Kuinka käyttää IF-funktiota Excelissä?

Mitä tietää

• IF-funktiota käytetään loogisen testin suorittamiseen eli onko jokin totta vai ei.
• IF-funktion syntaksi ja argumentit ovat =JOS(looginen_testi, arvo_jos_tosi, [value_if_false]).
• Esimerkiksi =JOS(A2>A3 «Suurempi», «Pienempi»).

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka IF-funktiota käytetään loogisen testin suorittamiseen kaikille Excelin versioille, mukaan lukien Excel 2019 ja Microsoft 365. Siinä on useita esimerkkejä.

Mikä on IF-funktio?

Excelin IF-funktiota käytetään loogisen testin suorittamiseen. Tätä funktiota käyttävää kaavaa kutsutaan myös nimellä . nimetty IF-lause tai a jos/niin lausunto. Kaikilla tätä funktiota käyttävillä kaavoilla voi olla toinen kahdesta tuloksesta. Kuten alla olevista esimerkeistä näemme, se toimii siten, että kaava on asetettu testaamaan, onko jokin totta. Kun se on totta, yksi asia tapahtuu, mutta kun se on valhetta, tapahtuu jotain muuta.

IF-funktio on yksi monista loogisista funktioista, joita voit käyttää Excelissä. Muut ovat AND, IFERROR, IFS, NOT ja OR.

IF-funktion syntaksi ja argumentit

Jokaisessa IF-funktiota käyttävässä kaavassa on muutama osa:

=JOS(logiikka testi, arvo_jos_tosi, [value_if_false])

• logiikka testi: Tila, jota testaat. Sitä tarvitaan.
• arvo_jos_tosi: Mitä pitäisi tapahtua, jos? logiikka testi on totta. Sitä tarvitaan.
• arvo_jos_false: Mitä pitäisi tapahtua, jos? logiikka testi on väärin. Se on valinnainen.

Excel IF -lauseen kirjoittaminen on helppoa, jos luet sen hieman eri tavalla: jos ensimmäinen osa on totta, tee tämä. Jos ensimmäinen osa on väärä, tee tämä toinen sen sijaan. Pidä nämä säännöt mielessä:

• Excel palaa VÄÄRÄ jos logiikka testi on väärä ja arvo_jos_false jätetään pois.
• Palauta teksti muodossa arvo_jos_tosi tai arvo_jos_falsesen on oltava lainausmerkeissä, paitsi sanojen TRUE ja FALSE.
• IF-funktio ei ole isokokoinen.
• Excel 2010 ja uudemmat sallivat jopa 64 IF-lausetta samassa kaavassa. Excelin vanhempia versioita on rajoitettu seitsemään.

IF-funktioesimerkkejä

Tässä on joitain eri tapoja käyttää IF-kaavoja Excelissä:

Kirjoita teksti, jos väite pitää paikkansa

=IF(A2>A3,"Bigger","Smaller")

Tämä on hyvin yksinkertainen esimerkki IF-lauseesta Excelissä. Testissä nähdään onko A2 on suurempi kuin A3. Jos on, kirjoita Pitempikirjoittaa toisin pienempi.

Laske, onko väite totta

=IF(A2>A3,A2-A3)

Tämä IF-lause on kirjoitettu hieman eri tavalla. Sen sijaan, että olisi arvo_jos_tosi tulos on sana, se vähentää yhden arvon toisesta. Niin jos A2 on itse asiassa suurempi kuin A3, ero on tulos. Jos ei totta, koska meillä on . ovat jättäneet väliin arvo_jos_false jakaa, Excel palauttaa VÄÄRÄ.

Testaa lause matematiikalla

=IF(A2/A3=5,A2/A3,"")

Toinen tapa kirjoittaa IF-lause on suorittaa laskutoimitus logiikka testi osio. IF-ehto on tässä: A2/A3=5. Jos tämä on totta, teemme laskelman A2/A3. Jos se ei ole yhtä suuri kuin 5Haluamme, että tuloksesta ei ole mitään, joten käytämme lainausmerkkejä.

Testaa, onko tänään päivämäärä

=IF(A2=TODAY(),"This is today","")

Muita Excel-funktioita voidaan käyttää IF-lauseessa. Tässä esimerkissä käytämme TODAY-funktiota tarkistaaksemme, jos A2 on tämän päivän päivämäärä. Jos on, kaava kirjoittaa Tämä on tänäänmuuten ei kirjoiteta mitään.

AND:n käyttäminen IF-kaavan kanssa

=IF(E2<=TODAY(),"Now","Soon")
=IF(AND(F2="Now",D2>=(B2-C2)),"Yes","No")

Tämä esimerkki IF-funktiosta on hieman monimutkaisempi. Ajatuksena on nähdä, onko erä, josta olemme velkaa, myöhässä, ja jos on, katsomme, onko summa budjettimme sisällä, jotta voimme maksaa sen pois. Jos molemmat väitteet pitävät paikkansa, sarakkeesta G nähdään, onko aika maksaa.

