Useimmat sähköpostiohjelmat lähettävät HTML-sähköposteja, joissa on lihavoitu muotoilu, väri, hyperlinkit ja muut tekstimuodot. Useimmille ihmisille ei ole väliä, millaisia sähköpostiviestejä he lähettävät, koska useimmat sähköpostiohjelmat (joko itsenäiset, kuten Microsoft Outlook tai macOS Mail, tai verkkosähköpostiohjelmat, kuten Gmail ja Proton Mail) lähettävät ja vastaanottavat molempia vastaanottajia. HTML- tai hybridisähköposti on yleensä oletusarvoisesti käytössä näissä asiakasohjelmissa. Mutta on aikoja, jolloin pelkkä tekstiviesti on parempi. Katsotaanpa sitä tarkemmin.
Yleiset tulokset
HTML
- Näyttää värit, fontit, kuvat ja muut muotoilut.
- Helpottaa sähköpostin lukemista.
Tasaista tekstiä
- Tarkkoja sanoja, ilman muotoilua.
- Yhteensopiva minkä tahansa ohjelman tai asiakkaan kanssa.
HTML-sähköposti sisältää kuvia, värejä ja muuta tekstin muotoilua. Pelkkä tekstiviesti sisältää vain tekstiä ilman muotoiluja. Tärkein ero on tekstin muotoilun ja renderöinnin puute. Jotkut sähköpostipalvelut, kuten Gmail, näyttävät pelkältä tekstiltä, mutta ovat HTML-sähköposteja. Nämä palvelut käyttävät HTML-perusmerkintää tehdäkseen sähköposteista luettavampia (jotkut kutsuvat näitä hybridisähköpostiviestejä).
Sähköpostin näyttö: HTML on mukavampi, mutta näyttö voi vaihdella
HTML
- Helppo luoda ja muotoilla.
- Saattaa näyttää erilaiselta vastaanottajalle kuin lähettäjälle.
Tasaista tekstiä
- Helppo tehdä.
- Se näyttää todennäköisemmin samalta lähettäjälle ja vastaanottajalle.
Kun luot pelkkää tekstiä sisältävän sähköpostin, avaa kirjoitusikkuna ja ala kirjoittaa. Kirjoitat sen, mitä lähetät ja mitä vastaanottaja näkee. Kun luot HTML-sähköpostin, kirjoitat viestin ja lisäät siihen muotoilun, kuten lihavoitun sanan tai hyperlinkin lauseeseen. Voit käyttää pikanäppäimiä tai käyttää hiirtä valitaksesi vaihtoehtoja sähköpostiohjelmassasi. Ennen kuin napsautat Lähetä, viestisi näyttää juuri sellaiselta kuin haluat sen. Kuitenkin, kun vastaanottajasi avaa viestin, se voi näyttää erilaiselta. Heidän sähköpostiohjelmansa tulkitsee HTML-koodin ja näyttää viestisi heille. Jos loit viestin sähköpostiohjelmallasi, he todennäköisesti näkevät viestin haluamallasi tavalla. Jos käytät mallia tai koodaat HTML-koodin itse (mitä voit tehdä), näin ei välttämättä ole. Yksittäinen koodinpätkä, jota et näe ja jota sähköpostiohjelma ei sisällyttänyt viestiä lähetettäessä, voi vaikuttaa viestiisi. Vastaanottajasi ei ehkä näe jotain tärkeää tai näkee koodin viestisi sijaan. Jos vastaanottajallasi on Näytä HTML-sähköpostit -vaihtoehto on poistettu käytöstä sähköpostiohjelmassaan, he eivät näe viestiäsi kokonaan tai osittain. Tämä pätee erityisesti, jos kuvat on poistettu käytöstä ja viestisi on kuva sähköpostissa. HTML- tai hybridisähköpostien lähettäminen on helpompaa, koska tämä on useimpien sähköpostiohjelmien oletusmuoto. Sinun ei tarvitse muuttaa asetuksia tai tarkistaa HTML-koodiasi uudelleen.
