemys -valikosta ja valitse sitten Näkymät-ryhmästä Yleiskatsaus.
-
Valitse Näytä asiakirja vaihtoehto Pääasiakirja-ryhmästä. Tämä vaihtoehto lisää useita lisäpainikkeita tähän ryhmään.
-
Valitse Lisää ja valitse sitten aliasiakirja. Käsittele yksittäisiä hälytyksiä niiden ilmaantuessa. Esimerkiksi pääasiakirjan ja aliasiakirjan väliset identtiset tyylinimet vaativat vaihtoehdon nimetä aliasiakirjan tyylit uudelleen.
-
Lisää muita aliasiakirjoja. Järjestys on tärkeä; pääasiakirja näyttää aliasiakirjat siinä järjestyksessä, jossa ne lisäät.
Vinkkejä perusasiakirjoihin
Käytä pääasiakirjaa luodaksesi jonkinlainen rakenteellinen kehys lopputuotteelle – esimerkiksi yleiset otsikot ja sisällysluettelo. Aliasiakirjat säilyttävät yleensä alkuperäisen muotoilunsa, ellet kirjoita niitä päälle pääasiakirjassa. Paras käyttötapa perusdokumenteille on luultavasti kirjojen julkaiseminen. Massiivisen avaruusoopperasi yhden suuren 1000-sivuisen tiedoston sijaan kirjoita jokainen luku tai jakso erilliseen tiedostoon ja tiivistä ne yhdeksi tiedostoksi perusasiakirjan avulla.