JOS(E2<=TÄNÄÄN(),"Nyt", "Pian") on Kiireellisyys sarakkeessa. Se kertoo meille, onko erä erääntynyt vai erääntyykö tänään, vertaamalla eräpäivää tämän päivän päivämäärään. Jos viimeinen käyttöpäivä on tänään tai menneisyydessä, apuohjelmia kirjoitetaan sarakkeeseen F, muuten kirjoitamme pian. Toinen IF-käsky on edelleen IF-käsky, vaikka se käyttää AND-lausetta. Tässä lihavoitu osa on AND-funktion paikka, ja koska se on ensimmäisen pilkkujoukon sisällä, käytämme sitä logiikka testi: =JOS(JA(F2=»Nyt»,D2>=(B2-C2))«Kyllä», «Ei») Tässä se on kirjoitettu eri tavalla osoittamaan, että se on kuin muut IF-lauseet: =IF(testaa tätä JA-toimintoa,kirjoittaa Joo jos totta, tai kirjoita ei jos epätosi) JA-funktion sisällä on kaksi IF-lausetta:

• F2=»Nyt» on osa sarakkeen G kaavoja. Se tarkistaa, onko apuohjelmia on mukana F2.
• D2>=(B2-C2) koostuu kahdesta osasta: se suorittaa laskennan ensin B2-C2 nähdäkseen, kuinka paljon meidän on vielä maksettava tuotteesta, ja sitten se tarkistaa käytettävissä olevan budjetin D2 nähdäksemme onko meillä rahaa maksaa se pois.

Joten jos olemme nyt velkaa ja meillä on rahaa maksaa se, meille kerrotaan, että… Jooon aika maksaa tuote pois.

Esimerkkejä sisäkkäisistä IF-lauseista

Sisäkkäisiä IF-lauseita kutsutaan, kun kaavaan sisältyy useampi kuin yksi IF-lause. Asetus on melkein identtinen, mutta sen sijaan, että suljemme sulkeet ensimmäisen joukon lopussa, laitamme pilkun ja kirjoitamme toisen lauseen.

Kaksi IF-lausetta yhdessä kaavassa

=IF(B2="F","Class A",IF(B2="M","Class B"))

Tätä ensimmäistä esimerkkiä käytetään oppilaiden luokitteluun heidän sukupuolensa perusteella, jolloin naiset määritetään luokkaan A ja miehet luokkaan B. Kaava tarkistaa f ja m sisään B2 ja sitten kirjoita joko A-luokka, ensimmäinen luokka tai Luokka B riippuen siitä, onko väite totta. Sisäkkäisiä IF-funktioita sisältävän kaavan lopussa tarvitsemasi sulkeiden määrä on yhtä monta kertaa kuin IF kirjoitetaan. Esimerkissämme IF kirjoitetaan kahdesti, joten tarvitsemme kaksi sulkumerkkiä loppuun.

Kolme IF-lausetta yhdessä kaavassa

=IF(A2=TODAY(),"This is today",IF(A2<TODAY(),"Old date",IF(A2>TODAY(),"Future date")))

Tässä on esimerkki kaavasta, jossa on useita IF-lauseita. Se on identtinen yllä olevan TODAY-esimerkin kanssa, mutta yhdellä loogisella testillä:

• Ensimmäinen sarja tarkistaa, onko A2 on tämän päivän päivämäärä ja palaa Tämä on tänään jos se on.
• Toinen testi, onko tänään suurempi kuin A2 sen määrittämiseksi, onko A2 on vanhempi päivämäärä ja palaa vanha päivämäärä jos se on.
• Lopuksi testataan, onko tämän päivän päivämäärä pienempi kuin sisäänkirjautunut päivämäärä A2ja kaava palaa Tuleva päivämäärä jos se on.

Kopioi hinta, jos tiedot ovat virheellisiä

=IF(C2="Bill","",IF(C2="Food","",B2))

Tässä viimeisessä esimerkissä sisäkkäisestä IF-kaavasta meidän on määritettävä nopeasti kaikkien sellaisten ostosten kokonaissumma, jotka eivät kuulu tiettyyn luokkaan. Laskemme yhteen kaikki tarpeettomat ostomme, ja pitkällä listalla tämä on paras tapa tehdä se. Olemme päättäneet, että mikä tahansa tuotekuvaus sanoo: tili tai Ruokaa on tärkeää, joten hinta, sisään B2, pitäisi näkyä kaikille muille kohteille. Tässä on mitä tapahtuu:

• C2=»Lasku», «»: Jos C2 sanoa tilijätä solu tyhjäksi.
• C2=»Ruoka»,»»: Jos C2 sanoa Ruokaajätä solu tyhjäksi.
• B2: Jos jokin näistä väitteistä ei pidä paikkaansa, kirjoita ylös, mitä siinä sanotaan B2.

Tämä kaava antaa meille luettelon hinnoista, jotka voimme sitten laskea yhteen SUM-funktiolla arvioidaksemme nopeasti, kuinka paljon rahaa on käytetty tuotteisiin, joita emme tarvitse.

Helpompi tapa kirjoittaa sisäkkäisiä IF-lauseita

Kun rakennat yhä enemmän kaavaa, se voi nopeasti muuttua raskaaksi ja vaikeaksi muokata myöhemmin. Yksi tapa helpottaa sisäkkäisten IF-lauseiden käsittelyä on laittaa rivinvaihto jokaisen lauseen jälkeen seuraavasti:

=
IF(A2=TODAY(),"This is today",
IF(A2<TODAY(),"Old date",
IF(A2IF(A2>TODAY(),"Future date")))

Voit tehdä tämän Excelissä muokkaamalla kaavapalkista:

1. Valitse Excelin yläreunassa oleva kaavapalkki.

2. Siirrä hiirtä tekstitilan alle, kunnes kohdistin muuttuu kaksipuoleiseksi nuoleksi, ja napsauta ja vedä ruutua alas saadaksesi lisää työtilaa.

3. Siirrä kohdistin yhtäläisyysmerkin jälkeen ja paina Alt+Enter (Windows) tai Ctrl+Optio+Enter (Mac). Tämä asettaa loput kaavasta uudelle riville.

4. Toista vaihe 3 jokaiselle IF-käskylle niin, että jokainen esiintymä sijoitetaan omalle rivilleen.