Missä muodossa ja milloin? Se riippuu
HTML
- Kun muotoilu (kuten lihavointi tai kursivoitu) voi havainnollistaa kohtaa.
- Kun vastaanottajat lukevat viestejä tietokoneella tai puhelimella.
- Kun haluat sisällyttää interaktiivisia elementtejä, kuten painikkeita ja linkkejä.
Tasaista tekstiä
- Kun vastaanottajat pitävät pelkkää tekstiä.
- Kun viestejä todennäköisesti luetaan pienillä laitteilla, kuten kelloilla.
- Kun huoli viruksista ja muista turvallisuusuhkista on ensiarvoisen tärkeää.
HTML tekee sähköposteista helpommin luettavia, koska voit muuttaa fonttia tai lisätä lihavointia tai kursivoitua korostaaksesi jotakin kohtaa. Voit lisätä viestiisi kuvia havainnollistaaksesi tai lisätä GIF-kuvan saadaksesi jonkun nauramaan. Kaikki eivät kuitenkaan voi tai halua vastaanottaa HTML-viestiä. Muotoilu ja grafiikka voivat olla vaikeasti luettavia. Jotkut vastaanottajat ovat myös huolissaan sähköpostiviruksista. Tässä on joitain syitä, miksi ihmiset haluavat vain tekstiviestejä:
- He ovat saattaneet poistaa HTML-asetuksen käytöstä sähköpostiohjelmassaan, mikä tarkoittaa, että he näkevät vain tekstiversiot sähköpostiviesteistä.
- Jotkut laitteet, kuten Apple Watches, näyttävät pelkkää tekstiä sisältävät sähköpostit paremmin kuin HTML-sähköpostit kokorajoitusten ja lähettäjän huonon HTML-koodauksen vuoksi.
- Muissa ohjelmissa, kuten Gmailissa tai Apple Mailissa, voi olla Näytä kuvat sähköposteissa vaihtoehto on oletusarvoisesti poissa käytöstä, joten et huomaa viestejä, jotka ovat vain kuvia.
- Yritykset usein poistavat HTML-sähköpostitoiminnot käytöstä turvallisuussyistä, koska hakkerit voivat piilottaa haitallista koodia HTML:ään kenenkään tietämättä.
Lähetä HTML-sähköposti, kun:
- Haluat korostaa viestisi tiedot väreillä tai lihavoidulla tai kursiivilla.
- Haluat sisältösi näkyvän tietyssä asettelussa joka kerta. Esimerkiksi jokaisen lähettämäsi sähköpostin tulee olla keskelle tasattu ja rivien välissä on oltava ylimääräistä tilaa.
- Haluat sisällyttää vaihtoehtoja, kuten painikkeita.
- Haluat sisällyttää viestiisi kuvia ja linkittää ne muille sivustoille tai sivuille verkossa.
- Tiedät, että vastaanottajasi voi lukea HTML-viestejä sähköpostiohjelmassaan.
Lähetä pelkkä tekstiviesti, kun:
- Haluat varmistaa viestiesi johdonmukaisen toimituksen ja välttää roskapostisuodattimia. Monet roskapostisuodattimet, mukaan lukien yritystason suodattimet, päästävät vain tekstiviestit läpi joka kerta, koska mitään haitallista ei voida piilottaa.
- Lähetät lyhyen viestin, eikä sen tarvitse näyttää hienolta.
- Lähetät viestin jollekulle, jonka tiedät katsovan älykellolla, koska kaikki älykellot näyttävät pelkkää tekstiä oikein.
- Sinun ei tarvitse merkitä mitään viestiisi. Esimerkiksi tekstiä ei tarvitse lihavoida, kursivoida tai linkittää.
Lopullinen tuomio
Yksi muoto ei ole parempi kuin toinen. Se riippuu sähköpostisi vastaanottajasta ja hänen mieltymyksistään. Jos haluat sähköpostisi olevan visuaalisesti houkutteleva, HTML on oikea tapa edetä. Jos viesti on yksinkertainen ja vastaanottajasi pitää mieluummin pelkkää tekstiä, käytä sitä.