Käytä muutosten seurantaa Excelissä

Ennen kuin pyydät tiimisi jäseniä tarkistamaan Excel-laskentataulukot, ota Excel-version seuranta käyttöön jaetulle työkirjallesi. Kun käytät Excelin vanhaa Track Changes -ominaisuutta, näet, kuka on tehnyt muutoksia laskentataulukkoon tai työkirjaan ja mitä muutoksia he teki. Kun tiimisi on suorittanut arvioinnin, vertaa alkuperäisiä tietojasi arvioijien tarkistettuihin tietoihin. Hyväksy tai hylkää sitten heidän tekemänsä muutokset ja viimeistele asiakirja poistamalla Track Changes -kohdan valinta. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel for Microsoft 365-, Excel 2019- ja Excel 2016 -sovelluksia.

Pystytkö seuraamaan muutoksia Excelissä?

Jos haluat tiimisi tarkastelevan ja muokkaavan Excel-työkirjaasi, sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Jos kaikki tiimisi jäsenet käyttävät Excel for Microsoft 365:tä, yhteismuokkausominaisuus on helppo ja nopea tapa tarkastella asiakirjaa. Jos haluat lisätietoja tekemistäsi versioista tai jos tiimisi jäsenet käyttävät Excelin vanhempia versioita, käytä vanhaa Track Changes -ominaisuutta. Et löydä Excel-nauhasta vaihtoehtoa seurata muutoksia Excel for Microsoft 365:ssä ja Excel 2019:ssä. Muutosten seurantakomennot näkyvät vain Excel 2016:n ja vanhempien versioiden Tarkista-välilehdellä. Vaihtoehto on käytettävissä Excelin uudemmissa versioissa, mutta sinun on lisättävä siihen liittyvät muutosseurantakomennot uuteen ryhmään Tarkastelu-välilehdessä. Microsoft suosittelee, että käytät Excelin yhteismuokkausominaisuutta, joka korvaa jaetut työkirjat. Yhteisluomisen avulla näet muiden tekemät muutokset reaaliajassa, ja jokaisen henkilön muutokset voivat olla erivärisiä. Yhteismuokkaus ei kuitenkaan seuraa muutoksia, etkä voi kieltäytyä muutoksista palauttamasta alkuperäisiä tietojasi. Yhteismuokkaus on saatavilla vain Microsoft 365 -tilauksella.

Ota muutosseuranta käyttöön Excelin uudemmissa versioissa

Voit ottaa vanhan Track Changes -ominaisuuden käyttöön Windowsissa seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Tiedosto -välilehti ja valitse Vaihtoehdot.

2. Vuonna Excel-vaihtoehdot valintaikkuna, valitse Mukauta nauhaa.

3. Valitse Valitse komento pudotusnuoli ja valitse Kaikki tehtävät.

4. Valitse Mukauta nauhaa pudotusnuoli ja valitse Päävälilehdet.

5. Taita ja merkitse Arvostelu kategoria.

6. Valitse Uusi ryhmä.

7. Varmista, että Uusi ryhmä merkintä on korostettuna ja valitse sitten nimeä uudelleen.

8. Vuonna nimeä uudelleen -valintaikkunassa, anna ryhmälle näyttönimi. Esimerkiksi syötä Jäljitä muutokset.

9. Valitse Okei soveltaa muutosta ja . sulkea nimeä uudelleen valintaikkuna.

10. Vuonna Excel-vaihtoehdot valintaikkunassa, siirry kohtaan Kaikki tehtävät luettelosta ja valitse sitten jokainen seuraavista vaihtoehdoista:

    • Vertaa ja yhdistä työkirjoja (poistettu käytöstä)
    • Suojattu jakaminen (poistettu käytöstä)
    • Jaa työkirja (poistettu käytöstä)
    • Seuraa muutoksia (vanhentunut)

    Kun olet valinnut jokaisen komennon, valitse Lisätä lisätäksesi komennon Tarkista-välilehdelle.

11. Valitse Okei ottaaksesi muutokset käyttöön ja . sulkea Excel-vaihtoehdot valintaikkuna.

12. Neljä raidanvaihtokomentoa näkyvät Arvostelu -välilehti uudessa luomassasi ryhmässä.

Ota muutosten seuranta käyttöön Excelissä

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot laskentataulukkoon, ota käyttöön Seuraa muutoksia -ominaisuus, ennen kuin asetat Excel-työkirjan tarkastettavaksi.

1. Siirry kohtaan Arvostelu -välilehti ja valitse Jäljitä muutokset > Korosta muutokset.

2. Vuonna Korosta muutokset valintaikkunassa, valitse Seuraa muutoksia muokkauksen aikana valintaruutu.

3. Valitse Kun valintaruutu ja aseta se siihen Kaikki.

4. Valitse WHO valintaruutu ja aseta se siihen Kaikki.

5. Valitse Korosta muutokset näytöllä valintaruutu.

6. Valitse Okei.

7. Käytössä Arvostelu -välilehti, valitse Jaa työkirja.

8. Vuonna Jaa työkirja valintaikkunassa, siirry kohtaan Käsitellä -välilehti ja valitse Käytä vanhaa jaettua työkirjaominaisuutta uuden yhteiskirjoituskokemuksen sijaan valintaruutu.

9. Valitse Okei.

10. Käytössä Arvostelu -välilehti, valitse Suojaa jaettu työkirja.

11. Vuonna Suojaa jaettu työkirja valintaikkunassa, valitse Jaa kappalemuutoksilla valintaruutu.

12. Valitse Okei.

Jaa työkirja

Kun jaettu työkirja on valmis tarkistettavaksi, lataa tiedosto paikkaan, jota tiimisi jäsenet voivat käyttää. Lataa työkirja esimerkiksi SharePoint-sivustoon, OneDrive-kansioon tai Dropboxiin. Seuraa muutoksia -ominaisuus ei toimi taulukoita sisältävien työkirjojen kanssa. Taulukot on muunnettava alueiksi. Kun työkirja on ladattu, kerro tiimisi jäsenille, että tiedosto on valmis tarkistettavaksi. Yksi tapa tehdä tämä on käyttää Excelin Share-toimintoa. Jos et ole määrittänyt tilaa, joka on kaikkien arvioijien käytettävissä, lähetä työkirjatiedosto sähköpostitse kullekin arvioijalle.

Katso ja hyväksy muutokset

Kun kaikilla arvioijillasi on ollut mahdollisuus tarkistaa ja muokata työkirjaa, on aika hyväksyä tai hylätä nämä muutokset.

1. Siirry kohtaan Arvostelu -välilehti ja valitse Jäljitä muutokset > Hyväksy tai hylkää muutokset.

2. Vuonna Hyväksy tai hylkää muutokset valitsemalla Muutokset valintaikkuna, tyhjennä Missä -valintaruutu, jos haluat hyväksyä tai hylätä muutokset koko työkirjaan.

3. Valitse Okei.

4. Valitse jokaisesta muutoksesta jompikumpi Hyväksyä tai Hylätä.

Poista muutoksen seuranta käytöstä

Jos olet suorittanut tarkistuksen etkä halua jatkaa työkirjaan tehtyjen muutosten seurantaa, poista käytöstä Seuraa muutoksia -ominaisuus.

1. Siirry kohtaan Arvostelu -välilehti ja valitse Jäljitä muutokset > Korosta muutokset.

2. Vuonna Korosta muutokset valintaikkunassa, poista kaikkien valintaruutujen valinnat.

3. Valitse Okei.